Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit

Ebner Media Group GmbH & Co. KG; München; Vor Ort; EUR 34.000 - 52.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub bei Vollzeit (anteilig)

Zusammenfassung

Ebner Media Group GmbH & Co. KG in München sucht eine/n Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit. Sie sind der verlängerte Arm der Geschäftsführung, schaffen Struktur, Transparenz und Freiräume für Strategie und Unternehmensentwicklung.

Sie arbeiten eng im Büro in der Brienner Straße, koordinieren Termine, planen Reisen und nutzen KI-Tools für Zusammenfassungen, Analysen und Briefings. Voraussetzungen: kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium, sowie

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium.
• Berufserfahrung als Executive Assistant oder Referent:in der Geschäftsführung.
• Du arbeitest strukturiert, vorausschauend und handelst diskret.

Aufgaben

• Kalender & Termine eigenverantwortlich planen, Prioritäten setzen und Reisen koordinieren.
• E-Mail-Aufkommen strukturieren, Antworten vorbereiten, Korrespondenz führen, Fristen überwachen.
• Besprechungen vorbereiten, kompakte Briefings erstellen, Ergebnisse dokumentieren, Maßnahmen nachverfolgen.
• Hochwertige Präsentationen und Entscheidungsvorlagen erstellen für Strategiemeetings und Townhalls.
• Eigenständige Recherche zu Markt-, Wettbewerbs- und Dienstleisterthemen, Komplexes verdichten.
• KI-Tools wie ChatGPT nutzen, um Zusammenfassungen, Analysen und Briefings zu erstellen.
• Vertrauliche Projekte betreuen; zentrale organisatorische Schnittstelle im Unternehmen.

Kenntnisse

Vorausschauendes Denken

Strukturierte Arbeitsweise

Vertraulichkeit

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Wirtschaftswissenschaftliches Studium

Tools

MS 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams)

Jobbeschreibung

Für den Standort München suchen wir:

Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit

Über uns

Wir gestalten Plattformen, Produkte und Erlebnisse, die Menschen verbinden, Wissen vermitteln und Leidenschaften stärken. Als international erfolgreiches Medienhaus mit rund 90 Marken und etwa 450 Mitarbeitenden sind wir einer der größten Fachverlage Deutschlands – mit Standorten in Ulm, Köln, Hamburg und München.

Ob Uhren, Druck, Marketing, Feuerwehr, Wandern oder IT: Wir begleiten Professionals bei ihrer täglichen Arbeit und Enthusiast:innen bei der Verfolgung ihrer Leidenschaften. Empowering Business and Passion – das leben und lieben wir.

Vielfalt, Innovation und Mut treiben uns an. Für unsere Geschäftsführung am Standort München suchen wir ab sofort Verstärkung.

Deine Rolle

Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern eine Sparringspartnerin bzw. einen Sparringspartner: Du bist der verlängerte Arm der Geschäftsführung, denkst vorausschauend mit und übernimmst Verantwortung weit über klassische Assistenzaufgaben hinaus.

Du sorgst für Struktur, Transparenz und einen reibungslosen Informationsfluss – und schaffst damit Freiräume für Strategie, Führung und Unternehmensentwicklung. Weil Nähe und Vertrauen Präsenz brauchen, ist diese Rolle eine Präsenzrolle in unserem Büro in der Brienner Straße. Stundenumfang und feste Bürotage stimmen wir gemeinsam ab.

Deine Aufgaben

• Kalender & Termine: Du steuerst und priorisierst den Kalender der Geschäftsführung eigenverantwortlich, koordinierst interne und externe Termine, planst Reisen und schützt Fokuszeiten.
• Kommunikation: Du strukturierst das E-Mail-Aufkommen, bereitest Antworten vor, führst eigenständig Korrespondenz und behältst Fristen und Wiedervorlagen im Blick.
• Meetings & Entscheidungen: Du bereitest Besprechungen inhaltlich vor, erstellst kompakte Briefings, dokumentierst Ergebnisse und verfolgst vereinbarte Maßnahmen nach.
• Management-Unterlagen: Du erstellst hochwertige Präsentationen und Entscheidungsvorlagen – für Strategiemeetings, Townhalls und Führungskräfteformate.
• Recherche & Analyse: Du recherchierst eigenständig zu Markt-, Wettbewerbs- und Dienstleisterthemen und verdichtest Komplexes auf das Wesentliche.
• KI im Arbeitsalltag: Du nutzt ChatGPT, Claude & Co. selbstverständlich für Zusammenfassungen, Analysen und Briefings – und baust daraus wiederkehrende Workflows.
• Vertrauliche Themen: Du unterstützt bei sensiblen Projekten und Sonderaufgaben und bist die zentrale organisatorische Schnittstelle im Unternehmen.

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium.

Berufserfahrung als Executive Assistant, in der Assistenz oder als Referent:in der Geschäftsführung.

Du denkst vorausschauend, erkennst Aufgaben, bevor sie ausgesprochen werden, und handelst lösungsorientiert. Du arbeitest äußerst strukturiert, behältst bei vielen parallelen Themen den Überblick und bleibst auch unter Druck ruhig und professionell.

Du bist absolut vertrauenswürdig, loyal und diskret.

Du kommunizierst sicher und wertschätzend auf allen Ebenen – von Mitarbeitenden bis zu Gesellschaftern und Geschäftspartner:innen.

Du bist sehr sicher in MS 365 (insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel, Teams) und nutzt generative KI-Anwendungen bereits aktiv.

Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Du stehst für unsere Werte ein: Gleichberechtigung, Respekt, Diversität, Vertrauen, Offenheit, Mut und Zusammenhalt.

Wir bieten

• Einen direkten Draht zur Geschäftsführung und Einblick in alle Themen, die das Unternehmen bewegen
• Teamzusammenhalt, Augenhöhe und flache Hierarchien
• Viel Gestaltungsspielraum: Du darfst Prozesse hinterfragen und besser machen
• Ein Teilzeitmodell, das zu deinem Leben passt – Umfang und Bürotage stimmen wir gemeinsam ab
• Eine strukturierte Einarbeitung und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein modernes, top ausgestattetes Arbeitsumfeld in den Design Offices am Königsplatz – zentrale Lage in der Maxvorstadt, hervorragend mit den Öffentlichen erreichbar
• Ausstattung: Notebook, Headset, iPhone
• 30 Tage Urlaub bei Vollzeit (anteilig bei Teilzeit), diverse Mitarbeitendenprogramme und Corporate Benefits
• Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.