Back Office Manager

REDEFINE Asset Management; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Immobilienunternehmen in Berlin sucht einen Back Office Manager (m/w/d). In dieser Position steuern Sie die operativen Prozesse, optimieren Abläufe und unterstützen bei der Büroorganisation. Wir erwarten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in einer administrativen Rolle. Eine hohe IT-Affinität, insbesondere für KI-gestützte Tools wird vorausgesetzt. Flexibilität ist Teil des Angebots. Bewerbungen sind bis sofort an uns zu richten.

Leistungen

Flexibles Arbeitszeitmodell

Moderne Tools und Technologien

Professionelles Arbeitsumfeld

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bereich Immobilien, Finanzen oder Büromanagement.
• Einschlägige Berufserfahrung in einer administrativen Rolle, Erfahrung im Real Estate Sektor ist von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit KI-gestützten Tools zur Prozessoptimierung.
• Gewissenhaftigkeit, Diskretion und selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse wünschenswert.

Aufgaben

• Verantwortung für den reibungslosen Ablauf am Standort Berlin.
• Unterstützung bei der Datenpflege in den Property-Management-Systemen.
• Vorbereitende Buchhaltung sowie Unterstützung bei Rechnungsprüfung und Mahnwesen.
• Proaktive Einbindung von KI-Tools zur Automatisierung der Abläufe.
• Strukturierte Ablage von Objektunterlagen und Erstellung von Reports.

Kenntnisse

Kaufmännisches Denken

IT-Affinität

Meinungsstabilität

Flexibilität

Sehr gute Deutschkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office (insb. Excel)

Jobbeschreibung

Die REDEFINE Group ist spezialisiert auf das Management gewerblicher Immobilien. Wir stehen für Professionalität, Effizienz und eine moderne Herangehensweise in der Immobilienwirtschaft. Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir eine strukturierte und technologieaffine Persönlichkeit, die unsere operativen Prozesse im Back Office steuert und optimiert.

Ihr Aufgabenbereich

Als Back Office Manager (m / w / d) sind Sie das organisatorische Rückgrat unseres Teams und unterstützen uns dabei, erstklassiges Real Estate Management zu leisten.

• Büro- & Teamorganisation : Verantwortung für den reibungslosen Ablauf am Standort Berlin, Koordination von Terminen und Verwaltung des Büroequipments. Posteingangs- und Postausgangsmanagement für vertragsrelevanten Schriftverkehr des Kunden
• Objektbezogene Administration : Unterstützung bei der Datenpflege in unseren Property-Management-Systemen sowie bei der Korrespondenz mit Kunden, Mietern und Dienstleistern.
• Finanzwesen : Vorbereitende Buchhaltung sowie Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und dem Mahnwesen.
• Digitale Prozessoptimierung : Proaktive Einbindung von KI-Tools und digitalen Lösungen zur Automatisierung administrativer Abläufe im Immobilienmanagement.
• Dokumentenmanagement : Strukturierte Ablage und Archivierung von Objektunterlagen sowie Unterstützung bei der Erstellung von Reports.

Ihr Profil

Wir suchen eine zuverlässige Person mit kaufmännischem Hintergrund, die Freude an präziser Arbeit und modernen Technologien hat.

• Qualifikation : Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (idealerweise im Bereich Immobilien, Finanzen oder Büromanagement).
• Erfahrung : Einschlägige Berufserfahrung in einer administrativen Rolle; Erfahrung im Real Estate Sektor ist von Vorteil, aber kein Muss.
• KI- & IT-Affinität : Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel) sowie eine hohe Affinität für KI-gestützte Tools (z.B. zur Texterstellung oder Prozessautomatisierung).
• Arbeitsweise : Sie zeichnen sich durch Gewissenhaftigkeit, Diskretion und eine selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise aus.
• Sprachen : Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; gute Englischkenntnisse sind aufgrund unseres professionellen Umfelds wünschenswert.

Was wir bieten

• Professionalität : Ein seriöses und stabiles Arbeitsumfeld in einer spannenden Branche.
• Zukunftsorientierung : Wir fördern den Einsatz von KI und modernen Tools, um administrative Hürden abzubauen.
• Flexibilität : Eine Teilzeitstelle (ca. 20 Std. / Woche) mit flexiblen Arbeitszeitmodellen nach Absprache.
• Standort : Ein moderner Arbeitsplatz in zentraler Berliner Lage.

Kontakt

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung an [e-mail].