Executive Assistant HR / Assistenz der SVP HR (m/w/d)

HGV Hanseatische Gesellschaft für Verlagsservice; Stuttgart; Hybrid; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein internationales Unternehmen in Stuttgart sucht einen Executive Support für die SVP HR. In dieser Rolle bieten Sie umfassende Unterstützung in einem internationalen Umfeld, hierzu gehören die eigenständige Planung von Terminen, die Vorbereitung von Präsentationen und die Mitarbeit an HR-Projekten. Der ideale Kandidat verfügt über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung in der Assistenz, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein hohes Maß an Organisationsvermögen. Flexible Arbeitszeiten sind möglich.

Leistungen

Flexibles Arbeiten

Sportangebote

Buchkontingente

Kantine

Jobrad

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Executive-Support-Rolle.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Interesse an Digitalisierung und effizienter Arbeitsorganisation.

Aufgaben

• Eigenständiges Termin-, Reise- und Meetingmanagement.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Unterlagen und Präsentationen.
• Unterstützung bei strategischen HR- und Leadership-Themen.

Kenntnisse

Organisationsvermögen

Auffassungsgabe

Service- und Lösungsorientierung

Diskretion

Professionelles Auftreten

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS Office

Digitale Tools

Jobbeschreibung

Deine Rolle

In dieser Position unterstützt du die SVP HR der Holtzbrinck Gruppe in einem komplexen, internationalen Umfeld. Du bist weit mehr als klassische Assistenz: Du denkst mit, strukturierst voraus, priorisierst klug und sorgst dafür, dass operative und administrative Themen zuverlässig, diskret und effizient gesteuert werden.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Weiterentwicklung digitaler Arbeitsweisen im HR-Bereich sowie darauf, deiner Führungskraft den Rücken freizuhalten – organisatorisch, inhaltlich und kommunikativ.

Deine Aufgaben

Executive Support & Organisation

• Eigenständiges, vorausschauendes Termin-, Reise- und Meetingmanagement in einem internationalen Kontext
• Vorbereitung, Strukturierung und Nachbereitung von Unterlagen, Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen
• Aktive Priorisierung und Koordination von Themen, Schnittstellen und Stakeholdern
• Verlässliche Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner*innen

Inhaltliche und operative Unterstützung

• Schnelles Erfassen komplexer Sachverhalte und Übersetzen in klare To-dos und Strukturen
• Unterstützung bei strategischen HR- und Leadership-Themen (z. B. Executive Recruiting)
• Mitarbeit an ausgewählten HR-Projekten mit hoher Vertraulichkeit

Digitalisierung & Arbeitsorganisation

• Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen, Ablagestrukturen und digitalen Tools im HR-Bereich
• Mitdenken und Vorantreiben einer modernen, effizienten Arbeitsweise (z. B. Dokumentation, Wissensmanagement, Kollaboration)
• Sicherstellen von Transparenz, Verlässlichkeit und Qualität in der täglichen Zusammenarbeit

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit mehrjähriger Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Executive‑Support‑Rolle
• Sehr gutes Organisationsvermögen, ausgeprägte Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch in komplexen Situationen den Überblick zu behalten
• Hohe Service‑ und Lösungsorientierung sowie ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Souveränes, ruhiges Auftreten und sehr gutes Gespür für Menschen, Situationen und Unternehmenskultur
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr sichere Anwendung von MS Office / digitalen Tools und echtes Interesse an Digitalisierung und effizienter Arbeitsorganisation
• Diskretion und Professionalität sind für dich selbstverständlich

Wir bieten dir

• Ein offenes, unterstützendes HR‑Team, das dich umfassend einarbeitet
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit viel Lernpotenzial
• Flexibles Arbeiten inkl. mobilem Arbeiten (bis zu 2 Tage/Woche)
• Zahlreiche Benefits (Sportangebote, Buchkontingente, Kantine, Jobrad etc.)
• Wertschätzende Unternehmenskultur und kurze Entscheidungswege