Büroassistenz / Sekretariat (m/w/d), in Teilzeit (20 Stunden pro Woche)

avb Bauwerksdiagnostik GmbH; Kleinmachnow; On-site; EUR 17,000 - 22,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Teilzeitstelle 20 Std/Wo

Flexible Arbeitszeiten Mo–Fr

Strukturierte Einarbeitung

Job summary

avb Bauwerksdiagnostik GmbH sucht eine zuverlässige und gut organisierte Unterstützung für das Sekretariat und Backoffice in Brandenburg. Sie arbeiten im Büro, übernehmen Telefon- und Postbearbeitung, erstellen Schriftstücke und pflegen Akten.

Zudem unterstützen Sie vorbereitende Buchhaltung und Büroorganisation, inklusive Materialbestellung und Besprechungsraumbegleitung. Idealerweise bringen Sie Erfahrung im Sekretariat mit, arbeiten strukturiert und selbstständig, und kommunizieren freundlich

Qualifications

• Erfahrung im Sekretariat, Büroorganisation oder kaufmännischen Verwaltung wünschenswert.
• Grundkenntnisse im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Freundliches und professionelles Auftreten am Telefon.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Überblick bei anstehenden Aufgaben.

Responsibilities

• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post
• Erstellung und Formatierung von Schriftstücken, Briefen und allgemeiner Korrespondenz
• Pflege von Unterlagen sowie digitale und papiergebundene Ablage
• Allgemeine administrative Unterstützung des Teams
• Sammeln, Prüfen auf Vollständigkeit und Sortieren von Rechnungen und Belegen
• Erstellen von Reisekostenabrechnungen
• Vorbereiten und Weiterleiten von Buchhaltungsunterlagen
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien
• Vorbereitung des Besprechungsraums und Organisation von Meetings
• Ordnung und Sauberkeit in Gemeinschaftsbereichen sicherstellen
• Gelegentliche kleinere Besorgungen in der Umgebung

Skills

MS Office

Telefonisch freundliches Auftreten

Zuverlässigkeit

Diskretion

Organisationstalent

Job description

Wir suchen Unterstützung für unser Büro!

Wir sind ein Bauingenieurbüro im Bereich der Untersuchung und Bewertung von Bauwerken.

Damit sich unser Team auf die fachliche Arbeit konzentrieren kann, suchen wir eine zuverlässige und gut organisierte Unterstützung für unser Sekretariat und Backoffice.

Du bist die gute Seele unseres Büros, behältst den Überblick, packst eigenständig mit an und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles rundläuft.

Deine Aufgaben

Sekretariat und Verwaltung

• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post
• Erstellung und Formatierung von Schriftstücken, Briefen und allgemeiner Korrespondenz
• Pflege von Unterlagen sowie digitale und papiergebundene Ablage
• Allgemeine administrative Unterstützung unseres Teams

Vorbereitende Buchhaltung

• Sammeln, Prüfen auf Vollständigkeit und Sortieren von Rechnungen und Belegen
• Erstellen von Reisekostenabrechnungen
• Vorbereiten und Weiterleiten von Buchhaltungsunterlagen
• Unterstützung bei der Pflege und Organisation kaufmännischer Dokumente

Büroorganisation

• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und Verbrauchsartikeln
• Vorbereitung und Nachbereitung des Besprechungsraums
• Sicherstellen von Ordnung und Sauberkeit in den gemeinschaftlich genutzten Bürobereichen
• Einräumen von Geschirr sowie Auffüllen von Getränken, Kaffee, Milch und Hygieneartikeln
• Gelegentliche kleinere Besorgungen in der näheren Umgebung

Das bringst du mit

• Idealerweise Erfahrung im Sekretariat, in der Büroorganisation oder in der kaufmännischen Verwaltung
• Grundkenntnisse im Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Eine sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten am Telefon
• Zuverlässigkeit, Diskretion und einen guten Blick für das, was erledigt werden muss
• Eine pragmatische Einstellung: Du übernimmst sowohl klassische Büroarbeiten als auch praktische Aufgaben im Büroalltag.
• Eine bestimmte Berufsausbildung ist nicht zwingend erforderlich. Wichtiger sind uns praktische Erfahrung, Organisationstalent und Zuverlässigkeit.

Das bieten wir dir

• Eine unbefristete Teilzeitstelle mit 20 Stunden pro Woche
• Planbare, wechselnde Arbeitszeiten innerhalb unserer Bürozeiten von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 17:00 Uhr
• Einen monatlichen Dienstplan, den wir gemeinsam und unter Berücksichtigung persönlicher Belange mit unserer Projektassistenz abstimmen
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit klaren Zuständigkeiten
• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit unserem Team
• Eine strukturierte Einarbeitung
• Einen festen Arbeitsplatz und eine langfristige Perspektive

Interesse?