Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

Koop Wasserbau GmbH; Bad Bentheim; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub und Urlaubsgeld

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Moderne Arbeitsmittel

Job summary

Koop Wasserbau GmbH sucht am Hauptsitz in Bad Bentheim eine Vertrauensperson des CEO zur Steuerung seines Kalenders, Filterung von Anfragen und strukturierten Unterstützung des CEO Office. Sie übernehmen Vor- und Nachbereitung von Board- sowie Gesellschafter­sitzungen und organisieren Reisen inkl.

Reisekostenabrechnung. Aufgaben umfassen Reiseorganisation, Empfang von Gästen, Investoren und Geschäftspartnern, sowie allgemeine Sekretariats- und Dokumentenverwaltung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung (z. B. Geprüfte/r Management-Assistent/in, Fremdsprachenkorrespondent/in) oder vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte, mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat.
• Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Führung des CEO-Kalenders inklusive Priorisierung von Anfragen und Freihaltung von Fokuszeiten.
• Filterung und Vorqualifizierung von Anfragen, Anrufen und Terminwünschen interner und externer Stellen.
• Vorbereitung von Terminen und Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefings.
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Board-, Gesellschafter- und Managementsitzungen inklusive Protokollführung.
• Nachhalten von Beschlüssen, Zusagen und Wiedervorlagen gegenüber der Führungsebene.
• Komplette Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung.
• Empfang und Betreuung von Gästen, Investoren und Geschäftspartnern am Hauptsitz.
• Allgemeine Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben, vertrauliche Ablage und Dokumentenverwaltung.
• Verantwortung für Office-Organisation, Firmenveranstaltungen und organisatorisches Onboarding am Hauptsitz.

Skills

Vorstands-/Geschäftsführungssekretari

Disziplin & Vertraulichkeit

MS 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)

Stilsichere Korrespondenz (Deutsch)

Englische Grundkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Job description

Deine Mission

Als Vertrauensperson des CEO hältst Du ihm den Rücken frei:Du steuerst seinen Kalender, filterst Anfragen und sorgst am Hauptsitz in Bad Bentheim für Struktur, auch wenn er unterwegs ist.

Deine Aufgaben

• Eigenverantwortliche Führung des CEO-Kalenders inklusive Priorisierung von Anfragen und konsequenter Freihaltung von Fokuszeiten
• Filterung und Vorqualifizierung von Anfragen, Anrufen und Terminwünschen interner und externer Stellen
• Vorbereitung von Terminen und Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefings
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Board-, Gesellschafter- und Managementsitzungen inklusive Protokollführung
• Nachhalten von Beschlüssen, Zusagen und Wiedervorlagen gegenüber der Führungsebene
• Komplette Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
• Empfang und Betreuung von Gästen, Investoren und Geschäftspartnern am Hauptsitz
• Allgemeine Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben, vertrauliche Ablage und Dokumentenverwaltung
• Verantwortung für Office-Organisation, Firmenveranstaltungen und organisatorisches Onboarding am Hauptsitz

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung (z. B. Geprüfte/r Management-Assistent/in, Fremdsprachenkorrespondent/in) oder vergleichbare Qualifikation
• Fundierte, mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat
• Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ein sicheres, verbindliches Auftreten gegenüber Geschäftsführern, Gesellschaftern und Führungskräften, auch wenn es darum geht, klar „Nein” zu sagen oder Zusagen konsequent einzufordern
• Eine strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
• Stilsichere Korrespondenz in Deutsch, gute Englischkenntnisse; Niederländischkenntnisse sind aufgrund unserer Standorte in den Niederlanden von Vorteil

Warum wir?

• Eine langfristig angelegte Vertrauensposition mit Verantwortung ab dem ersten Tag und direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
• Gestaltungsspielraum beim Aufbau des neu geschaffenen CEO Office
• Kurze Entscheidungswege in einer wachsenden Unternehmensgruppe
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wirtschaftlich gesunden Unternehmen
• 30 Tage Urlaub und Urlaubsgeld
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
• Eine strukturierte Einarbeitung und moderne Arbeitsmittel

Kontaktinformationen

Bei Fragen hilft Dir gerne Katharina unter der [phone] bzw. [e-mail] weiter!