Executive Assistant to CEO & C-Suite

Kathrin Wood Office Solutions GmbH; Stuttgart; Hybrid; EUR 70.000 - 80.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Vertrauensarbeitszeit

Kostenfreie Parkmöglichkeiten

Moderne Büros am Flughafen Stuttgart

Hohe Sichtbarkeit

Zusammenfassung

Kathrin Wood Office Solutions GmbH sucht eine erfahrene Executive Assistant zur zentralen Schnittstelle des CEO Office. Du organisierst Termine, koordinierst internationale Stakeholder und begleitest Strategien auf C-Level-Ebene.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung zusammen, pflegst klare Kommunikationswege und förderst die Professionalisierung des CEO Office. Die Position bietet eine internationale Atmosphäre, Flexibilität durch Hybrid-Arbeitszeit und langfristige Perspektiven.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Vorstandsassistenz oder Senior Assistant.
• Erfahrung in einem internationalen und professionellen Unternehmensumfeld.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel.
• Hohe digitale Affinität sowie Interesse an modernen Technologien und KI-gestützten Arbeitsweisen.
• Idealerweise Erfahrung aus Beratung, Professional Services, Private Equity, Family Office oder vergleichbar anspruchsvollen Umfeld.

Aufgaben

• Direkte Zusammenarbeit mit CEO und C-Suite
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Vorbereitung von Terminen, Meetings und Workshops
• Nachverfolgung von Entscheidungen, Aufgaben und offenen Themen
• Vertrauensvolle Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft
• Proaktive Organisation von Kalendern und Schnittstellen

Kenntnisse

Executive Assistant

Vorstandsassistenz

Senior Assistant

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Digitale Affinität

Beratung/Professional Services-Erfahr

Tools

MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel)

Jobbeschreibung

Executive Support zwischen CEO Office, C-Suite und internationalen Stakeholdern

Stuttgart / Vollzeit / hybrid

Unser Auftraggeber ist ein international tätiges Industrieunternehmen mit rund 1.000 Mitarbeitenden weltweit und Standorten in über 20 Ländern. Die Unternehmenssprache ist Englisch, die Strukturen sind professionell und international geprägt, gleichzeitig sind die Entscheidungswege pragmatisch und direkt.

Für den CEO und ausgewählte Mitglieder der Geschäftsleitung suchen wir eine erfahrene Executive Assistant (w/m/d), die als organisatorischer Dreh- und Angelpunkt des Executive Teams agiert. Neben der professionellen Unterstützung im Tagesgeschäft bietet die Rolle die Möglichkeit, Strukturen, Kommunikationswege und Abläufe im CEO Office aktiv weiterzuentwickeln und nachhaltig zu prägen.

Der Einsatzort ist das Headquarter des Unternehmens am Flughafen Stuttgart. Rund 28 KollegInnen arbeiten an diesem Standort, darunter die gesamte Geschäftsleitung sowie die Leitung zentraler Funktionen wie Finance, HR, Marketing und Commercial Excellence. Die Zusammenarbeit ist geprägt von kurzen Wegen, direkter Kommunikation und schnellen Entscheidungen..

Rund 1.000 KollegInnen weltweit, davon 28 Mitarbeitende im Headquarter

Gehaltsrahmen ca. 70.000€ – 80.000€ p. a. abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation

Flughafen Stuttgart

• Direkte Zusammenarbeit mit CEO und C-Suite
• Möglichkeit, den weiteren Aufbau und die Professionalisierung des CEO Office aktiv mitzugestalten
• Internationale Zusammenarbeit und englische Unternehmenssprache
• Hohe Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens
• Vertrauensarbeitszeit
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten direkt am Standort
• Moderne Büros am Flughafen Stuttgart
• Bodenständige Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen
• Langfristige Perspektive in einem stabilen internationalen Unternehmensumfeld

In dieser Rolle bist Du die zentrale organisatorische Schnittstelle für den CEO und weitere Mitglieder der Geschäftsleitung. Du sorgst dafür, dass Abläufe funktionieren, Prioritäten klar sind und sich das Management auf die wesentlichen Themen konzentrieren kann.

• Eigenständige Steuerung und Priorisierung eines sehr dynamischen Kalenders
• Professionelles E-Mail- und Inbox-Management
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Vorbereitung von Terminen, Meetings und Workshops
• Nachverfolgung von Entscheidungen, Aufgaben und offenen Themen
• Vertrauensvolle Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft
• Professionelles E-Mail- und Inbox-Management
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Vorbereitung von Terminen, Meetings und Workshops
• Nachverfolgung von Entscheidungen, Aufgaben und offenen Themen
• Vertrauensvolle Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft

Projekte & Executive Coordination

• Vorbereitung und Konsolidierung von Management- und Vorstandsunterlagen
• Abstimmung mit Fachbereichen zu strategischen Themen und Entscheidungsvorlagen
• Nachhalten von Maßnahmen und Beschlüssen
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen
• Übernahme ausgewählter Projekte im direkten Umfeld des CEO

Dein Ziel: Der CEO und die Geschäftsleitung sollen sich darauf verlassen können, dass wichtige Themen professionell organisiert, priorisiert und mit einem hohen Qualitätsanspruch umgesetzt werden.

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Vorstandsassistenz oder Senior Assistant
• Erfahrung in einem internationalen und professionellen Unternehmensumfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Excel
• Hohe digitale Affinität sowie Interesse an modernen Technologien und KI-gestützten Arbeitsweisen
• Idealerweise Erfahrung aus Beratung, Professional Services, Private Equity, Family Office oder einem vergleichbar anspruchsvollen Umfeld

Persönlich passt Du gut, wenn Du …

• gerne Verantwortung übernimmst und eigenständig arbeitest
• auch bei hoher Taktung den Überblick behältst
• Prioritäten schnell erkennst und pragmatische Lösungen findest
• professionell, verbindlich und klar kommunizierst
• Freude an komplexen Kalendern und internationalen Schnittstellen hast
• diskret, loyal und absolut vertrauenswürdig bist
• sowohl organisatorisch als auch konzeptionell stark aufgestellt bist
• gerne mit intelligenten, anspruchsvollen und unternehmerisch denkenden Führungskräften zusammenarbeitest

Diese Rolle richtet sich nicht an Assistenzen, die ausschließlich Termine koordinieren und Reisen buchen möchten. Gesucht wird vielmehr eine Executive Assistant, die Freude daran hat, eng mit einem CEO und einer internationalen Geschäftsleitung zusammenzuarbeiten, Themen eigenständig voranzutreiben und Verantwortung zu übernehmen.

Die Geschäftsleitung arbeitet international, pragmatisch und sehr direkt. Entscheidungen werden schnell getroffen, Abstimmungen erfolgen häufig kurzfristig und Eigenverantwortung wird vorausgesetzt. Wer Freude an klarer Kommunikation, kurzen Wegen und einem hohen professionellen Anspruch hat, findet hier ein außergewöhnlich spannendes Umfeld.

Besonders gut könnte die Position zu Dir passen, wenn Du bereits Erfahrungen in der Beratung, im Private-Equity-Umfeld, in einem Family Office oder in einer anderen leistungsorientierten Organisation gesammelt hast und den direkten Austausch mit anspruchsvollen Stakeholdern schätzt.

Dich erwartet eine Rolle mit Sichtbarkeit, Vertrauen und der Möglichkeit, den weiteren Aufbau eines professionellen CEO Office aktiv mitzugestalten.