Executive Assistant (m|w|d) – C-Level Support

Idealo; Berlin; Vor Ort; EUR 65.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Kostenloses Mittagessen

Kostenfreier Kaffee

Feierabend-Bier

Dachterrasse zum Netzwerken

Weiterbildungsbudget

Job-Bike

Deutschlandticket

Urban Sports / Gympass

Unternehmensevents

pme-Familienservice

Zusammenfassung

idealo sucht eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d) zur engmaschigen Zusammenarbeit mit dem C‑Level-Team und direkter Berichtslinie an die CHRO. Sie fungieren als Sparringspartner, koordinieren Termine über mehrere Zeitzonen und sichern einen reibungslosen Tagesablauf.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Organisation von Reisen, Unterschriftsprozessen, Empfang externer Gäste sowie die Erstellung von Berichten und Präsentationen für die Geschäftsleitung.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen.
• Mehrere Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbarenPosition.
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Steuerung komplexer Managementkalender und Koordination von Terminen über Zeitzonen hinweg.
• Organisation von Geschäftsreisen, Unterschriftsprozessen, Empfang externer Gäste und vertraulicher Angelegenheiten.
• Enge Zusammenarbeit mit der Assistenz des CEOs und dem Chief of Staff.
• Erstellung und Pflege von Berichten, Präsentationen sowie Entscheidungsunterlagen für die Geschäftsleitung.
• Eigenständige Übernahme kleiner Projekte wie Offsite-Events und bereichsübergreifende Workshops.

Kenntnisse

Organisation

Priorisierung

Terminkoordination

MS Office Kenntnisse

Kommunikation

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Job Description

Bei idealo glauben wir, dass Menschen dann ihre beste Leistung erbringen, wenn sie ihre Stärken wirkungsvoll einsetzen können. Wenn deine Stärken in Organisation, Priorisierung und darin liegen, auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten, könntest du genau die richtige Person für uns sein.

Über deine neue Rolle

Als Executive Assistant (m|w|d) arbeitest du eng mit unserem C‑Level-Team zusammen und berichtest direkt an die CHRO. In dieser vertrauensvollen Rolle agierst du als wichtige Sparrings‑ und Koordinationspartner:in und sorgst dafür, dass die Zusammenarbeit auf Top‑Management‑Ebene reibungslos funktioniert. Dabei arbeitest du sehr eng mit der Assistenz des CEOs sowie unserem Chief of Staff zusammen – als starkes, verlässliches Team mit gegenseitiger Vertretung und gemeinsamer Verantwortung.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die eigenverantwortliche Steuerung komplexer Management‑Kalender und koordinierst interne sowie externe Termine mit unterschiedlichen Stakeholdern über verschiedene Zeitzonen hinweg.
• Du sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf, indem du Geschäftsreisen organisierst, Unterschriftsprozesse koordinierst, externe Gäste empfängst und vertrauliche Angelegenheiten mit höchster Diskretion behandelst.
• Du arbeitest Hand in Hand mit der Assistenz des CEOs und stellst eine professionelle und verlässliche Unterstützung des gesamten C‑Level‑Teams sicher.
• Gemeinsam mit unserem Chief of Staff erstellst und pflegst du Berichte, Präsentationen sowie Entscheidungsunterlagen für die Geschäftsleitung.
• Du übernimmst eigenständig kleinere Projekte, beispielsweise die Organisation von Management‑Offsites, Führungskräftetagungen oder bereichsübergreifenden Workshops.

Das bringst du mit

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen und verfügst über mehrere Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem anspruchsvollen und sich schnell verändernden Arbeitsumfeld.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert und kannst sicher priorisieren, wenn mehrere Themen gleichzeitig Aufmerksamkeit erfordern.
• Auch in dynamischen oder herausfordernden Situationen bewahrst du Klarheit, Struktur und Ruhe und ermöglichst es unserem Führungsteam, sich auf die wesentlichen Themen zu konzentrieren.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und eine ausgeprägte Serviceorientierung prägen deine Arbeitsweise.
• Du kommunizierst souverän und professionell mit Ansprechpartnern auf allen Ebenen, einschließlich Führungskräften und externen Partnern.
• Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in MS Office.
• Du beherrschst Deutsch und Englisch in Wort und Schrift auf sehr gutem Niveau.

Bei idealo erwartet dich

• Du willst dich weiterbilden? Wir nehmen deine persönlichen Entwicklungsziele ernst und bieten dir neben unserem idealo Learning Hub, eLearning‑Angeboten (z. B. Udemy), Coachings & Mediation auch die Möglichkeit individuell von unserem Weiterbildungsbudget zu profitieren.
• Und was kann das Büro? Unser Büro, im Herzen Berlins, bietet neben dem Standard‑Kicker auch hervorragendes kostenfreies Mittagessen, sowie kostenfreier Kaffee, Limonade und Feierabend‑Bier. Dabei kannst du auf unserer wunderschönen Dachterrasse mit Kolleg:innen aus unserer Unternehmensgruppe netzwerken.
• Du wünschst dir Unterstützung auch außerhalb der Arbeit? Eine kostenlose Beratung, sowie Unterstützung in allen Lebenslagen (beruflich, privat, familiär, gesundheitlich etc.) bieten wir in Zusammenarbeit mit dem pme‑Familienservice.
• Du willst auch mobil sein? Mit Job‑Bike oder Deutschlandticket kein Problem – und das ist auch noch umweltfreundlich!
• Du möchtest dich fit halten? Hierzu bieten wir dir viele unterschiedliche Fitness- und Sportmöglichkeiten wie zum Beispiel eine Urban Sports oder Gympass Mitgliedschaft für deine ganz persönlichen Bedürfnisse an.
• Und was gibt es noch? Selbstverständlich müssen Erfolge gefeiert werden! Neben Team‑Events erwarten dich auch große Company‑Events, bei denen wir keine Kosten und Mühen scheuen.