Büroangestellte:r

Seith-Energietechnik-Gmbh-; Dettenheim; On-site; Vertraulich; Full time

Benefits offered by this job

Gutes Festgehalt

Weihnachts- und Urlaubsgeld

Gutscheinkarte

Moderner Arbeitsplatz

Klare Verantwortung und Vertrauen

Kostenlose Getränke und Kaffee

Job summary

Die Seith-Energietechnik-GmbH sucht eine engagierte Bürokraft zur Unterstützung der Verwaltung und Organisation von Büroabläufen, um den reibungslosen Betriebsalltag sicherzustellen.

Zu den Aufgaben gehören Auftrags- und Baustellenverwaltung, Rechnungswesen, Angebote und Abrechnung, Personalverwaltung sowie die Koordination von Nachunternehmern und Lieferanten. Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen zusammen und unterstützen die Geschäftsleitung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Büromanagement vorteilhaft.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen.
• Hervorragende kommunikative Fähigkeiten und Teamgeist.
• Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Unterstützung bei der Verwaltung und Organisation von Büroabläufen.
• Auftrags- und Baustellenverwaltung: neue Aufträge anlegen, Akten führen, Unterlagen zusammenstellen, Lieferscheine und Leistungsnachweise verwalten.
• Rechnungswesen: Eingangsrechnungen erfassen, Kostenstellen zuordnen, Mahnwesen unterstützen.
• Angebote und Abrechnung: Angebotsanfragen erfassen, Unterlagen vorbereiten, Aufmaße und Abrechnungen zusammenstellen.
• Personalverwaltung: Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheits- und Überstunden erfassen, Unterlagen für Lohnabrechnung vorbereiten.
• Nachunternehmer und Lieferanten: Unterlagen einholen, Rechnungen zuordnen, Ansprechpartner für Lieferanten.

Skills

MS Office

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständigkeit

Zuverlässigkeit

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office Suite

Outlook

Excel

Job description

Aufgaben

• Unterstützung bei der Verwaltung und Organisation von Büroabläufen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
• Auftrags- und Baustellenverwaltung: neue Aufträge anlegen, Baustellenakten führen, Auftragsnummern vergeben, Baustellenunterlagen zusammenstellen, Lieferscheine und Leistungsnachweise verwalten, Stunden- und Gerätezettel kontrollieren und fehlende Unterlagen bei Bauleitern/Polieren nachfordern.
• Rechnungswesen: Eingangsrechnungen erfassen und den Baustellen/Kostenstellen zuordnen, Rechnungen zur Prüfung vorbereiten, Ausgangsrechnungen erstellen bzw. vorbereiten, offene Posten verfolgen, Mahnwesen unterstützen und Unterlagen für die Buchhaltung bzw. den Steuerberater vorbereiten.
• Angebote und Abrechnung: Angebotsanfragen erfassen, Leistungsverzeichnisse und Kalkulationsunterlagen organisatorisch vorbereiten, Angebote versenden, Nachträge dokumentieren, Aufmaße und Abrechnungsunterlagen sammeln sowie Abschlags- und Schlussrechnungen vorbereiten. Die fachliche Mengen- und Preisprüfung bleibt je nach Betrieb bei Kalkulation/Bauleitung.
• Personalverwaltung: Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und Überstunden erfassen, Stundenzettel kontrollieren, Unterlagen für die Lohnabrechnung vorbereiten, Mitarbeiterunterlagen verwalten und gegebenenfalls Bescheinigungen/Schulungen/Unterweisungen terminlich überwachen.
• Nachunternehmer und Lieferanten: Angebote und Auftragsbestätigungen verwalten, Nachunternehmerunterlagen einholen, Rechnungen zuordnen, Bescheinigungen und Versicherungsnachweise überwachen sowie Ansprechpartner für Lieferanten sein.
• Dokumentation und Fristen: Genehmigungen, Verkehrsrechtliche Anordnungen, Pläne, Abnahmen, Mängelunterlagen, Bürgschaften und Gewährleistungsfristen verwalten; außerdem sicherstellen, dass wichtige Dokumente auffindbar und vollständig sind.
• Bearbeitung von eingehender und ausgehender Korrespondenz sowie Pflege von Dokumenten und Datenbanken.
• Koordination und Planung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen für die Geschäftsleitung und das Team.
• Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und anderen Geschäftsdokumenten in Absprache mit verschiedenen Abteilungen.
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, um eine effektive und effiziente Arbeitsumgebung zu fördern.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bereich Büromanagement und Verwaltung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Hervorragende kommunikative Fähigkeiten und Teamgeist
• Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

Benefits

• Gutes Festgehalt
• Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Gutscheinkarte
• Moderner Arbeitsplatz
• Klare Verantwortung und Vertrauen
• Kostenlose Getränke und Kaffee