Executive Assistant (m/w/d)

Richard H. Gruber Consulting GmbH; Frankfurt; Vor Ort; EUR 60.000 - 90.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Interessante Tätigkeit

Internationales Stakeholder-Umfeld

Attraktive Konditionen

Zusammenfassung

Richard Gruber Consulting GmbH in Frankfurt am Main sucht eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d) im Bereich Marketing & Communications.

Sie unterstützen eine Führungskraft auf Senior-Level und koordinieren organisatorische, kommunikative und administrative Abläufe, arbeiten als zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern und tragen maßgeblich zum Erfolg strategischer Initiativen bei.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Executive Assistant oder vergleichbarer Position
• Unterstützung von Führungskräften im Umfeld Marketing/Communication
• Erfahrung im Umgang mit internen und externen Stakeholdern
• Ausgeprägte Organisations-, Koordinations- und Projektmanagementfähigkeiten
• Hohes Kommunikationsniveau in Deutsch und Englisch
• Selbstständige, strukturierte und belastbare Arbeitsweise

Aufgaben

• Proaktive Steuerung und Priorisierung eines komplexen Kalenders
• Organisation und Koordination nationaler sowie internationaler Dienstreisen
• Vorbereitung von Agendaunterlagen, Briefings, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Koordination bereichsübergreifender Projekte und Abstimmungsprozesse
• Unterstützung bei Management-, Board-, Team- und Stakeholder-Meetings
• Unterstützung der internen und externen Kommunikation der Führungskraft
• Koordination von Kontakten und Terminen mit externen Partnern
• Bearbeitung administrativer Aufgaben (Reisekosten, Rechnungen, Beschaffungsanforderungen)
• Pflege und Organisation von Dokumentationen und Unterlagen

Kenntnisse

Executive support

Kalender-Management

Reisekoordination

Stakeholder-Management

Projektkoordination

Kommunikation

Deutsch & Englisch

Diskretion

Jobbeschreibung

Die Richard Gruber Consulting GmbH unterstützt Unternehmen bei der Besetzung kaufmännischer und fachlicher Positionen im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung. Wir legen Wert auf klare Kommunikation, faire Zusammenarbeit und eine seriöse Betreuung während des gesamten Bewerbungsprozesses.

Arbeitnehmerüberlassung | Frankfurt am Main | Vollzeit

Für unseren Kunden aus dem Bankenumfeld suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen erfahrenen Executive Assistant (m/w/d) im Bereich Marketing & Communications.

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie eine Führungskraft auf Senior-Level und sorgen für einen reibungslosen Ablauf organisatorischer, kommunikativer und administrativer Prozesse. Dabei agieren Sie als wichtige Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern und tragen maßgeblich zum Erfolg strategischer Projekte und Initiativen bei.

Ihre Aufgaben:

Executive & Leadership Support

• Proaktive Steuerung und Priorisierung eines komplexen Kalenders
• Organisation und Koordination nationaler sowie internationaler Dienstreisen
• Vorbereitung von Agendaunterlagen, Briefings, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Vorausschauende Planung sowie Management von Terminkonflikten und Abhängigkeiten
• Unterstützung bei Management-, Board-, Team- und Stakeholder-Meetings

Strategische Koordination & Projektunterstützung

• Nachverfolgung wichtiger Maßnahmen und Deliverables im Umfeld von Kommunikation, Marketing und Brand Experience
• Dokumentation von Entscheidungen, Aufgaben und Vereinbarungen
• Sicherstellung der termingerechten Umsetzung vereinbarter Maßnahmen
• Koordination bereichsübergreifender Projekte und Abstimmungsprozesse

Kommunikationsmanagement

• Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation der Führungskraft
• Koordination relevanter Kommunikationsaktivitäten und Informationsflüsse

Stakeholder Management

• Ansprechpartner und Schnittstelle für interne sowie externe Stakeholder
• Förderung einer effizienten Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Interessengruppen
• Professioneller Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen
• Koordination von Kontakten und Terminen mit externen Partnern

Team- und Organisationsunterstützung

• Unterstützung bei Teamplanungen, Workshops, Leadership-Offsites und strategischen Meetings
• Nachverfolgung von Prioritäten innerhalb des Teams Communications & Brand Experience
• Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen, Governance-Strukturen und Arbeitsabläufen
• Identifikation von Verbesserungspotenzialen in Kommunikation und Zusammenarbeit

Administrative Aufgaben

• Bearbeitung von Reisekosten, Rechnungen und Beschaffungsanforderungen
• Unterstützung administrativer Prozesse
• Pflege und Organisation von Dokumentationen und Unterlagen

Ihr Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 5 Jahre) als Executive Assistant, Executive Coordinator oder in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und Leadership-Teams
• Berufserfahrung in einem komplexen Unternehmensumfeld mit vielfältigen Stakeholdern
• Ausgeprägte Organisations-, Koordinations- und Projektmanagementfähigkeiten
• Hohe Kommunikationskompetenz sowie professionelles Auftreten
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Idealerweise Erfahrung im Umfeld Marketing, Kommunikation oder Brand Management (kein Muss)
• Verhandlungssichere Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch

Wir bieten

• Spannende Tätigkeit bei einem renommierten Unternehmen
• Anspruchsvolles und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Zusammenarbeit mit Führungskräften und internationalen Stakeholdern
• Einsatz im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit attraktiven Konditionen
• Einsatzort: Frankfurt am Main