Büroassistent/-in (m/w/d)

Carl C. Franzen GmbH & Co. KG; Hamburg; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Arbeitsagentur Hamburg sucht eine engagierte Assistenz im Bürobereich. Sie betreuen Mieter, Eigentümer, Handwerker und Behörden telefonisch und schriftlich, pflegen Stammdaten, bearbeiten Post und E-Mail und unterstützen das Tagesgeschäft.

Zudem koordinieren Sie Termine für Besichtigungen, Wohnungsübergaben und Handwerkertermine. Sie arbeiten organisiert, sorgfältig und verfügen über eine kaufmännische Ausbildung sowie gute Deutschkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erste Berufserfahrung im Assistenz- oder Bürobereich
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Zentrale Anlaufstelle für Mieter, Eigentümer, Handwerker und Behörden (Telefon/Schrift)
• Stammdaten- & Aktenpflege: Mieter-/Objektakten anlegen und pflegen
• Post- und E-Mail-Management: tägliche Posteingang/ausgang sowie zentrale Postfächer
• Unterstützung im Tagesgeschäft: Schadensmeldungen erfassen und an Objektverwalter weiterleiten
• Termin- und Kalenderverwaltung: Besichtigungen, Wohnungsübergaben, Termine koordinieren
• Allgemeine Administration: Dokumente digitalisieren, Rechnungsprüfungsvorbereitung, Materialbestellungen

Skills

MS Office

Deutschkenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Selbstständiges Arbeiten

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

IX-HAUS

Domus 4000/ERP

RealKP

Job description

Ihre Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle: Telefonische und schriftliche Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern, Handwerkern und Behörden.


• Stammdaten- & Aktenpflege: Anlegen und Aktualisieren von Mieter- und Objektakten sowie Pflege der Verwaltungsverträge im EDV-System.


• Post- und E-Mail-Management: Bearbeitung des täglichen Postein- und -ausgangs sowie Verwaltung der zentralen E-Mail-Postfächer.


• Unterstützung im Tagesgeschäft: Erfassung von Schadensmeldungen, Weiterleitung an die zuständigen Objektverwalter und Vorbereitung von Handwerkeraufträgen.


• Termin- und Kalenderverwaltung: Koordination von Besichtigungsterminen, Wohnungsübergaben und Terminen für Handwerker oder Sachverständige.


• Allgemeine Administration: Digitalisierung und Ablage von Dokumenten, Rechnungsprüfungsvorbereitung und Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.

Ihr Profil

• Ausbildung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Immobilienkauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation).


• Berufserfahrung: Erste Erfahrung im Assistenz- oder Bürobreich; Erfahrung in der Immobilienbranche oder Hausverwaltung ist von Vorteil, aber kein Muss.


• EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook); Erfahrung mit branchenspezifischer Immobiliensoftware (z. B. IX-HAUS, Domus 4000/ERP, RealKP) ist wünschenswert.


• Arbeitsweise: Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationstalent.


• Kommunikation: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten – auch in stressigen Situationen.