Büroangestellte:r

Seith Energietechnik GmbH & Co. KG; Dettenheim; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Festgehalt

Weihnachts- und Urlaubsgeld

Gutscheinkarte

Moderner Arbeitsplatz

Klare Verantwortung und Vertrauen

Kostenlose Getränke

Zusammenfassung

Seith Energietechnik GmbH & Co. KG in Dettenheim sucht eine zuverlässige Bürofachkraft zur Unterstützung der Verwaltung und Organisation.

Zu Ihren Aufgaben gehören Auftrags- und Baustellenverwaltung, Rechnungswesen, Angebote und Abrechnung, Personalverwaltung, Korrespondenz sowie Terminplanung und Erstellung von Berichten in Zusammenarbeit mit den Abteilungen. Sie arbeiten eigenständig, organisiert und teamorientiert.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Bereich Büromanagement und Verwaltung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Hervorragende kommunikative Fähigkeiten und Teamgeist
• Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

Aufgaben

• Unterstützung bei der Verwaltung und Organisation von Büroabläufen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
• Auftrags- und Baustellenverwaltung: neue Aufträge anlegen, Baustellenakten führen, Auftragsnummern vergeben, Baustellenunterlagen zusammenstellen, Lieferscheine und Leistungsnachweise verwalten, Stunden- und Gerätezettel kontrollieren und fehlende Unterlagen bei Bauleitern/Polieren nachfordern.
• Rechnungswesen: Eingangsrechnungen erfassen und den Baustellen/Kostenstellen zuordnen, Rechnungen zur Prüfung vorbereiten, Ausgangsrechnungen erstellen bzw. vorbereiten, offene Posten verfolgen, Mahnwesen unterstützen und Unterlagen für die Buchhaltung bzw. den Steuerberater vorbereiten.
• Angebote und Abrechnung: Angebotsanfragen erfassen, Leistungsverzeichnisse und Kalkulationsunterlagen organisatorisch vorbereiten, Angebote versenden, Nachträge dokumentieren, Aufmaße und Abrechnungsunterlagen sammeln sowie Abschlags- und Schlussrechnungen vorbereiten. Die fachliche Mengen- und Preisprüfung bleibt je nach Betrieb bei Kalkulation/Bauleitung.
• Personalverwaltung: Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und Überstunden erfassen, Stundenzettel kontrollieren, Unterlagen für die Lohnabrechnung vorbereiten, Mitarbeiterunterlagen verwalten und gegebenenfalls Bescheinigungen/Schulungen/Unterweisungen terminlich überwachen.
• Nachunternehmer und Lieferanten: Angebote und Auftragsbestätigungen verwalten, Nachunternehmerunterlagen einholen, Rechnungen zuordnen, Bescheinigungen und Versicherungsnachweise überwachen sowie Ansprechpartner für Lieferanten sein.
• Dokumentation und Fristen: Genehmigungen, Verkehrsrechtliche Anordnungen, Pläne, Abnahmen, Mängelunterlagen, Bürgschaften und Gewährleistungsfristen verwalten; außerdem sicherstellen, dass wichtige Dokumente auffindbar und vollständig sind.
• Bearbeitung von eingehender und ausgehender Korrespondenz sowie Pflege von Dokumenten und Datenbanken.
• Koordination und Planung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen für die Geschäftsleitung und das Team.
• Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und anderen Geschäftsdokumenten in Absprache mit verschiedenen Abteilungen.
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, um eine effektive und effiziente Arbeitsumgebung zu fördern.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Kommunikative Fähigkeiten

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Aufgaben

• Unterstützung bei der Verwaltung und Organisation von Büroabläufen, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
• Auftrags- und Baustellenverwaltung: neue Aufträge anlegen, Baustellenakten führen, Auftragsnummern vergeben, Baustellenunterlagen zusammenstellen, Lieferscheine und Leistungsnachweise verwalten, Stunden- und Gerätezettel kontrollieren und fehlende Unterlagen bei Bauleitern/Polieren nachfordern.
• Rechnungswesen: Eingangsrechnungen erfassen und den Baustellen/Kostenstellen zuordnen, Rechnungen zur Prüfung vorbereiten, Ausgangsrechnungen erstellen bzw. vorbereiten, offene Posten verfolgen, Mahnwesen unterstützen und Unterlagen für die Buchhaltung bzw. den Steuerberater vorbereiten.
• Angebote und Abrechnung: Angebotsanfragen erfassen, Leistungsverzeichnisse und Kalkulationsunterlagen organisatorisch vorbereiten, Angebote versenden, Nachträge dokumentieren, Aufmaße und Abrechnungsunterlagen sammeln sowie Abschlags- und Schlussrechnungen vorbereiten. Die fachliche Mengen- und Preisprüfung bleibt je nach Betrieb bei Kalkulation/Bauleitung.
• Personalverwaltung: Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit und Überstunden erfassen, Stundenzettel kontrollieren, Unterlagen für die Lohnabrechnung vorbereiten, Mitarbeiterunterlagen verwalten und gegebenenfalls Bescheinigungen/Schulungen/Unterweisungen terminlich überwachen.
• Nachunternehmer und Lieferanten: Angebote und Auftragsbestätigungen verwalten, Nachunternehmerunterlagen einholen, Rechnungen zuordnen, Bescheinigungen und Versicherungsnachweise überwachen sowie Ansprechpartner für Lieferanten sein.
• Dokumentation und Fristen: Genehmigungen, Verkehrsrechtliche Anordnungen, Pläne, Abnahmen, Mängelunterlagen, Bürgschaften und Gewährleistungsfristen verwalten; außerdem sicherstellen, dass wichtige Dokumente auffindbar und vollständig sind.
• Bearbeitung von eingehender und ausgehender Korrespondenz sowie Pflege von Dokumenten und Datenbanken.
• Koordination und Planung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen für die Geschäftsleitung und das Team.
• Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und anderen Geschäftsdokumenten in Absprache mit verschiedenen Abteilungen.
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern, um eine effektive und effiziente Arbeitsumgebung zu fördern.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bereich Büromanagement und Verwaltung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Hervorragende kommunikative Fähigkeiten und Teamgeist
• Zuverlässige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

Benefits

• Gutes Festgehalt
• Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Gutscheinkarte
• Moderner Arbeitsplatz
• Klare Verantwortung und Vertrauen
• Kostenlose Getränke und Kaffee