Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Stender HR-Solutions; München; Vor Ort; EUR 55.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Stender HR-Solutions sucht eine strukturierte, proaktive Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur direkten Festanstellung in München. Die Rolle verbindet Administration, Finance, HR, Kommunikation und BI sowie die eigenständige Organisation des Tagesgeschäfts.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung, steuern Termine, bereiten Meetings vor und unterstützen bei Reiseplanung, Onboarding, Buchhaltung und Reporting.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Priorisierungskompetenz.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Souveräner Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Assistenz der Geschäftsführung: Terminplanung, Meetings und operative Unterstützung.
• Kommunikation interner/externer Stakeholder, reibungsloser Informationsfluss.
• Meeting- und Veranstaltungsmanagement inkl. Vorlagen, Präsentationen, Rahmenbedingungen.
• Reisemanagement: internationale Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen.
• HR-Unterstützung: Onboarding neuer Mitarbeitender, administratives HR-Tempo.
• Finance- und Buchhaltungsunterstützung: Eingangsrechnungen, Spesen, Abstimmung.
• Reporting und Business Intelligence: Dashboards, Kennzahlenaufbereitung.
• Dokumenten- und Vertragsmanagement unter Datenschutzvorgaben.
• Prozess- und Systemunterstützung: Digitale Tools erhöhen Effizienz.
• Eigenständige Bearbeitung bereichsübergreifender Sonderaufgaben.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Sprachkenntnisse DE/EN

MS 365/Google Workspace

BI-Reporting-Tools

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung / BWL

Tools

Power BI

Tableau

Metabase

DATEV

Jobbeschreibung

Um Technologien von morgen erfolgreich zu entwickeln und nachhaltiges Wachstum voranzutreiben, suchen wir für unseren Kunden eine strukturierte, proaktive und lösungsorientierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur direkten Festanstellung.

Unser Kunde verbindet die Innovationskraft und Dynamik eines Start-ups mit der Stabilität, den Ressourcen und den Entwicklungsmöglichkeiten eines etablierten Unternehmens. In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und schaffen durch vorausschauende Organisation, zuverlässige Koordination und einen hohen Qualitätsanspruch die Grundlage für effiziente Entscheidungs- und Arbeitsprozesse.

Die Position bietet Ihnen ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum an der Schnittstelle von Geschäftsführung, Administration, Finance, HR, Kommunikation und Business Intelligence. Sie arbeiten eigenständig, behalten auch bei vielfältigen und kurzfristigen Anforderungen den Überblick und tragen aktiv dazu bei, dass strategische und operative Themen effizient umgesetzt werden.

Ihre Aufgaben

• Assistenz und Organisation der Geschäftsführung: Koordination und Priorisierung von Terminen, Meetings und administrativen Aufgaben sowie vorausschauende Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
• Kommunikation und Koordination: Steuerung der internen und externen Kommunikation und Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Informationsflusses zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden, Geschäftspartnern und weiteren Stakeholdern
• Meeting- und Veranstaltungsmanagement: Organisation und Vorbereitung von Management-Meetings, Vorstandssitzungen, Investorenpräsentationen, Kundenbesuchen und weiteren geschäftlichen Terminen einschließlich Unterlagen, Präsentationen und organisatorischer Rahmenbedingungen
• Reisemanagement: Planung und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich Reisebuchungen, Terminabstimmungen, Reisekostenabrechnungen und weiterer logistischer Anforderungen
• Unterstützung im HR-Bereich: Mitwirkung bei administrativen HR-Prozessen, insbesondere bei der Vorbereitung und Organisation des Onboardings neuer Mitarbeitender
• Vorbereitende Buchhaltung und Finance: Bearbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen, Spesenabrechnungen und Finanzunterlagen sowie Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und Koordination mit dem Steuerberater
• Reporting und Business Intelligence: Aufbereitung und Analyse relevanter Unternehmens- und Betriebskennzahlen sowie Erstellung, Pflege und Weiterentwicklung von Reports und Dashboards mit geeigneten BI-Tools zur Unterstützung der Geschäftsführung bei datenbasierten Entscheidungen
• Dokumenten- und Vertragsmanagement: Strukturierte Verwaltung, Pflege und Ablage vertraulicher Unternehmensdokumente, Verträge und Geschäftsunterlagen unter Einhaltung geltender Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen
• Prozess- und Systemunterstützung: Optimierung administrativer Abläufe und Nutzung digitaler Tools und Systeme zur Steigerung von Effizienz, Transparenz und Zusammenarbeit
• Eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben: Übernahme bereichsübergreifender Projekte und kurzfristiger Aufgabenstellungen im Auftrag der Geschäftsführung
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Management Assistant, Executive Assistant, Verwaltungsassistenz oder in einer vergleichbaren Position
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere europäische Sprachkenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und/oder Google Workspace
• Erfahrung im Umgang mit Business-Intelligence- und Reporting-Tools, beispielsweise Power BI, Tableau, Metabase oder vergleichbaren Lösungen
• Ausgeprägte digitale Affinität sowie die Fähigkeit, sich schnell und sicher in neue Software, Systeme und digitale Prozesse einzuarbeiten
• Proaktive, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägtem Gespür für Prioritäten und anstehende Anforderungen
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern und auch bei hoher Dynamik den Überblick zu behalten
• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Grundlegendes Verständnis für Buchhaltung, Rechnungswesen und Finanzdokumentation
• Professionelles Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und die Fähigkeit, auch in einem internationalen Umfeld souverän zu agieren

Wünschenswert sind

• Berufserfahrung in einem Technologieunternehmen, Start-up, Scale-up oder Beratungsumfeld, idealerweise in der Elektronikindustrie oder einem vergleichbaren technologieorientierten Bereich
• Erfahrung in der Koordination internationaler Geschäftsreisen
• Kenntnisse in Buchhaltungs- und Finanzsoftware, idealerweise DATEV
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Datenanalyse, Reporting und Datenvisualisierung
• Erfahrung mit CRM-Systemen und Projektmanagement-Tools
• Erfahrung in der Erstellung und Weiterentwicklung von Management-Reports und Business-Dashboards
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie sehr gute zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams, Kunden, Investoren oder Geschäftspartnern

Was Sie auszeichnet

Sie verstehen sich nicht ausschließlich als administrative Unterstützung, sondern als proaktive Sparrings- und Schnittstellenfunktion der Geschäftsführung. Sie erkennen Handlungsbedarf frühzeitig, denken mit, treiben Themen eigenständig voran und sorgen dafür, dass Informationen, Termine, Prozesse und Aufgaben zuverlässig zusammenlaufen.

Sie fühlen sich in einem dynamischen Umfeld wohl, arbeiten gerne eigenverantwortlich und bringen gleichzeitig die notwendige Struktur, Professionalität und Diskretion mit, die eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung erfordert.

Die Position bietet Ihnen die Möglichkeit, direkt beim Kundenunternehmen in einer verantwortungsvollen und langfristig ausgerichteten Funktion tätig zu sein und aktiv zur Weiterentwicklung eines innovativen Unternehmens beizutragen.

Hinweis zur Gleichbehandlung:

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.