Executive Assistant & Senior Teamlead (m/w/d)

Verena Schiffer Personalberatung für Assistenz & Office Professionals; München; Hybrid; EUR 90.000 - 110.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

28 Tage Urlaub

Sonderurlaub

Hybrid-Arbeitsmodell

Deutschland-Ticket

Diskretionärer Bonus

Zusammenfassung

Verena Schiffer Personalberatung für Assistenz & Office Professionals sucht im Auftrag eine erfahrene Executive Assistant & Senior Teamlead für eine internationale Unternehmensberatung. Die Position unterstützt den Country Head Germany operativ und führt das administrative Fachkräfte-Team am Standort.

Sie steuern Termine, bereiten Entscheidungen vor und fördern eine verlässliche Zusammenarbeit auf Senior-Level.

Qualifikationen

• Langjährige Assistenzerfahrung auf Senior Partner- bzw. C-Level
• Führungserfahrung im Office-/Administrationsteam
• Starke Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Ausgeprägtes Stakeholder-Management und Diskretion

Aufgaben

• Enge Zusammenarbeit mit Country Head Germany und Führung des Standortteams
• Planung, Koordination und Priorisierung von Terminen inkl. Kalender-/Reisemanagement
• Erstellung von Briefings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung strategischer Initiativen und Business Development
• Sicherstellung professioneller Abläufe und hohen Servicelevels
• Aufbau belastbarer Beziehungen über Funktionen und Ebenen hinweg

Kenntnisse

Executive Support

Team Leadership

Stakeholder Management

Deutsch/Englisch Sprachkenntnisse

Tools

Microsoft Office365

KI-Anwendungen

Jobbeschreibung

Für eine internationale Unternehmensberatung suche ich im exklusiven Auftrag eine erfahrene Persönlichkeit als Executive Assistant & Senior Teamlead in unbefristeter Festanstellung/Vollzeit.

Die Position verbindet die vertrauensvolle operative Unterstützung des Country Heads Germany mit der Führung der administrativen Fachkräfte am Standort. Sie steuern komplexe Themen vorausschauend, bauen starke interne Beziehungen auf und übernehmen gleichzeitig eine übergeordnete Führungsrolle innerhalb der administrativen Organisation.

Sie arbeiten eng mit dem Country Head Germany zusammen, strukturieren dessen Arbeitsalltag, setzen Prioritäten, bereiten Entscheidungen und wichtige Termine vor und sorgen dafür, dass Themen verbindlich nachgehalten werden.

Sie agieren dabei als mitdenkender und vorausschauender Sparringspartner. Sie erkennen Zusammenhänge, koordinieren wichtige interne und externe Schnittstellen und stellen sicher, dass Informationen und nächste Schritte sinnvoll zusammengeführt werden.

Gleichzeitig führen Sie die administrativen Fachkräfte des Standorts, einschließlich ihrer Team Leads. Sie schaffen klare Strukturen, entwickeln gemeinsame Standards weiter und sorgen für eine professionelle und verlässliche Unterstützung der Führungskräfte.

Ihre Aufgaben

• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Country Head Germany
• Steuerung, Koordination und Priorisierung von Terminen inklusive Kalender- und Reisemanagement
• Vorbereitung und Nachbereitung wichtiger interner und externer Termine
• Erstellung von Briefings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung strategischer Initiativen, Business-Development-Aktivitäten und Führungsformaten
• Vertrauensvolle Businesspartner-Funktion für das Senior Leadership-Team
• Leitung und Koordination hochrangiger Klienten- und interner Veranstaltungen
• Aufbau und Pflege belastbarer Beziehungen über Funktionen, Teams und Führungsebenen hinweg
• Sicherstellung und Weiterentwicklung verlässlicher und professioneller Abläufe sowie einer durchgängig hohen Servicekultur am Standort
• Vertraulicher Umgang mit geschäftskritischen Informationen
• Führung der administrativen Fachkräfte des Standorts, einschließlich der jeweiligen Team Leads
• Steuerung der Zusammenarbeit innerhalb der administrativen Organisation
• Weiterentwicklung klarer Rollen, Zuständigkeiten und Qualitätsstandards
• Abstimmung von Kapazitäten, Verantwortlichkeiten und Prioritäten
• Führung, Entwicklung und Begleitung der Mitarbeitenden und Team Leads
• Förderung einer vorausschauenden, verbindlichen und serviceorientierten Zusammenarbeit
• Weiterentwicklung effizienter Abläufe und Prozesse
• Sicherstellung einer professionellen Unterstützung der Führungskräfte am Standort

Optionaler Verantwortungsbereich

• Übergeordnete Leitung und Weiterentwicklung ausgewählter Themen des Office Managements
• Langjährige Assistenzerfahrung auf Senior Partner- bzw. C-Level zwingend erforderlich
• Mehrjährige Führungserfahrung, idealerweise in der Leitung von Assistenz-, Office- oder Administrationsteams zwingend erforderlich
• Erfahrung in einem internationalen, dynamischen Professional-Services-Umfeld
• Ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Themen schnell zu erfassen und sinnvoll zu priorisieren
• Sehr gutes Urteilsvermögen und hohe Antizipationsfähigkeit
• Souveränes Stakeholder- und Relationship Management
• Klare, verbindliche und adressatengerechte Kommunikation
• Freude an Führung, Entwicklung und der Gestaltung professioneller Zusammenarbeit
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Deutsch und Englisch auf muttersprachlichem Niveau
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office365 und KI-Anwendungen
• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition im direkten Umfeld des Country Heads Germany mit sichtbarer Nähe zu wichtigen Themen, Beziehungen und Entscheidungsprozessen
• Eine Kombination aus Senior Executive Support und übergeordneter Führungsverantwortung
• Hoher Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung der administrativen Organisation
• Ein anspruchsvolles und international geprägtes Professional-Services-Umfeld
• Leistungsgerechtes Gehalt: 90.000 – 110.000 € p. a. je nach Erfahrungshintergrund, diskretionärer Bonus und betriebliche Altersvorsorge
• 28 Tage Urlaub plus Option auf Sonderurlaub
• Hybrides Arbeitsmodell nach der Probezeit, i.d.R. 3 Tage Präsenz / 2 Tage Home-Office
• Mobilität & Extras: Deutschland-Ticket sowie Vergünstigungen über das interne Benefit-Portal
• Arbeitsumfeld: Zentrale Lage, moderne Ausstattung, kostenloser Kaffee, frisches Obst und Snacks
• Teamevents und große Firmenevents, um Erfolge gebührend zu feiern.

Mein Auftraggeber ist eine global agierende Unternehmensberatung. Mit über 40 Jahren Erfahrung und mehr als 3.500 Mitarbeiter:innen in 26 Büros weltweit unterstützt das Unternehmen führende Konzerne sowie den Mittelstand dabei, herausfordernde Veränderungen schnell und wirksam umzusetzen. Werte wie Integrität, Exzellenz und ein partnerschaftlicher Ansatz prägen die Zusammenarbeit mit dem Ziel nachhaltiger, messbarer Ergebnisse.