Persönliche Assistenz des Geschäftsführers (m/w/d)

CERTA; Köln; Hybrid; EUR 52,000 - 78,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeiten

Büro Köln 2–3 Tage

30 Tage Urlaub

KI-Werkzeuge

Flache Hierarchien

Krankenversicherung

Fitness-Mitgliedschaft

Job summary

CERTA sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung in Köln. Sie managen eigenverantwortlich das Postfach, Termine, Reisen und interne Organisation, arbeiten eng mit der GF zusammen und koordinieren externe Kontakte. Sie bringen Diskretion, Organisationstalent und eine proaktive Arbeitsweise mit.

Die Position bietet Hybridarbeit (2–3 Tage Büro in Köln), unbefristete Festanstellung, 30 Tage Urlaub und moderne Arbeitsmittel inklusive KI-Werkzeugen.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung oder vergleichbare Rolle
• Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Souveräne Kommunikation in Wort und Schrift, sehr gutes Deutsch, gutes Englisch
• Eigenständige Arbeitsweise, vorausdenken statt nur Aufgaben abarbeiten
• Entscheidungsfreude im Sinne des Geschäftsführers
• Ausgeprägte IT- und KI-Affinität, routinierter Umgang mit Google Workspace, Slack und CRM
• Organisationstalent, Belastbarkeit und Hands-on-Mentalität

Responsibilities

• Eigenverantwortliche Führung von E-Mail-Postfach, Telefon und allen Kanälen des Geschäftsführers
• Anfragen vorsortieren, priorisieren, selbst beantworten oder weiterleiten
• Korrespondenz mit Partnern, Kunden, Dienstleistern und Behörden im Namen des Geschäftsführers
• Daily Check-in: Überblick über offene Anliegen, Entscheidungsbedarf und Fristen
• Koordination von Presse-, Medien- und Vortragsanfragen
• Kalenderführung und Terminkoordination intern wie extern
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokolle
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen
• Organisation von Teamveranstaltungen
• Organisation ausgewählter privater Angelegenheiten des Geschäftsführers

Skills

Diskretion & Loyalität

Kommunikation (Deutsch/Englisch)

Eigenständige Arbeitsweise

Organisationsfähigkeit

Entscheidungsfreude

IT- & KI-Affinität

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Google Workspace

Slack

CRM

Job description

Ihre Aufgaben

Kommunikation und Gatekeeping

• Eigenverantwortliche Führung von E-Mail-Postfach, Telefon und allen weiteren Kanälen des Geschäftsführers
• Anfragen vorsortieren, priorisieren, selbst beantworten oder an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten
• Korrespondenz mit Partnern, Kunden, Dienstleistern und Behörden im Namen des Geschäftsführers
• Daily Check-in: täglicher Überblick über offene Anliegen, Entscheidungsbedarf und Fristen
• Koordination von Presse-, Medien- und Vortragsanfragen

Termine und Organisation

• Kalenderführung und Terminkoordination intern wie extern
• Vor- und Nachbereitung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Nachhalten der vereinbarten Aufgaben
• Planung und Buchung von Geschäftsreisen
• Organisation von Teamveranstaltungen

Schnittstelle zum Team

• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende mit Anliegen an den Geschäftsführer
• Abstimmung von Personalthemen: Terminierung von Bewerbungsgesprächen, Organisation des Onboardings, Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen
• Nachhalten von Aufgaben und Fristen aus den Führungsrunden

Projekte und Administration

• Recherchen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen vorbereiten
• Vertrags-, Fristen- und Wiedervorlagemanagement
• Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen und Belegen aus seinem Verantwortungsbereich
• Wiederkehrende Aufgaben konsequent mit KI und Automatisierungen lösen und die Abläufe rund um den Geschäftsführer laufend effizienter machen

Private Organisation

• Organisation ausgewählter privater Angelegenheiten des Geschäftsführers, etwa Termine, Reisen, Buchhaltung und Korrespondenz

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle
• Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen geschäftlichen und privaten Informationen
• Souveräne Kommunikation in Wort und Schrift, sehr gutes Deutsch, gutes Englisch
• Eigenständige Arbeitsweise: Sie denken voraus, statt Aufgaben nur abzuarbeiten
• Entscheidungsfreude: Sie treffen Entscheidungen im Sinne des Geschäftsführers und stehen dazu
• Ausgeprägte IT- und KI-Affinität: Sie arbeiten routiniert mit Google Workspace, Slack und CRM und haben bereits Abläufe mit KI-Tools oder Automatisierungen vereinfacht
• Organisationstalent, Belastbarkeit und eine Hands-on-Mentalität: Sie sind sich für keine Aufgabe zu schade

Warum wir?

Dich erwartet:

• Eine Schlüsselrolle direkt am Geschäftsführer mit echtem Gestaltungsspielraum
• Auf Wunsch: Hybrides Arbeiten: 2 bis 3 Tage im Büro in Köln, die übrigen Tage Homeoffice
• Unbefristete Festanstellung
• 30 Tage Urlaub
• Moderne Arbeitsmittel inklusive KI-Werkzeugen
• Flache Hierarchien, kurze Wege, schnelle Entscheidungen
• Steueroptimierte Zusatzleistungen wie wahlweise eine betriebliche Krankenversicherung oder eine Fitness-Mitgliedschaft