Büroassistenz & Kundenservice

HappyGlobal Service; Frankfurt; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

HappyGlobal Service in Frankfurt sucht eine/n Office Manager zur Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags und Unterstützung des Kundenservice-Teams bei Level-1-Anfragen über Hotline, Live Chat und Ticketsystem.

Zu den Aufgaben gehören Beschaffung von Büromaterial, Koordination mit externen Dienstleistern, Empfangsunterstützung, Meetings und eine klare Dokumentation von Kundenanliegen mit zeitnaher Nachverfolgung.

Qualifications

• Erste Erfahrung in Administration, Office Management oder Kundenservice.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Mandarin erforderlich; Englischkenntnisse von Vorteil.
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Serviceorientierung, Kundenfokus und Teamfähigkeit.
• Standort: Frankfurt am Main, Vor-Ort-Position.

Responsibilities

• Unterstützung der täglichen administrativen Aufgaben und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags.
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien inklusive Bestellungen.
• Koordination mit externen Dienstleistern wie Gebäudeverwaltung, IT, Reinigung.
• Empfangsunterstützung, Meeting-Organisation und interne Koordination.
• Unterstützung des Kundenservice-Teams bei Level-1-Anfragen über Hotline, Live Chat, Ticketsystem.
• Bearbeitung von Kundenanfragen zu Bestellungen, Lieferstatus, Retouren und Produktinfos.
• Dokumentation von Kundenanliegen und zeitnahe Nachverfolgung oder Eskalation.
• Freundliche, professionelle und lösungsorientierte Kommunikation.

Skills

Administration

Office Management

Kundenservice

E-Commerce-Support

Education

Bachelorabschluss oder höher

Job description

Die Position umfasst administrative Aufgaben im Office Management zur Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags im Frankfurter Büro sowie die Unterstützung des Kundenservice-Teams bei Level-1-Kundenanfragen über verschiedene Kanäle.

Aufgaben

• Unterstützung der täglichen administrativen Aufgaben und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags im Frankfurter Büro;
• Pflege des Büroumfelds sowie Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, einschließlich Angebotsanfragen, Bestellungen, Bestandskontrolle und Lieferantenkommunikation;
• Kommunikation und Koordination mit externen Dienstleistern, z. B. Gebäudeverwaltung, IT, Reinigung, Wartung und weiteren Anbietern;
• Unterstützung beim Empfang von Besuchern, bei der Organisation von Meetings sowie bei weiteren internen Koordinationsaufgaben.
• Unterstützung des Kundenservice-Teams bei Level-1-Kundenanfragen über Hotline, Live Chat und Ticketsystem je nach Bedarf;
• Bearbeitung von Kundenanfragen zu Bestellungen, Lieferstatus, Retouren, allgemeinen Produktinformationen, grundlegender Produktnutzung und Zubehör;
• Klare Dokumentation von Kundenanliegen sowie zeitnahe Nachverfolgung oder Eskalation bei Bedarf;
• Freundliche, professionelle und lösungsorientierte Kommunikation zur Sicherstellung einer positiven Kundenerfahrung.
• Bachelorabschluss oder höher

Erforderliche Fähigkeiten

• Erste Erfahrung in Administration, Office Management, Kundenservice, E-Commerce-Support oder einer vergleichbaren Position von Vorteil;
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Mandarin erforderlich; gute Englischkenntnisse von Vorteil;
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise;
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Kundenfokus und Teamfähigkeit;
• Fähigkeit, Prioritäten sinnvoll zu setzen und flexibel zwischen administrativen Aufgaben und Kundenservice zu wechseln;
• Standort: Frankfurt am Main, Deutschland, Vor-Ort-Position.