Executive Assistant & Office Manager (m / w / d) – Standort Berlin

Thieme Gruppe; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein internationales Unternehmen im Gesundheitswesen sucht einen Executive Assistant & Office Manager (m/w/d) in Berlin. In dieser Teilzeitposition unterstützen Sie den CEO und verwalten das Büro. Zu Ihren Aufgaben gehören Korrespondenz, Terminplanung und das Management von Gremiensitzungen. Der ideale Kandidat hat mehrjährige Erfahrung im Office-Management, ist sicher im Umgang mit MS Office und spricht fließend Deutsch und Englisch. Flexible Arbeitszeit und moderne Hardware werden geboten.

Leistungen

Gleitzeit

Mobiles Arbeiten

Gesundheits- und Sportangebote

Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in Assistenz- oder Office-Management-Funktionen.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Stressresistenz.

Aufgaben

• Unterstützung des CEO im Büroalltag.
• Planung von Meetings und Veranstaltungen.
• Vorbereitung von Gremiensitzungen.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch

Eigeninitiative

Tools

MS Office

Digitale Tools für Terminmanagement

Jobbeschreibung

Executive Assistant & Office Manager (m / w / d) – Standort Berlin

Publiziert: 19.12.2025 | Stellen-ID: 1873
Berufserfahrung: Unbefristet | Arbeitszeit: Teilzeit (25h / Woche) | Standort: Berlin

Du liebst es, den Überblick zu behalten und für reibungslose Abläufe zu sorgen? In dieser vielseitigen Rolle kombinierst du die Unterstützung unseres CEO mit dem Management unseres neu gegründeten Berliner Offices. Dabei erwartet dich eine spannende Mischung aus organisatorischen und kommunikativen Aufgaben.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung des CEO im Büroalltag – Korrespondenz per E-Mail und Telefon, Bearbeitung und Weiterleitung von Posteingängen.
• Termin- und Reisemanagement: Planung von Meetings und Veranstaltungen, Organisation von Raumbuchungen, Catering, Hotels und Transportmittel.
• Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen sowie der Gesellschafterversammlung: Schreiben der Agenda, Dokumentenmanagement, Versendung von Einladungen und Unterlagen.
• Verantwortung für Post- und Pakete im neuen Berliner Office: Annahme, Weiterleitung, Zutrittskontrollsystem und Schlüsselverwaltung.
• Ansprechpartner*in für Dienstleister*innen und Hausverwaltung, Organisation von Besprechungen, Umsetzung von Arbeitssicherheitsmaßnahmen, Sicherstellung von Büromaterial und Kantinenbedarf.
• Enge Abstimmung mit dem FM-Team aus Stuttgart: Gästeempfang, Mitarbeitende, Bewirtungen und Konferenzen.

Damit begeisterst Du uns

• Mehrjährige Erfahrung in Assistenz- oder Office-Management-Funktionen, idealerweise in einem dynamischen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools für Termin- und Reisemanagement.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative.
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch sowie ein professionelles Auftreten.
• Diskretion, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten.

Das bieten wir Dir

• Gleitzeit (38h / Woche bei Vollzeit) und mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands, um deine individuelle Arbeitsweise zu gestalten.
• Modernste Hardware, die wir dir selbstverständlich zur Verfügung stellen.
• Ein familiengeführtes, international agierendes Unternehmen – Teil der digitalen Transformation im Gesundheitswesen.
• Innovationsorientierte Projekte im Bereich Digitalisierung.
• New Work Kultur der Partizipation, Empowerment und wertschätzender Umgang.
• Individuelle Angebote der Thieme.ACADEMY zur Förderung deiner Stärken und persönlichen Entwicklung.
• Verschiedene Gesundheits- und Sportangebote.

Marcella Scheckenbach
Recruiter