Executive Assistant & Rhythm Keeper (w/m/d)

901 Oktopus GmbH; Dortmund; Vor Ort; EUR 45.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein dynamisches Unternehmen in Dortmund sucht einen Executive Assistant & Rhythm Keeper (w/m/d), der Verantwortung für Zeitmanagement, Kommunikation und Organisation übernimmt. Du wirst ein wichtiger Unterstützer für kreative Prozesse, während Du gleichzeitig Zeit- und Reise-Stress minimierst. Der ideale Kandidat bringt hervorragende Deutschkenntnisse, Zuverlässigkeit und Diskretion mit. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice sind möglich.

Leistungen

Flexibilität

Vertrauen und kurze Entscheidungswege

Qualifikationen

• Top-Organisation und exzellente Deutschkenntnisse sind erforderlich.
• Belastbarkeit und ruhige Kompromissfähigkeit in turbulenten Zeiten.
• Engagierte Kommunikation und Diskretion auf Profi-Niveau.

Aufgaben

• Kalenderpflege und Priorisierung von Aufgaben.
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Agenden.
• Durchführung von klarer und herzlicher Kommunikation.

Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Antizipation

Detailversessenheit

Proaktive Gestaltung

Humor

Tools

Notion

Asana

G-Suite

Kalender/Video

Jobbeschreibung

🔥 Light your fire 🔥

Du liebst es, C-Level-Performance auf höchstem Niveau zu ermöglichen? Aber die typische Erfolgskonzern-Woche mit 60+ Stunden ist Dir in Deiner aktuellen Situation leider nicht mehr möglich?

Du suchst C-Level-Performance, bei der Teilzeit & Homeoffice möglich ist?

Herzlich Willkommen!

Diese Position endlich zu veröffentlichen, begeistert mich! Sie ist unverzichtbarer Anker im Herzen meines unzähmbaren Unternehmertums.

Als kreativer Hans-Dampf-in-allen-Gassen sprudle ich nur so vor Ideen und sehe überall Chancen – das ist meine Superkraft. Was ich im Alltag brauche, ist Klarheit, Struktur und präzise Entlastung auf Top-Niveau, um Chancen in Wirklichkeit zu übersetzen.

Light your fire - diese Rolle bietet weitreichende Freiheiten, deine eigene Wirksamkeit voll zu entfalten.

Rolle: Executive Assistant & Rhythm Keeper (w/m/d)

Worum es geht: Ein kreativer Multipreneur wirbelt. Du machst es leicht, dass es wirkt. Du schützt Zeit, klärst Wege, sicherst Taktung — still, präzise, zugewandt.

So fühlt sich Dein Tag an

• Du hörst die Zwischentöne und spürst, was als Nächstes gebraucht wird.
• Du sortierst das Dringende vom Wichtigen und hältst Stille, wenn Fokus dran ist.
• Du bereitest vor, fasst zusammen, erinnerst, schließt sauber ab.
• Du bist die erste Adresse, wenn etwas geordnet, freundlich und diskret gelöst sein soll.

Deine Verantwortung

• Zeit & Raum: Kalenderpflege, Puffer und Priorisierung, Reise-Energie statt Reise-Stress.
• Kommunikation: Mails, Einladungen, Danksagungen, Notizen—klar, herzlich, & “On point”.
• Vor- & Nachbereitung: Agenden, Briefings, Handouts, Nachverfolgung.
• Struktur: Vorlagen, Checklisten, Routinen, an denen alle andocken können.
• Für-den-Menschen-da-sein: Du hältst den Rücken frei, ohne viel Worte.

Du passt, wenn Du…

• Zuverlässigkeit leise stark lebst. Antizipierend, detailversessen, belastbar.
• Proaktiv gestaltest und in Turbulenz ruhig bleibst.
• Ziele zu Deinen machst, Sorgfalt liebst und “fertig” wirklich fertig heißt.
• Mit Humor und Herzlichkeit Türen öffnest.

Kompetenzen

• Top-Organisation, exzellente Sprache (DE)
• Souverän mit Tools (z.B. KI, Notion/Asana, G-Suite/365, Kalender/Video).
• Solide Fremdsprachen Basis (Englisch / Französisch)
• Diskretion auf Profi-Niveau.

Ich gebe Dir Flexibilität, Vertrauen, kurze Wege, Sinn für Details, die das Ganze tragen.

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