Executive Assistant & Referent des CEO (m/w/d)

Strama-MPS Group; Straubing; Vor Ort; EUR 90.000 - 120.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Work-Life-Balance

Academy

Unbefristetes Arbeitsverhältnis

Flache Hierarchien

Modernes Arbeitsumfeld

Zusammenfassung

Strama-MPS Maschinenbau GmbH & Co. KG ist ein international tätiges Unternehmen mit Fokus auf Automatisierungstechnik und E-Mobilität.

Wir suchen eine erfahrene Executive Assistant, die den CEO entlastet und die Unternehmensführung operativ wie strategisch unterstützt. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, planen Termine, koordinieren Reisen und erstellen Management-Summaries sowie Entscheidungsvorlagen.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium oder kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Executive Assistant/Referent der Geschäftsleitung).
• Sehr gutes analytisches Denkvermögen, strukturierte Arbeitsweise und Eigeninitiative.

Aufgaben

• Professionelles Management des Office des CEO durch eigenverantwortliche Unterstützung und Entlastung des CEO im operativen und strategischen Tagesgeschäft.
• Vorausschauende Planung, Priorisierung und Steuerung des Kalenders des CEO inklusive Terminmanagement.
• Organisation, Koordination und Optimierung nationaler und internationaler Geschäftsreisen inklusive des gesamten Reisemanagements.
• Selbstständige interne und externe Korrespondenz sowie professionelle Kommunikation im Namen des CEO.
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Management-Summaries sowie professionellen Präsentationen und Berichten.

Kenntnisse

Executive Support

Kalender- und Reiseorganisation

Stakeholder-Management

Analyse- und Reportingfähigkeiten

Kommunikationsstärke

MS 365 Kenntnisse (Excel, Word, PowerP

Eigeninitiative

Ausbildung

Bachelorabschluss in Betriebswirtschaftslehre oder vergleichbares

Alternative kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung

Tools

Microsoft Excel

PowerPoint

Word

Jobbeschreibung

Die Strama-MPS Maschinenbau GmbH & Co. KG ist ein international tätiges Unternehmen. Mit einem eigenenTeam für Vertrieb, Mechanik-, Elektro- und Software-Engineering sowie Projektmanagement, Fertigung,Montage und Service ist Strama-MPS der Komplettanbieter für ein breites und anspruchsvolles Produktportfolioin den Bereichen Automatisierungstechnik, E-Mobilität, Karosserierohbauanlagen, Bearbeitungszentren, Prüfstände und Automation.Das Unternehmen beschäftigt rund 700 Mitarbeiter in Straubing und über 1.500 Mitarbeiter in derUnternehmensgruppe.

Was erwartet dich bei uns?

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit dem CEO, hoher Vertrauensverantwortung und kurzen Entscheidungswegen
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit großem Gestaltungsspielraum und hoher Eigenverantwortung
• Die Möglichkeit, strategische Entscheidungen aktiv vorzubereiten und die Zukunft unseres Unternehmens mitzugestalten
• Einblicke in sämtliche Unternehmensbereiche sowie eine steile persönliche und fachliche Entwicklung
• Spannende Projekte mit direktem Einfluss auf die Weiterentwicklung unseres Unternehmens
• Ein modernes, dynamisches Arbeitsumfeld mit einer offenen und wertschätzenden Unternehmenskultur
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Ein motiviertes Team, das gemeinsam etwas bewegen möchte
• Gelegentliche Begleitung des CEO zu Geschäftsreisen, Veranstaltungen oder wichtigen Terminen sowie die Möglichkeit, das Unternehmen in diesem Rahmen aktiv zu repräsentieren

Folgende Aufgaben fallen in deinen Aufgabenbereich:

• Professionelles Management des Office des CEO durch eigenverantwortliche Unterstützung und Entlastung des CEO im operativen und strategischen Tagesgeschäft
• Vorausschauende Planung, Priorisierung und Steuerung des Kalenders des CEO inklusive Terminmanagement
• Organisation, Koordination und Optimierung nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich des gesamten Reisemanagements
• Selbstständige interne und externe Korrespondenz sowie professionelle Kommunikation im Namen des CEO
• Erste Ansprechperson für interne und externe Stakeholder sowie Steuerung eingehender Anfragen und Priorisierung relevanter Themen
• Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Vorausschauende Vorbereitung des CEO auf Besprechungen, Entscheidungen und externe Termine durch strukturierte Zusammenstellung relevanter Informationen und Unterlagen
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Management-Summaries sowie professionellen Präsentationen und Berichten sowie Unterstützung bei der Vorbereitung von Management-, Gesellschafter- und Beiratsunterlagen
• Durchführung betriebswirtschaftlicher Analysen sowie Aufbereitung von Kennzahlen als fundierte Entscheidungsgrundlage
• Recherche und Analyse von Markt-, Wettbewerbs- und Unternehmensthemen
• Steuerung, Koordination und Nachverfolgung bereichsübergreifender Projekte sowie Sicherstellung der Umsetzung vereinbarter Maßnahmen auch in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
• Vorbereitung und Dokumentation von Management-Meetings einschließlich Protokollführung und konsequenter Maßnahmenverfolgung
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen in Prozessen und Abläufen
• Übernahme vertraulicher Sonderaufgaben und strategischer Projekte im direkten Auftrag des CEO

Deine Skills!

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsingenieurwesen oder einer vergleichbaren Fachrichtung; Alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Weiterbildung und einschlägiger Berufserfahrung
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Referent der Geschäftsleitung, Projektmanager oder in einer vergleichbaren Position
• Sehr ausgeprägtes analytisches Denkvermögen sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägtes Organisationstalent
• Professionelles, souveränes und diskretes Auftreten
• Kommunikationsstärke sowie die Fähigkeit, mit unterschiedlichen Ansprechpartnern auf allen Hierarchieebenen sicher zusammenzuarbeiten
• Unternehmerisches Denken sowie die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge schnell zu erfassen und pragmatische Lösungen zu entwickeln
• Hands-on-Mentalität gepaart mit einem hohen Qualitätsanspruch
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Excel, Word und PowerPoint
• Idealerweise Erfahrung im Einsatz moderner KI-Tools zur Erstellung von Analysen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe zeitliche Flexibilität sowie die Bereitschaft, den CEO bei Bedarf auf Geschäftsreisen, Veranstaltungen oder wichtigen Terminen zu begleiten

Was wir Ihnen bieten können!

Work-Life-Balance: flexible Arbeitszeitgestaltung, Regelung zu Mobilarbeit, Gleitzeit- und Wertguthabenkonten
Weiterentwicklung: unternehmenseigene Academy, persönliche Weiterentwicklungschancen, herausfordernde Aufgaben in anspruchsvollen Projekten
Sicherheit: Unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem kontinuierlich wachsenden Unternehmen
Unternehmenskultur: flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, Du-Ansprache auf fast allen Ebenen, kreative Wohlfühlatmosphäre, offenes und sehr gutes Betriebsklima, Fehler- und Feedbackkultur, Hands-on Mentalität
Arbeitsumgebung: Ausstattung mit modernen Arbeitsmitteln, unternehmenseigener Parkplatz direkt vor dem Bürogebäude
Weitere Benefits: ausgereiftes Einarbeitungsprogramm für neue Mitarbeiter, Firmenevents, Mitarbeiterberatung, BusinessBike, Tarifbindung

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