Executive Assistant (m/w/d) Marketing & Communications

Huxley; Frankfurt; Vor Ort; EUR 60.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice nach Absprache

Zusammenfassung

Executive Assistant (m/w/d) im Bereich Marketing & Communications in Frankfurt am Main. Wir suchen eine erfahrene Persönlichkeit zur Unterstützung des CoE Lead Communications & Brand Experience. Sie arbeiten eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen und koordinieren Kalender, Reisen sowie Meetings.

Sie bringen mind. 5 Jahre Erfahrung, fließendes Deutsch und Englisch sowie starke Organisationsfähigkeiten mit.

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in Executive Support oder gleichwertiger Position.
• Erfahrung in internationalem Umfeld.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten.

Aufgaben

• Eigenverantwortliches Kalender-Management und Priorisierung von Terminen.
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen.
• Vorbereitung von Meetings, Briefings, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen.
• Unterstützung bei Leadership-, Management- und Stakeholder-Meetings.
• Proaktive Koordination von Prioritäten und Nachverfolgung offener Themen.

Kenntnisse

Kalenderverwaltung

Reiseorganisation

Meeting-Management

Stakeholder-Management

MS Office

Outlook

PowerPoint

Teams

Deutsch/Englisch fließend

Tools

MS Office

Outlook

PowerPoint

Teams

Jobbeschreibung

Executive Assistant (m/w/d) Marketing & Communications

Frankfurt am Main | Arbeitnehmerüberlassung | Befristet auf 6 Monate l Option auf Verlängerung

Für unseren Kunden, einen international agierenden Finanzdienstleister, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine erfahrene Persönlichkeit als Executive Assistant (m/w/d) im Bereich Marketing & Communications.

In dieser Position unterstützen Sie den CoE Lead Communications & Brand Experience als vertrauensvolle:r Sparringspartner:in im Tagesgeschäft und tragen maßgeblich dazu bei, die effiziente Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern sicherzustellen.

Ihre Aufgaben

Executive & Leadership Support

• Eigenverantwortliches Management eines komplexen Kalenders und Priorisierung von Terminen
• Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Vorbereitung von Meetings, Briefings, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
• Unterstützung bei Leadership-, Management- und Stakeholder-Meetings
• Proaktive Steuerung und Koordination von Prioritäten sowie Nachverfolgung offener Themen

Projekt- und Stakeholder-Management

• Koordination bereichsübergreifender Projekte und Aktivitäten
• Nachhalten von Maßnahmen, Entscheidungen und Deliverables
• Schnittstellenfunktion zwischen Führungskraft, Teams und weiteren Stakeholdern
• Unterstützung bei der Abstimmung und Zusammenarbeit innerhalb internationaler Strukturen

Kommunikation & Organisation

• Unterstützung bei Kommunikationsmaßnahmen und Führungskräftekommunikation
• Organisation von Workshops, Team-Events und Leadership Offsites
• Optimierung von Prozessen, Governance-Strukturen und Arbeitsabläufen

Administrative Aufgaben

• Reisekosten- und Rechnungsmanagement
• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen
• Pflege von Dokumentationen und organisatorischen Unterlagen
• Professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen

Ihr Profil

Must-haves

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Executive Coordinator oder in einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf Senior-Management-Ebene
• Berufserfahrung in einem internationalen und komplexen Unternehmensumfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten
• Sicheres Stakeholder-Management auf unterschiedlichen Hierarchieebenen
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, PowerPoint und Teams
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Stärken

• Hohe Eigeninitiative und Proaktivität
• Professionelles Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
• Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Belastbarkeit sowie souveräner Umgang mit wechselnden Prioritäten

Von Vorteil

• Erfahrung im Umfeld Marketing, Kommunikation oder Brand Management
• Erfahrung in der Koordination von Projekten und bereichsübergreifenden Initiativen

Rahmenbedingungen

• Einsatzort: Frankfurt am Main
• Einsatzdauer: 6 Monate
• Start: ab sofort
• Arbeitszeit: Vollzeit, Montag bis Freitag
• Homeoffice: nach Absprache
• Arbeitnehmerüberlassung
• Wochenendarbeit nur in Ausnahmefällen erforderlich