Operation & Executive Manager (m/w/d)

PS Pharma Service GmbH; Köln; Hybrid; EUR 65,000 - 95,000; Full time

Benefits offered by this job

Flex Office

30 Tage Urlaub

Urban Sports Club

Mealmates Mittagessen

Kinderbetreuung 250 €/Monat

Sommerfest & Team-Events

betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Modernes Equipment

Job summary

PS Pharma Service GmbH in Köln sucht eine erfahrene Führungskräfte-Unterstützung, die Verantwortung übernimmt, Prioritäten setzt und Prozesse strukturiert vorantreibt. Sie steuern strategische und operative Projekte, prüfen regulatorische Anforderungen (GMP, pharmazeutische Vorgaben) und arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Reisebereitschaft ist möglich, Flex Office wird geboten, 30 Tage Urlaub und Benefits gehören dazu.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung im Executive Support, Operations oder Projektmanagement.
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsstärke.
• Hohe Eigenständigkeit und unternehmerisches Denken.
• Hands-on-Mentalität – du handelst proaktiv.
• Proaktive, klare und souveräne Kommunikation.
• Diskretion und Zuverlässigkeit.
• Interesse oder Erfahrung in hochregulierten Märkten (Pharma, MedTech).

Responsibilities

• steuerst strategische und operative Projekte eigenständig
• bringst komplexe Themen zuverlässig über die Ziellinie
• hältst Deadlines im Blick – auch wenn andere sie vergessen
• vorbereitest datenbasierte Entscheidungsgrundlagen vor
• priorisierst, wenn alles gleichzeitig wichtig erscheint
• koordinierst bereichsübergreifende Themen mit Klarheit
• liest dich tief in regulatorische Themen ein
• prüfst Bestimmungen und triffst unternehmensnahe Entscheidungen
• bist bei Reisen die rechte Hand des CEOs

Skills

Executive Support

Organisation

Priorisierung

Kommunikation

Discretion

Regulatorisches Verständnis

Reisebereitschaft

Job description

Deine Aufgaben

Du suchst keinen Job - Du suchst Verantwortung. Wir suchen die mitdenkende, priorisierende, strukturgebende, Ärmel-hochkrempelnde „Eierlegende Wollmilchsau“. Wenn du bei„Der Teufel trägt Prada“ innerlich nicht bei der überforderten Anfangs-Andrea stehen geblieben bist, sondern bei der Version am Ende des Films – strukturiert, souverän, unersetzlich – dann lies weiter. …und ja, wir meinen das ernst.
Deine Aufgaben
Du denkst drei Schritte voraus. Du erkennst Engpässe, bevor sie entstehen. Du triffst Entscheidungen, wenn andere noch Informationen sammeln.
Du bist Umsetzer:in, Möglichmacher:in, Strukturgeber:in.
Du…

• steuerst strategische und operative Projekte eigenständig
• bringst komplexe Themen zuverlässig über die Ziellinie
• hältst Deadlines im Blick – auch wenn andere sie vergessen
• bereitest datenbasierte Entscheidungsgrundlagen vor
• priorisierst, wenn alles gleichzeitig wichtig erscheint
• koordinierst bereichsübergreifende Themen mit Klarheit und Durchsetzungskraft
• liest dich tief in regulatorische Themen (z. B. GMP, pharmazeutische Anforderungen) ein
• prüfst Bestimmungen, bewertest Optionen – und triffst im Sinne des Unternehmens Entscheidungen
• bist auf Business Trips oder in intensiven Phasen die rechte Hand des CEOs

Ob Vertragsdetails, GMP-Regularien oder Projekttracking – du findest dich rein. Und zwar schnell.

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung im Executive Support, Operations oder Projektmanagement
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsstärke
• Hohe Eigenständigkeit und unternehmerisches Denken
• Hands-on-Mentalität – du wartest nicht, du handelst
• Proaktive, klare und souveräne Kommunikation
• Diskretion und absolute Zuverlässigkeit
• Interesse oder Erfahrung in hochregulierten Märkten (Pharma, MedTech o. ä.)
• Teilweise Reisebereitschaft, aber auf jeden Fall Flexibilität, wenn es darauf ankommt
• Du gehst die Extrameile, wenn es darauf ankommt
• Du bist Möglichmacher!!!

Wenn du beim Lesen nicht denkst: „Ganz schön viel“ sondern: „Endlich.“ – Dann sollten wir uns kennenlernen!

Warum wir?

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das Raum für Eigeninitiative, Entwicklung und Zusammenarbeit schafft:

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Echter Einfluss statt Kalenderpflege
• Hohe Sichtbarkeit und Verantwortung
• Ein dynamisches, wachsendes Umfeld

Zusätzlich:

• Flex Office
  Du möchtest zwischendurch den Arbeitsplatz wechseln? Mit unserem „Flex Office“-Modell kannst du flexibel auch aus unseren Büros in München, Hamburg, Leipzig oder London arbeiten – für mehr Abwechslung, neue Perspektiven und maximale Flexibilität im Arbeitsalltag.
• Zeit für dich
  Freu dich auf 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage und 40-Stunden-Woche – die halben Tage an Heiligabend und Silvester bekommst du zusätzlich geschenkt.
• Urban Sports Club
  Bleib aktiv, wann und wie es zu dir passt: Mit dem Urban Sports Club (Tarif „Classic“) – mit nur geringer Eigenbeteiligung.
• Mittagessen ohne Aufwand
  Keine Lust auf Vorkochen? Mit Mealmates kommt dein subventioniertes Mittagessen ganz unkompliziert zu dir.
• Unterstützung für Familien
  Wir bezuschussen die Kinderbetreuung für Nichtschulkinder mit bis zu 250 € monatlich – damit du dich entspannt auf Job und Familie konzentrieren kannst.
• Gemeinsam mehr erleben
  Neben der Arbeit darf der Spaß nicht zu kurz kommen: Sommerfeste, Weihnachtsfeiern und regelmäßige Team-Events gehören bei uns dazu.
• Vorsorge im Blick
  Wir unterstützen dich dabei, heute schon an morgen zu denken – mit unserer betrieblichen Altersvorsorge.
• Weiterentwicklung
  Deine Entwicklung liegt uns an Herzen: Wir fördern dich mit Weiterbildungen und individuellen Entwicklungsmöglichkeiten.
• Modernes Arbeiten
  Damit du gut arbeiten kannst, stellen wir dir modernes Equipment wie Laptop und – je nach Rolle – ein iPhone zur Verfügung.
• Teamkultur
  Freu dich auf ein respektvolles Miteinander, flache Hierarchien und eine offene DU-Kultur.