Executive Assistant (m/w/d)

I.K. Hofmann GmbH Unit 2; Frankfurt; Hybrid; EUR 52.000 - 78.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Übernahmechance durch unseren Kunden

Zuschuss zur betrieblichen Altersvorss

Arbeitszeitkonto und Mobile-Office

Zusammenfassung

Hofmann Personal in Frankfurt sucht eine/n Executivassistent/in (m/w/d) zur Unterstützung einer leitenden Funktion im Bereich Communications & Brand Experience. Sie koordinieren Termine, reisen international mit dem Führungsteam und bereiten Entscheidungsunterlagen vor.

Sie arbeiten in einem komplexen Umfeld mit vielen Stakeholdern, unterstützen Management-Meetings und gestalten Arbeitsabläufe effizient. Homeoffice-Option vereint mit Präsenz im Büro vor Ort.

Qualifikationen

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant oder vergleichbare Position.
• Erfahrung in der Unterstützung leitender Führungskräfte und Managementteams.
• Arbeiten in einem komplexen Unternehmensumfeld mit zahlreichen Stakeholdern.

Aufgaben

• Organisieren dynamischer Kalender, koordinieren nationale/internationale Reisen und Vorbereitung von Agenden, Präsentationen und Entscheidungsunterlagen.
• Behalten Prioritäten, Abhängigkeiten und Terminüberschneidungen im Blick; Unterstützung von Management-, Gremien-, Team- und Stakeholder-Terminen.
• Verfolgen strategische Maßnahmen, Entscheidungen und To-dos aus Communications, Brand Experience und Marketing; verlässliche Nachverfolgung sicherstellen.

Kenntnisse

Executive support

Stakeholder management

Calendar management

Travel coordination

Meeting coordination

Projektkoordination

Jobbeschreibung

Willkommen bei Hofmann Personal, einem erfahrenen Personaldienstleister mit 40 Jahren Marktpräsenz. Wir bringen Menschen und Unternehmen zusammen und begleiten Sie auf Ihrem beruflichen Weg.

Ihre neue Herausforderung:

Das Unternehmen arbeitet in einem komplexen Unternehmensumfeld mit zahlreichen internen und externen Ansprechpartnern. Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie eine leitende Funktion im Bereich Communications & Brand Experience und sorgen dafür, dass strategische Themen, Termine und Abstimmungen zuverlässig ineinandergreifen.

Ihre Aufgaben:

• Sie organisieren einen dynamischen Kalender, koordinieren nationale und internationale Reisen und bereiten Agendas, Präsentationen sowie Entscheidungsunterlagen vor
• Sie behalten Prioritäten, Abhängigkeiten und Terminüberschneidungen im Blick und unterstützen die Vorbereitung von Management-, Gremien-, Team- und Stakeholder-Terminen
• Sie verfolgen strategische Maßnahmen, Entscheidungen und To-dos aus den Bereichen Communications, Brand Experience und Marketing und stellen eine verlässliche Nachverfolgung sicher
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit verschiedener Teams und Ansprechpartner, unterstützen die Kommunikation der leitenden Funktion und begleiten bei Bedarf den Austausch mit externen Partnern
• Sie unterstützen Workshops, Teamplanungen und strategische Veranstaltungen, verbessern organisatorische Abläufe und übernehmen administrative Aufgaben wie Rechnungen, Ausgaben, Beschaffungsanfragen und Dokumentation

Ihr Profil:

• Sie verfügen über mindestens fünf Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant (m/w/d), Executive Coordinator (m/w/d) oder in einer vergleichbaren Position
• Sie haben bereits leitende Führungskräfte und Managementteams professionell unterstützt
• Sie bringen Erfahrung in einem komplexen Unternehmensumfeld mit vielfältigen Stakeholdern mit
• Sie arbeiten strukturiert, organisatorisch stark und verfügen über ausgeprägte Fähigkeiten in der Projektkoordination
• Idealerweise kennen Sie die Arbeit in einem Marketing- oder Kommunikationsteam beziehungsweise haben Erfahrung in diesen Bereichen

Ihre Vorteile bei Hofmann Personal:

• Übernahmechance durch unseren Kunden
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Mitarbeiter-App und Arbeitszeitkonto für die unkomplizierte Abwicklung von Anliegen, wie z.b. dem Urlaubsantrag und mehr Flexibilität durch exakte Stundenerfassung
• Möglichkeit mobil im Homeoffice zu arbeiten
• Ansprechpartner vor Ort

Wir freuen uns auf Sie!