Executive Assistant (all genders)

Scholz & Friends AG; Hamburg; Hybrid; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine führende Agentur in Hamburg sucht einen Mastermind im Hintergrund, der für das Zeit-, Kalender- und Prioritätenmanagement der Geschäftsführung verantwortlich ist. Zu Ihren Aufgaben gehören das Reise- und Terminmanagement sowie die Steuerung sensibler Kommunikation. Der ideale Kandidat verfügt über ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, ist mehrsprachig und hat Erfahrung im Umgang mit modernen Tools. Wir bieten eine flexible Arbeitsumgebung sowie diverse Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Mobile Office & flexible Arbeitszeiten

Discounts bei Dienstleistern

Mental Health Support

Kostenloses Weiterbildungsangebot

Standortübergreifende Mentoring-Programme

Qualifikationen

• Mindestens zwei Jahre relevante Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle.
• Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten sowohl mündlich als auch schriftlich in Deutsch und Englisch.
• Erfahrung im Reisemanagement und in der Organisation von Meetings.

Aufgaben

• Verantwortlich für Zeit-, Kalender- & Prioritätenmanagement.
• Reise- & Terminmanagement inkl. internationaler Reisen.
• Steuerung der sensiblen Kommunikation und Korrespondenz.

Kenntnisse

Top Organisationsfähigkeit

Vorausschauendes Denken

Priorisierungsstärke

Multitasking

Proaktive Mentalität

Durchsetzungsstärke

Stressresistenz

Verhandlungssicheres Deutsch

Verhandlungssicheres Englisch

Sicherer Umgang mit Tools

Tools

Outlook

Teams

Excel

PowerPoint

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Hey,

Mastermind im Hintergrund! Du liebst es, wenn alles läuft – bevor andere überhaupt merken, dass es hätte haken können? Kalender sind für dich keine Termine, sondern strategische Spielfelder? Du denkst mit, voraus und manchmal drei Schritte weiter? Dann lies weiter – wir suchen genau dich.

Was du bei uns machst:

• Vorausschauendes Zeit-, Kalender- & Prioritäten- Management für die Geschäftsführung
• Reise- & Terminmanagement inkl. internationaler Reisen
• Steuerung von E-Mails, Korrespondenz & sensibler Kommunikation
• Abrechnungs- & Rechnungsmanagement
• Schnittstellenmanagement zwischen MD, Management, internen Teams & externen Partner*innen
• Vorbereitung, Erstellung und Nachbereitung von Agentur- & ggf. Kundenpräsentationen
• Sparringspartner*in für organisatorische, operative & teilweise strategische Themen

Das bringst du mit:

• Top Organisationsfähigkeit, vorausschauendes Denken & starkes Business-Mindset
• Hohe Priorisierungsstärke & sicheres Multitasking
• Proaktive, hands‑on Mentalität: zuverlässig, flexibel & lösungsorientiert
• Durchsetzungsstärke gepaart mit Diplomatie & Fingerspitzengefühl
• Stressresistenz & Konfliktfähigkeit mit klarer, professioneller Kommunikation
• Verhandlungssicheres Deutsch & Englisch in Wort & Schrift
• Sehr sicherer Umgang mit Tools wie Outlook, Teams, Excel, PowerPoint & CRM-Systemen
• Absolute Diskretion, Loyalität & ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit

Das bringen wir mit:

• Mobile Office & flexible Arbeitszeiten
• Arbeiten aus dem EU-Ausland | bis zu 45 Tage/Jahr
• Discounts bei Dienstleistern und Fitnessstudios im Umkreis unserer Standorte
• Vergünstigter Paketpreis von "Wellhub" für Sport-, Freizeit-, Wellness- oder App-Angebote
• Mental Health Support in Kooperation mit unseren Partner*innen von Telus Health
• Kostenloses Weiterbildungsangebot für eine gesunde Work‑Life‑Balance mit unseren Partner*innen von voiio

Scholz & Friends Academy: Offene Weiterbildungsangebote zu vielfältigen Fachthemen, inspirierenden Impulsen sowie Diversity, Equity, Inclusion & Belonging (D.E.I.B.)

Regelmäßige Weiterbildungen und Best Practices um deine KI-Expertise kontinuierlich auszubauen und gemeinsam mit uns die Zukunft der Kommunikation zu gestalten

Mit unserem KI-Tool "WPP Open" bieten wir dir umfangreiche Möglichkeiten, die Technologie direkt im Daily Business einzusetzen

Standortübergreifende Mentoring‑Programme für Frauen auf unterschiedlichen Karrierestufen

Reverse‑Mentoring‑Programme zwischen Young Professionals und Führungskräften

Möglichkeit zur Mitgestaltung der Agenturkultur durch Round Tables und Mitarbeitendeninitiativen, wie z.B. unserer &Queer*-Community

Wie wir unsere Friendskultur leben

Alle Friends haben den Raum, sie selbst zu sein, zu wachsen und ihre Ideen auf das nächste Level zu bringen. Bei uns trifft Innovation auf Kultur – eine Kultur, die ohne KI undenkbar ist. Wir nutzen sie nicht irgendwann, sondern jetzt, um uns und unsere Kunden stetig weiterzuentwickeln. Neben der Technologie und Innovation verlieren wir nicht aus den Augen, dass Kommunikation ein Business von Menschen und vor allem für Menschen ist. Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion sind tief in unserer DNA verankert und prägen alles, was wir tun. Unsere Kultur setzt auf mentale Gesundheit, die Balance zwischen Beruf und Familie und ein starkes Bekenntnis zu Diversity.

Interessiert?

Verrate uns gerne, wie du angesprochen werden möchtest (Wunschname und Pronomen). Dann können wir dies im gesamten Prozess berücksichtigen.

Du willst vor deiner Bewerbung noch ein wenig mehr über uns erfahren oder hast Fragen, z.B. zur Barrierefreiheit bei Scholz & Friends? Kein Problem! Schreib uns einfach eine Mail unter [e-mail] . Wir freuen uns auf dich!