Empfangsassistent (m/w/d)

persona service AG & Co. KG; Chemnitz; On-site; EUR 21,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Tarifvergütung

Moderne Arbeitsmittel

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Getränke und Obst

Teamevents

Job summary

persona service AG & Co. KG sucht am Empfang eine engagierte Fachkraft. Zu Ihren Aufgaben gehören freundlicher Empfang von Besuchern, Bearbeiten von Telefonaten, Besucherregistrierung und Sicherheitsunterweisungen.

Zudem verwalten Sie Dokumente, unterstützen Rechnungsprüfungen und sichern reibungslose Serviceprozesse im Empfangsbereich. Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement, bringen Berufserfahrung mit und beherrschen MS Office sicher.

Qualifications

• Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) abgeschlossen.
• Erste Berufserfahrung am Empfang oder im Büromanagement vorhanden.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse; Deutsch auf Muttersprache-Niveau und gute Englischkenntnisse.
• Zuverlässigkeit, strukturiertes Arbeiten und Serviceorientierung.
• Schichtbereitschaft in Früh- und Spätschicht; gültige Arbeitserlaubnis und Wohnsitz in Deutschland.

Responsibilities

• Besuchende freundlich empfangen und Empfangsarbeiten professionell abwickeln.
• Eingehende Telefonate zuverlässig entgegennehmen und weiterleiten.
• Besucherverkehr betreuen, Gäste anmelden, Sicherheits- und Orientierungseinweisungen durchführen.
• Dokumentenmanagement: Unterlagen erfassen, sortieren und archivieren.
• Rechnungsprüfung unterstützen und Vorbuchen von Rechnungen durchführen.
• Tägliche Schliessrunde zur Betriebssicherung durchführen.
• Zentrale Serviceprozesse im Empfangsbereich reibungslos koordinieren.
• Post und Pakete entgegennehmen, intern verteilen und Sendungen vorbereiten.
• Englische Kommunikation im täglichen Austausch mit Mitarbeitenden, Dienstleistern und Gästen.

Skills

Empfang

Büromanagement

MS Office

Organisation

Kundenorientierung

Deutsch Muttersprache

Englischkenntnisse

Education

Ausbildung Kaufmann für Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

Du bringst Erfahrung und Fachwissen mit – wir die passenden Perspektiven. Bei persona service erwarten dich abwechslungsreiche Aufgaben, ein professionelles Umfeld sowie Unternehmen, die dein Know-how schätzen. Starte mit uns deinen nächsten Karriereschritt – erstklassig, professionell und menschlich.

Deine Aufgaben

• du empfängst Besuchen:innen, Kund:innen und Lieferant:innen freundlich und wickelst alle anfallenden Empfangsarbeiten nach den betrieblichen Standards professionell ab
• eingehende Telefonate nimmst du zuverlässig an und leitest sie an die zuständigen Fachbereiche weiter
• du betreust den gesamten Besucherverkehr, meldest Gäste an und führst die notwendigen Sicherheits- und Orientierungseinweisungen durch
• im Dokumentenmanagement erfasst, sortierst und archivierst du Unterlagen sorgfältig
• bei der Rechnungsprüfung unterstützt du das Team und nimmst das Vorbuchen von Rechnungen vor
• zur Sicherung des Betriebs führst du die tägliche Schließrunde verlässlich durch
• du sorgst für einen reibungslosen Ablauf der zentralen Serviceprozesse im gesamten Empfangsbereich
• Post und Pakete nimmst du entgegen, verteilst sie intern und bereitest ausgehende Sendungen vor
• im täglichen Austausch mit Mitarbeitenden, Dienstleistern und Gästen kommunizierst du bei Bedarf auch auf Englisch

Das wünschen wir uns

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Bürokaufmann (m/w/d) oder Servicekaufmann (m/w/d) liegt bei dir vor
• erste praktische Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position am Empfang oder im Büromanagement bringst du mit
• du verfügst über sichere Kenntnisse in den gängigen MS Office-Anwendungen
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2/C1) sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift zeichnen dich aus
• ein hohes Maß an Organisationsgeschick und eine ausgeprägte Orientierung an den Bedürfnissen der Kund:innen bringst du mit
• du arbeitest zuverlässig, strukturiert und selbstständig
• Schichtbereitschaft in der Früh- und Spätschicht setzt du voraus
• eine gültige Arbeitserlaubnis sowie ein fester Wohnsitz in Deutschland sind bei dir vorhanden

Das bieten wir

• flexible Arbeitszeiten für gute Work-Life-Balance
• attraktive Vergütung nach hauseigenem Tarifvertrag
• moderne Arbeitsmittel und ergonomische Arbeitsplätze
• gezielte Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Förderung
• betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• kostenfreie Getränke und frisches Obst
• regelmäßige Teamevents und gemeinsame Aktivitäten

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster
• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Bei persona service geben wir 100% für dich!

Wir bringen seit über 58 Jahren Menschen und Arbeit erfolgreich zusammen – deutschlandweit und mit umfänglicher Betreuung. Dafür geben wir dir unsere 100%-Garantie: Durch 100% Geschwindigkeit versprechen wir dir eine schnelle Rückmeldung innerhalb von 100 Minuten(*). Mit unseren bundesweiten Niederlassungen garantieren wir dir 100% Nähe durch eine persönliche Onboarding-Begleitung.

(*) Innerhalb unserer ausgeschriebenen Geschäftszeiten