Administration & Customer Support Specialist

HappyGlobal Service; Frankfurt; On-site; EUR 38,000 - 46,000; Full time

Job summary

HappyGlobal Service sucht eine/n engagierte/n Büro-Administrator/in für das Frankfurter Büro. Zu Ihren Aufgaben gehören administrative Unterstützung, Empfang, Meeting-Organisation und die Koordination mit externen Dienstleistern.

Sie unterstützt den Kundenservice bei Level-1-Anfragen via Hotline, Live-Chat und Ticketsystem, bearbeitet Bestellungen, Lieferstatus und Retouren. Voraussetzung ist ein Bachelorabschluss oder höher sowie gute Deutschkenntnisse (B2+) und Mandarin.

Qualifications

• Bachelorabschluss oder höher.
• Erste Erfahrung in Administration, Office Management oder Kundenservice von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (B2+).
• Mandarin erforderlich; gute Englischkenntnisse von Vorteil.
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Kundenfokus und Teamfähigkeit.

Responsibilities

• Unterstützung der täglichen administrativen Aufgaben und reibungsloser Büroalltag im Frankfurter Büro.
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, inkl. Angebotsanfragen, Bestellungen, Bestandskontrollen und Lieferantenkommunikation.
• Koordination mit externen Dienstleistern (Gebäudeverwaltung, IT, Reinigung, Wartung).
• Empfangsunterstützung, Organisation von Meetings und interne Koordinationsaufgaben.
• Unterstützung des Kundenservice-Teams bei Level-1-Anfragen via Hotline, Live-Chat und Ticketsystem.
• Bearbeitung von Kundenanfragen zu Bestellungen, Lieferstatus, Retouren, Produktinfos und Zubehör.
• Dokumentation von Kundenanliegen und zeitnahe Nachverfolgung oder Eskalation.
• Freundliche, professionelle und lösungsorientierte Kommunikation zur positiven Kundenerfahrung.

Skills

Kundenservice

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch B2+

Mandarinkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Bachelorabschluss oder höher

Tools

MS Office

Job description

• Unterstützung der täglichen administrativen Aufgaben und Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags im Frankfurter Büro;
• Pflege des Büroumfelds sowie Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, einschließlich Angebotsanfragen, Bestellungen, Bestandskontrolle und Lieferantenkommunikation;
• Kommunikation und Koordination mit externen Dienstleistern, z. B. Gebäudeverwaltung, IT, Reinigung, Wartung und weiteren Anbietern;
• Unterstützung beim Empfang von Besuchern, bei der Organisation von Meetings sowie bei weiteren internen Koordinationsaufgaben.
• Unterstützung des Kundenservice-Teams bei Level-1-Kundenanfragen über Hotline, Live Chat und Ticketsystem je nach Bedarf;
• Bearbeitung von Kundenanfragen zu Bestellungen, Lieferstatus, Retouren, allgemeinen Produktinformationen, grundlegender Produktnutzung und Zubehör;
• Klare Dokumentation von Kundenanliegen sowie zeitnahe Nachverfolgung oder Eskalation bei Bedarf;
• Freundliche, professionelle und lösungsorientierte Kommunikation zur Sicherstellung einer positiven Kundenerfahrung.
• Bachelorabschluss oder höher
• Erste Erfahrung in Administration, Office Management, Kundenservice, E-Commerce-Support oder einer vergleichbaren Position von Vorteil;
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift(B2+); Mandarin erforderlich; gute Englischkenntnisse von Vorteil;
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise;
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Kundenfokus und Teamfähigkeit;
• Fähigkeit, Prioritäten sinnvoll zu setzen und flexibel zwischen administrativen Aufgaben und Kundenservice zu wechseln;