Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Konsul Personalberatung GmbH; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Konsul Personalberatung GmbH sucht für unseren Mandanten eine erfahrene Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d) am Standort Düsseldorf. Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und unterstützen bei Geschäftsreisen, Präsentationen und Berichten.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung sowie den Fachabteilungen zusammen, verfassen Korrespondenz auf Deutsch und Englisch und übernehmen kleinere Projekte sowie das Protokollwesen. Reisebereitschaft ca. 40% gehört dazu.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes kaufmännisches Studium oder kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf Geschäftsführungs- oder Top-Management-Ebene.
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise auch unter Zeitdruck.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse; sichere Korrespondenz in beiden Sprachen.
• Erfahrung in Event-, Reise- und Projektmanagement.

Aufgaben

• Termin- und Kalenderkoordination der Geschäftsführung.
• Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Geschäftsreisen.
• Dokumente, Berichte und Entscheidungsvorlagen erstellen und layouten; Protokollführung.
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsführung und Fachabteilungen.
• Mitwirkung an strategischen Projekten und eigenständige Übernahme kleinerer Projekte.
• Vertrauliche Behandlung sensibler Informationen und Verwaltung vertraulicher Unterlagen.

Kenntnisse

Deutsch sehr gut

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Planung/Koordination

Reisebereitschaft

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS Office

Collaboration-Tools

Jobbeschreibung

Unser Mandant ist ein international tätiges, produzierendes Familienunternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern weltweit, das sich durch sein umfangreiches Produktportfolio, moderne Technik sowie seinen Fokus auf Umwelt und Nachhaltigkeit auszeichnet.

Für dieses erfolgreiche Unternehmen besetzen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die verantwortungsvolle Position des

Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Aufgaben

• Als Executive Assistant (m/w/d) übernehmen Sie die Termin- und Kalenderkoordination des Geschäftsführers sowie die Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen und Geschäftsreisen.
• Ihr Aufgabengebiet umfasst zudem die Erstellung, Bearbeitung und Layout von Dokumenten, Berichten und Entscheidungsvorlagen und die Protokollführung, inkl. Aufgaben- und Maßnahmenverfolgung.
• Im Rahmen des Schnittstellenmanagements fungieren Sie als zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und stellen einen optimalen Informationsfluss zwischen Geschäftsführung und Fachabteilungen sicher. Dazu zählen auch das Verfassen und Prüfen geschäftlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Ihr Aufgabengebiet umfasst zudem die Mitarbeit an strategischen Projekten der Geschäftsleitung, die Aufbereitung von Analysen, Präsentationen und Reportings sowie die eigenständige Übernahme kleinerer Projekte oder Workstreams.
• In Ihrer Funktion sind Sie zudem mit vertraulichen Aufgaben wie der sorgfältigen Behandlung sensibler Informationen und der Verwaltung vertrauensvoller Unterlagen, Verträge und Personalthemen betraut.
• Sie begleiten den Geschäftsführer bei Reisen zu den verschiedenen Standorten sowie zu Holding-Meetings im In- und Ausland.

Die Anforderungen

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes kaufmännisches Studium oder eine kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Betriebswirtschaftslehre, Office Management).
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungs- oder Top-Management-Ebene mit.
• Sie zeichnen sich durch Ihr Interesse an Unternehmensprozessen und strategischen Themen, Ihre eigenständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise – auch unter Zeitdruck, eine hohe Einsatzbereitschaft und Serviceorientierung sowie ein repräsentatives Auftreten aus.
• Zudem bringen Sie die Fähigkeit, komplexe Informationen verständlich aufzubereiten sowie Erfahrung im Event-, Reise- und Projektmanagement mit.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) werden vorausgesetzt. Erste Erfahrung mit modernen Collaboration- und Organisations-Tools wären von Vorteil.
• Sie bringen eine Bereitschaft für regelmäßige Dienstreisen (ca. 40%) mit.

Anreiz

• Das Unternehmen bietet eine spannende Position in einem nachhaltig erfolgreichen Umfeld.
• Eine offene, transparente und ergebnisorientierte Arbeitsatmosphäre, gepaart mit einem hohen Level an Eigenständigkeit und Verantwortung für die Mitarbeiter.
• Eine attraktive, leistungsorientierte Vergütung und hervorragende Sozialleistungen runden das interessante Angebot ab.

Einsatzort

Raum Düsseldorf