Executive Assistant & Business Operations (m/w/d) – Berlin | Hybrid | Vollzeit oder Teilzeit

ida (Innovations- und Digitalagentur GmbH); Waltersdorf; Vor Ort; EUR 55.000 - 75.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Work & Travel EU-Option

Betriebliche Altersvorsorge

EGYM Wellpass 25 €/Monat

Mitarbeiterrabatte

Weiterbildungsbudget

Flexible Hybrid-Arbeit

Team Offsites

Zusammenfassung

ida sucht eine erfahrene Executive Assistant & Business Operations, die die Geschäftsleitung entlastet, das Office in Alleinregie führt und Projekte eigenständig vorantreibt. Du unterstützt Recruiting, Finance und HR sowie das Produktteam.

Erwartet werden 5+ Jahre Erfahrung, hohe Diskretion, sowie sichere Google-Workspace-Kenntnisse. Du arbeitest vor Ort im Office in Schönefeld, bringst Führerschein B mit und übernimmst vollständige Projektverantwortung für Administration, HR und

Qualifikationen

• 5+ Jahre Berufserfahrung mit Schnittstellen zu Assistenz-, Organisations- oder C-Level-Themen
• Nachweisbare eigenständige Projektverantwortung
• Deutsch C2, Englisch C1
• Höchste Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit Postfächern, Finanzen und privaten Themen
• Sicheres Zahlenverständnis, Google Workspace sicher im Einsatz
• Regelmäßige Präsenz im Office Schönefeld, Führerschein Klasse B ist von Vorteil
• Nachweislicher Aufbau eines Wissens- oder Prozesssystems (Google Workspace, Notion, Confluence o. ä.)

Aufgaben

• Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung zuverlässig verwalten
• Meetings vorbereiten, strukturieren und Entscheidungen dokumentieren
• Office-Management in Schönefeld übernehmen (Bürobedarf, Ablage, Verträge)
• Onboarding- und Weihnachtsboxen organisieren und neues Teamgefühl fördern
• Produktsamples annehmen, dokumentieren und Feedback vorbereiten
• Private Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort unterstützen
• Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung erstellen
• Informationen für strategische Entscheidungen recherchieren und aufbereiten
• Interne Events und Offsites vollständig planen und umsetzen
• Projektverantwortung für Administration, HR und Unternehmensentwicklung übernehmen
• Optimierungspotenziale erkennen und umsetzen

Kenntnisse

Projektverantwortung

Diskretion

Office-Management

Sprachkenntnisse

Führerschein B

Tools

Google Workspace

Confluence

Notion

Jobbeschreibung

Beschreibung

Wir suchen eine erfahrene, diskrete und hoch organisierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung wirksam entlastet. Als Executive Assistant & Business Operations bist du die zentrale Ansprechperson für drei Principals, verantwortest das Office in Alleinregie, treibst eigene Projekte voran und unterstützt in Recruiting und Finance. Ein Allrounder-Job mit voller Ownership ab Tag 1.

Deine Aufgaben

Executive Support & Office Management

• Du managst Kalender, Reisen und E-Mail-Postfächer der Geschäftsführung – zuverlässig, proaktiv, mit Überblick
• Du bereitest Meetings vor, strukturierst sie und sorgst dafür, dass Entscheidungen und To-dos nicht im Nirwana verschwinden
• Du kümmerst dich um das Office-Management in Schönefeld: Bürobedarf, Ablage, Dokumente, Vertragsmanagement
• Du baust unsere Onboarding- und Weihnachtsboxen zusammen und sorgst dafür, dass neue Teammitglieder vom ersten Tag an das Naturida-Feeling spüren
• Du nimmst Produktsamples an, dokumentierst sie und bereitest Feedback für die Geschäftsleitung und das Produktteam auf
• Du unterstützt bei privaten Erledigungen des Geschäftsführers vor Ort (Besorgungen, Termine, etc.)

Projekte & Business Operations

• Du erstellst Berichte, Präsentationen und Analysen für die Geschäftsleitung
• Du recherchierst, strukturierst und bereitest Informationen für strategische Entscheidungen auf
• Du planst und steuerst interne Events und Offsites als vollständige Projektverantwortliche – von der Idee bis zur Nachbereitung
• Du übernimmst vollständige Projektverantwortung für strategische Initiativen in den Bereichen Administration, HR und Unternehmensentwicklung – von der Konzeption bis zur Umsetzung
• Du erkennst Optimierungspotenziale – und setzt sie auch um

Recruiting & Finance Support

• Du verantwortest die Onboarding-Journey operativ und sorgst für einen reibungslosen Start neuer Kolleg:innen
• Du terminierst und koordinierst Interviews, kommunizierst wertschätzend mit Kandidat:innen und pflegst unser Bewerbermanagement
• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung: Du sammelst und prüfst Belege und gibst sie fristgerecht ans Steuerbüro weiter, außerdem managst du die Spesen- und Kreditkartenabrechnungen der Geschäftsleitung
• Du behältst Zahlungsfristen und Verträge im Blick und unterstützt bei Kontierung, Freigaben und Controlling

Dein Profil

• 5+ Jahre Berufserfahrung mit Schnittstellen zu Assistenz-, Organisations- oder C-Level-Themen
• Nachweisbare eigenständige Projektverantwortung
• Deutsch C2, Englisch C1
• Höchste Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit Postfächern, Finanzen und privaten Themen
• Sicheres Zahlenverständnis, Google Workspace sicher im Einsatz
• Regelmäßige Präsenz im Office Schönefeld, hands-on, Führerschein Klasse B ist von Vorteil
• Nachweislicher Aufbau eines Wissens- oder Prozesssystems (Google Workspace, Notion, Confluence o. ä.)

Optionales Vorstellungsvideo
Du möchtest uns schon vor dem ersten Gespräch einen persönlichen Eindruck geben? Dann freuen wir uns über ein kurzes Vorstellungsvideo. Infos & Upload findest du hier

Warum wir?

• Work & Travel:Arbeite bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU-Ausland – Freiheit und Flexibilität im Einklang.
• Altersvorsorge: Wir übernehmen 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Gesundheit & Balance:Profitiere von einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für nur 25 €/Monat – für Fitness, Gesundheit und mentale Stärke.
• Mitarbeiterrabatte: Exklusive Vergünstigungen auf unsere eigenen Marken und Produkte.
• Weiterentwicklung: Jährliches Weiterbildungsbudget, damit du fachlich und persönlich wachsen kannst.
• Arbeitsumfeld: Flexibles Arbeiten im Hybrid-Modell | 20–40 Stunden/Woche möglich
• Kultur: Wir leben eine moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und echter Hands-on-Mentalität.
• Teamspirit: Regelmäßige Offsites & Teamevents, die Raum für Austausch, Spaß und gemeinsames Wachstum schaffen.