Executive Office/Assistenz der Unternehmensleitung

Personalberatung Pillong; Saarbrücken; Vor Ort; EUR 60.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Personalberatung Pillong sucht eine erfahrene Führungskraft für das Executive Office der Unternehmensleitung. Sie arbeiten eng mit mehreren Geschäftsführungsmitgliedern zusammen und koordinieren organisatorische, administrative und konzeptionelle Fragestellungen.

Sie strukturieren komplexe Themen, bereiten Entscheidungen professionell vor und sorgen für reibungslose Abläufe in einem internationalen Umfeld. Deutsch- und Englischkenntnisse sind sehr gut, Französischkenntnisse von Vorteil.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Qualifikation.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie digitalen Management- und ERP-Systemen.
• Mehrjährige Erfahrung im Executive Office oder Management Support.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Executive Office einschließlich Termin-, Reise- und Meetingmanagement.
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Management-, Gesellschafter- und Führungssitzungen.
• Erstellung hochwertiger Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokolle und Managementunterlagen.
• Koordination bereichsübergreifender Projekte sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.
• Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsflusses zwischen Unternehmensleitung, Fachbereichen, internationalen Standorten und externen Partnern.

Kenntnisse

Executive Office

Projektbegleitung

Sprachkenntnisse Deutsch/Englisch

Französisch vorteilshaft

MS Office / ERP

Organisationsgeschick

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium oder kaufmännische Qualifikation

Tools

ERP-Systeme

Jobbeschreibung

Verantwortung übernehmen. Vertrauen schaffen. Den Überblick behalten.

Im exklusiven Auftrag einer international erfolgreichen, eigentümergeführten Industriegruppe suchen wir eine Persönlichkeit für eine Schlüsselposition im Executive Office der Unternehmensleitung.

Diese Aufgabe richtet sich an Menschen, die Freude daran haben, Verantwortung im Hintergrund zu übernehmen und zugleich aktiv zur Weiterentwicklung des Unternehmens beizutragen. Menschen, die mit Ruhe, Struktur und einem ausgeprägten Gespür für Prioritäten dafür sorgen, dass mehrere Mitglieder der Unternehmensleitung effizient zusammenarbeiten und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Die Position geht deutlich über eine klassische Assistenzfunktion hinaus.

Gesucht wird eine Persönlichkeit, die Vertrauen schafft, mitdenkt, vorausdenkt und auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick behält. Darüber hinaus bietet die Aufgabe die Möglichkeit, sich in ausgewählte Themen der Unternehmenskommunikation und der regionalen Vernetzung einzubringen.

Ihre Aufgabe

In dieser Funktion unterstützen Sie mehrere Mitglieder der Unternehmensleitung in organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Fragestellungen. Sie strukturieren komplexe Themen, koordinieren Abläufe, bereiten Entscheidungen professionell vor und sorgen dafür, dass Vereinbartes zuverlässig umgesetzt wird.

Dabei agieren Sie mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung, Diskretion und Verlässlichkeit.

• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Executive Office einschließlich Termin-, Reise- und Meetingmanagement


• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Management-, Gesellschafter- und Führungssitzungen


• Erstellung hochwertiger Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Protokolle und Managementunterlagen


• Koordination bereichsübergreifender Projekte sowie konsequente Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen


• Sicherstellung eines professionellen Informations- und Kommunikationsflusses zwischen Unternehmensleitung, Fachbereichen, internationalen Standorten und externen Partnern


• Eigenständige Übernahme organisatorischer und konzeptioneller Sonderaufgaben


• Mitwirkung an ausgewählten Maßnahmen zur Positionierung und Vernetzung des Unternehmens in der Region


• Vertrauensvoller Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen

Sie passen zu dieser Aufgabe, wenn …

• Sie Verantwortung übernehmen, ohne sich in den Vordergrund zu stellen


• Sie auch unter Zeitdruck Ruhe ausstrahlen und strukturiert arbeiten


• Sie Menschen mit Wertschätzung, Diplomatie und natürlicher Souveränität begegnen


• Sie mitdenken, Zusammenhänge erkennen und Aufgaben zuverlässig zum Abschluss bringen


• Sie Freude daran haben, das Unternehmen auch nach außen professionell und sympathisch zu repräsentieren


• Sie kommunikativ sicher auftreten und Beziehungen verbindlich und nachhaltig gestalten


• Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit für Sie selbstverständlich sind

Idealerweise verfügen Sie darüber hinaus über:

• ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation


• mehrjährige Berufserfahrung im Executive Office, in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion oder im Management Support


• Erfahrung in der Begleitung von Projekten, Kommunikationsformaten oder unternehmensübergreifenden Initiativen


• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift


• Französischkenntnisse sind für die internationale Zusammenarbeit von Vorteil, jedoch keine zwingende Voraussetzung. Entscheidend sind Ihre Persönlichkeit, Ihre Professionalität sowie Ihre Bereitschaft, sich sicher in einem internationalen Umfeld zu bewegen und vorhandene Sprachkenntnisse bei Bedarf weiterzuentwickeln.


• einen sicheren Umgang mit Microsoft Office sowie digitalen Management- und ERP-Systemen


• ausgeprägtes Organisationsgeschick, analytisches Denkvermögen und ein hohes Qualitätsbewusstsein

Was Sie erwartet

Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, in unmittelbarer Nähe zur Unternehmensleitung zu arbeiten und aktiv zum Erfolg einer international tätigen Unternehmensgruppe beizutragen.

Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Funktion, die professionelle Assistenz, Managementunterstützung, Kommunikation und ausgewählte Aufgaben der Unternehmensentwicklung miteinander verbindet.

• eine langfristig angelegte Schlüsselposition mit hoher Eigenverantwortung


• eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle von Organisation, Management, Kommunikation und Unternehmensentwicklung


• die Möglichkeit, die Wahrnehmung und Vernetzung des Unternehmens in der Region aktiv mitzugestalten


• ein professionelles, internationales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen


• eine Unternehmenskultur, die von Vertrauen, Respekt und Loyalität geprägt ist


• attraktive Rahmenbedingungen sowie individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten