Empfangsmitarbeiter (m/w/d) in Teilzeit 20 h

WALL GmbH; Berlin; On-site; EUR 22,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Work-Life-Balance

Onboarding

Moderne Arbeitsumgebung

Mobilitätszuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

WALL GmbH sucht am Headquarter in Berlin-Mitte eine(n) Empfangsmitarbeiter(in) (m/w/d) zur zentralen Anlaufstelle im Office-Management. Du empfängst Mitarbeitende, Gäste und Geschäftspartner:innen freundlich und sorgst für reibungslose Abläufe am Empfang.

Zu Deinen Aufgaben gehören die Annahme von Anrufen, Koordination des Post- und Paketverkehrs, Bestellwesen für Bürobedarf und die Unterstützung bei Meetings/Veranstaltungen. Wir bieten attraktive Benefits und eine moderne Arbeitsumgebung.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung am Empfang oder in Office-Management-Umgebung.
• Organisationstalent und kühler Kopf bei mehreren Aufgaben.
• Hohes Qualitätsbewusstsein und serviceorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Grundkenntnisse Englisch wünschenswert.

Responsibilities

• Empfang am Standort Heidestraße koordinieren und Besucher begrüßen.
• Telefonate entgegennehmen, weiterleiten und E-Mails beantworten.
• Posteingang/ -ausgang, Botengänge und Pakete managen.
• Office-Management: Bestellwesen, Material, Catering, Reinigungskoordination.
• Besprechungen/Veranstaltungen vorbereiten (Raum, Technik, Verpflegung).
• Dienstleisterkommunikation, Mängel- und Störungsmeldungen erfassen und nachverfolgen.

Skills

Empfangserfahrung

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

MS-Office Kenntnisse

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office

Microsoft Teams

Job description

Du bist gerne erste Ansprechperson, behältst auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig den Überblick und sorgst mit Deinem professionellen Auftreten für einen freundlichen Empfang?

Dann suchen wir Dich als Empfangsmitarbeiter (m/w/d) für unser Headquarter in der Heidestraße. In dieser Rolle bist Du der Dreh- und Angelpunkt für alle administrativen und organisatorischen Aufgaben im Office-Management und sorgst dafür, dass sich Mitarbeitende, Gäste und Geschäftspartner:innen vom ersten Moment an willkommen fühlen und die Abläufe im Office reibungslos funktionieren.Formularbeginn

Deine Aufgaben

• Du besetzt unseren Empfangsbereich am Standort Heidestraße und begrüßt unsere Mitarbeitenden, Dienstleister, Lieferanten und Geschäftspartner:innen.
• Du nimmst eingehende Anrufe entgegen, leitest sie weiter und bearbeitest allgemeine Anfragen per E-Mail.
• Du koordinierst den Posteingang und -ausgang sowie die Hauspost (inkl. Botengänge), nimmst Pakete und Lieferungen entgegen und sorgst für die Weiterleitung innerhalb des Hauses.
• Du verantwortest das Office-Management, insbesondere das Bestellwesen für Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Getränke und Lebensmittel.
• Du unterstützt die Fachabteilungen bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen (z.B. Konferenzräume, Material, Catering).
• Du übernimmst die Auftragserstellung und Kommunikation mit Dienstleistern (z.B. Gebäudeservice, Reinigungsfirma, Technik) und meldest Mängel, Reparaturen oder Störungen (z.B. Fahrstühle).
• Du bist für allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben zuständig, z.B. Terminkoordination mit Dienstleistern, Pflege der Grünpflanzen, Organisation der Ordnung in den Aufenthaltsräumen sowie des Empfangs- und Wartebereichs, Unterstützung bei Themen der Arbeitssicherheit (z.B. Pflege und Bestückung von Erste-Hilfe-Kästen).

Dein Profil

• Du hast einschlägige Berufserfahrung am Empfang (m/w/d), im Bereich Büro-/ Office-Management oder in einem ähnlichen Arbeitsumfeld.
• Du hast idealerweise eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder möchtest den Quereinstieg wagen.
• Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig einen kühlen Kopf und arbeitest strukturiert sowie zuverlässig.
• Du zeichnest Dich durch eine ausgeprägte Dienstleistungsmentalität und einen hohen Anspruch an Qualitätsbewusstsein aus.
• Du bist teamfähig, hast ein freundliches und offenes Auftreten und hast sehr gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Du hast gute Kenntnisse in MS-Office (Outlook, Word, Excel) sowie mit Microsoft Teams.
• Du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und idealerweise auch Basic-Englischkenntnisse.
• Du stehst 4 h täglich zur Verfügung in der Zeit von 8.30 – 12.30 Uhr.
• Nicht alle Punkte treffen auf Dich zu? Niemand ist perfekt. Wir freuen uns

Deine Benefits

• Work-Life-Balance: 30 Urlaubstage und geregelte Arbeitszeiten (ca. 8.30 – 12.30 Uhr).
• Guter Start:Ein umfassendes Onboarding, das Dich Schritt für Schritt an Aufgaben und Schnittstellen heranführt.
• Moderne Arbeitsumgebung:Moderner Arbeitsplatz an unserem Standort in Berlin-Mitte.
• Mobilität:Mobilitätszuschuss von 44 Euro – wahlweise für das Deutschlandticket oder als Guthaben auf Deine Firmenkreditkarte.
• Zusätzliche Benefits:Gesundheitsangebote, 24-Stunden-Mitarbeiterberatung über das Fürstenberg Institut, Betriebliche Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsabsicherung, Company Bike (Leasing-Fahrrad) sowie weitere attraktive Rabatte und Vorteile.