Teamassistenz (m/w/d)

Randstad Deutschland; Weimar; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Randstad Deutschland sucht eine engagierte Teamassistenz im Frontoffice in Weimar. Die Position dient als erste Anlaufstelle und unterstützt das Team zuverlässig im administrativen Bereich.

Sie arbeiten in einer Immobilienbranche und übernehmen Aufgaben im Empfang, der Post- bzw. E-Mail-Abwicklung sowie der Pflege von Objektakten. Eine kaufmännische Ausbildung und gute Deutschkenntnisse sind wichtig; ein flexibles Modell (Vollzeit/Teilzeit) wird angeboten.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Frontoffice, idealerweise in der Immobilienbranche
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit Immobilien-Software (OnOffice, Immoware24, Domus) sind von Vorteil
• Gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse (B2) wünschenswert

Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Kunden, Eigentümern, Mietern und Lieferanten am Standort
• Aufnahme von Anliegen, Vorqualifizierung und Weiterleitung an das Team
• Pflege der digitalen Objektakten und zentrale Post-/E-Mail-Abwicklung
• Schlüsselverwaltung, Terminplanung und Vorbereitung von Besprechungsräumen
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben im Vertriebs- und Verwaltungsbereich, inkl. Stammdatenpflege und Exposé-Aufbereitung

Kenntnisse

Kundenservice

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Deeskalationsgeschick

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

OnOffice

Immoware24

Domus

Jobbeschreibung

Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung
und möchten Ihre Expertise im administrativen Bereich gewinnbringend
einsetzen? Für unseren renommierten Kunden aus der Immobilienbranche
suchen wir ab voraussichtlich Januar eine engagierte Teamassistenz
für das Frontoffice in Weimar. Im Rahmen einer Elternzeitvertretung
für 12 bis 16 Monate bieten wir Ihnen eine abwechslungsreiche
Position, in der Sie als erste Anlaufstelle das Unternehmen würdig
vertreten und dem Team verlässlich den Rücken freihalten. Die
Position kann nach Absprache in Vollzeit oder Teilzeit besetzt werden.

Das dürfen Sie erwarten

• Attraktive und leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an
  Tarifverträge


• Umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Urlaubs- und
  Weihnachtsgeld


• Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Vollzeit- oder Teilzeitmodelle
  zur optimalen Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben


• Intensive Einarbeitung in die Arbeitsabläufe direkt durch unseren
  Kunden


• Kompetente und persönliche Betreuung durch Ihre
  Randstad-Niederlassung vor Ort

Ihre Aufgaben

• Professioneller und freundlicher Empfang sowie Betreuung von
  Kunden, Eigentümern, Mietern und Dienstleistern am Standort


• Strukturierte Aufnahme und Vorqualifizierung von Anliegen (z. B.
  Schadenmeldungen, Terminfragen) sowie gezielte Weiterleitung an das
  Team


• Eigenverantwortliche Abwicklung des zentralen Post- und
  E-Mail-Eingangs sowie die kontinuierliche Pflege der digitalen
  Objektakten


• Gewissenhafte Schlüsselverwaltung, Terminplanung und
  professionelle Vorbereitung von Besprechungsräumen und Unterlagen


• Allgemeine Unterstützung bei administrativen Aufgaben im
  Vertriebs- und Verwaltungsbereich, wie etwa die Stammdatenpflege und
  die Aufbereitung von Exposés

Unsere Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als
  Immobilienkaufmann, Kaufmann für Büromanagement oder in der
  Hotellerie) oder eine vergleichbare Qualifikation


• Erste Berufserfahrung im Frontoffice, am Empfang oder im
  Kundenservice, idealerweise mit Berührungspunkten zur
  Immobilienbranche


• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit Immobilien-Software
  (wie OnOffice, Immoware24 oder Domus) sind von großem Vorteil


• Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift zwingend
  erforderlich, gute Englischkenntnisse (B2-Niveau) sind wünschenswert


• Hohe Dienstleistungsorientierung, souveränes Auftreten sowie
  Kommunikationsstärke und Deeskalationsgeschick in stressigen
  Situationen


• Schnelle Auffassungsgabe sowie eine strukturierte und
  eigenständige Arbeitsweise, um sich zügig in bestehende Abläufe
  einzuarbeiten