Executive Assistant (m/w/d)

SymBio.; Berlin; Vor Ort; EUR 65.000 - 85.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersversorgung

Deutschlandticket

Benefits-Paket

Zusammenfassung

SymBio Recruitment GmbH sucht eine engagierte Fachkraft für Exekutivunterstützung und Projektmanagement mit Fokus auf koordinierte Mandate, Prioritäten und Deadlines. Die Rolle verlangt eigenverantwortliches Arbeiten in einem internationalen Umfeld.

Sie arbeiten eng mit erfahrenen Beratungspersönlichkeiten zusammen und übernehmen eigenständig Verantwortlichkeiten innerhalb klarer Rahmenbedingungen. Großzügige Vergütung, moderner Arbeitsplatz im Zentrum Berlins/Frankfurts, sowie Benefits erwarten

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Executive Support oder Projektmanagement.
• Abgeschlossenes Studium, z. B. Betriebswirtschaft oder vergleichbare Fachrichtung.
• Sehr gute Englischkenntnisse für internationales Umfeld.

Aufgaben

• Koordination und Nachverfolgung laufender Mandate, Projekte und Prozesse
• Steuerung von Prioritäten, Zuständigkeiten und Deadlines
• Aktive Klärung offener Punkte mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Vorausschauende Koordination von Kalender, Terminen und Prioritäten
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Interviews
• Koordination verschiedener Stakeholder im internationalen Umfeld
• Anlage und Pflege von Projekten im eingesetzten Projektmanagementsystem
• Sicherstellung einer vollständigen und aktuellen Datenbasis
• Professionelle Aufbereitung und Qualitätskontrolle von Dokumenten
• Einsatz digitaler Tools und geeigneter Best Practices zur Optimierung von Abläufen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Executive Support, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld oder vergleichbare Erfahrung
• Abgeschlossenes Studium, z. B. der Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Politikwissenschaft oder einer vergleichbaren Fachrichtung bzw. vergleichbare Ausbildung
• Ausgeprägte Organisations- und Projektmanagementkompetenz
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicheres Gespür für Prioritäten und ein hoher Qualitätsanspruch
• Sehr gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit im internationalen Umfeld
• Offenheit gegenüber digitalen Tools und neuen Arbeitsmethoden

Kenntnisse

Executive Support

Projektmanagement

Organisation

Priorisierung

Kommunikation

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium Betriebswirtschaft

Weitere relevante Ausbildung

Tools

Projektmanagement-Tools

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Berlin oder Frankfurt am Main | Vollzeit | Unbefristet | Direktvermittlung

Über uns

Die SymBio Recruitment GmbH steht für mehr als nur Personalvermittlung – wir sind Ihr Wegbegleiter in der Welt der beruflichen Entwicklung. Unser Ziel ist es, nicht nur Unternehmen und Fachkräfte zusammenzubringen, sondern auch Ihre persönlichen Stärken und beruflichen Ambitionen optimal zu fördern.

Die Rolle

Sie koordinieren anspruchsvolle Mandate und Projekte, schaffen Struktur und sorgen dafür, dass Prioritäten, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte klar definiert und zuverlässig umgesetzt werden.

Dabei arbeiten Sie eng mit einer erfahrenen Beratungspersönlichkeit zusammen und übernehmen innerhalb abgestimmter Rahmenbedingungen eigenständig Verantwortung.

Ihre Aufgaben

• Koordination und Nachverfolgung laufender Mandate, Projekte und Prozesse
• Steuerung von Prioritäten, Zuständigkeiten und Deadlines
• Aktive Klärung offener Punkte mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Vorausschauende Koordination von Kalender, Terminen und Prioritäten
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Interviews
• Koordination verschiedener Stakeholder im internationalen Umfeld
• Anlage und Pflege von Projekten im eingesetzten Projektmanagementsystem
• Sicherstellung einer vollständigen und aktuellen Datenbasis
• Professionelle Aufbereitung und Qualitätskontrolle von Dokumenten
• Einsatz digitaler Tools und geeigneter Best Practices zur Optimierung von Abläufen
• Mehrjährige Berufserfahrung im Executive Support, Projektmanagement oder einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld oder vergleichbare Erfahrung
• Abgeschlossenes Studium, z. B. der Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Politikwissenschaft oder einer vergleichbaren Fachrichtung bzw. vergleichbare Ausbildung
• Ausgeprägte Organisations- und Projektmanagementkompetenz
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicheres Gespür für Prioritäten und ein hoher Qualitätsanspruch
• Sehr gute Englischkenntnisse für die Zusammenarbeit im internationalen Umfeld
• Offenheit gegenüber digitalen Tools und neuen Arbeitsmethoden

Das erwartet Sie

• Unbefristete Festanstellung in Direktvermittlung (keine Arbeitnehmerüberlassung)
• Verantwortungsvolle Position mit viel Gestaltungsspielraum in einem spannenden wirtschaftlichen Kontext
• Ein hoch moderner Arbeitsplatz im Zentrum Berlins / Frankfurts
• Ein renommierter, international tätiger Arbeitgeber
• Eigenständiges Arbeiten innerhalb klarer Verantwortungsbereiche
• Ein attraktives Vergütungspaket
• Zuschuss zur betrieblichen Altersversorgung
• Monatliches Benefit-Paket sowie Übernahme des Deutschlandtickets

SymBio Recruitment GmbH – Karriere beginnt mit Vertrauen.