Assistenz Büro des Rektors

Karlstad University; Köln; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine renommierte deutsche Universität in Köln sucht eine Assistenz (w/m/d) im Büro des Rektors. In dieser Rolle übernehmen Sie eigenständig die Vor- und Nachbereitung von Terminen, organisieren Reisen und betreuen internationale Gäste. Sie sollten ein Hochschulstudium oder eine kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in der administrativen Unterstützung mitbringen. Die Stelle ist teiltätig (19,92 Std./Woche) und bis zum 31.12.2027 befristet. Flexible Arbeitszeitmodelle und ein breites Weiterbildungsspektrum werden angeboten.

Leistungen

Flexible Arbeitszeitmodelle

Umfangreiches Weiterbildungsangebot

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Qualifikationen

• Nachgewiesene mehrjährige Berufserfahrung in der administrativen Unterstützung einer Leitungsposition.
• Strukturierte, effiziente und selbstständige Arbeitsweise.
• Hohe Loyalität und Integrität.

Aufgaben

• Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen des Rektors.
• Koordination von Inlands- und Auslandsreisen des Rektors.
• Betreuung von internationalen Gästen.

Kenntnisse

Kommunikative Fähigkeiten

Projekterfahrung

Veranstaltungsorganisation

MS-Office Kenntnisse

SAP-Kenntnisse

Ausbildung

Hochschulstudium (Bachelor oder äquivalent)

Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich

Jobbeschreibung

Assistenz (w/m/d) / Büro des Rektors TUV2601-12 | Büro des Rektors | Universität zu Köln

Universität zu Köln
Assistenz (w/m/d)
Büro des Rektors

Wir sind eine der größten und ältesten Universitäten Europas und gehören zu den größten Arbeitgeber*innen in unserer Region. Durch unser breites Fächerspektrum, die dynamische Entwicklung unserer Forschungsschwerpunkte und unseren Standort mitten in Köln sind wir attraktiv für Studierende und Forschende weltweit. Wir bieten vielfältige Karrierechancen in Wissenschaft, Technik und Verwaltung.

Der Rektor vertritt die Universität nach außen und ist gemeinsam mit den weiteren Rektoratsmitgliedern verantwortlich für die Geschäftsführung und die strategische Entwicklung der Universität. Er trägt zusätzlich die Verantwortung für das Ressort Internationales.
Das Büro des Rektors unterstützt den Rektor bei der Erledigung seiner Aufgaben in allen organisatorischen und inhaltlichen Aspekten.

• eigenständige Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen des Rektors
• Koordination und Organisation von Inlands- und Auslandsreisen des Rektors
• projektbezogene Aufgaben und Projektmanagement
• Betreuung von (internationalen) Gästen und Delegationen
• besonders verantwortungsvolle Schnittstellenfunktion zur Verwaltung, zu Fakultäten, zu externen und internationalen Kooperationspartner*innen
• eigenständige Sachbearbeitung von Vorgängen
• Veranstaltungsmanagement sowie Customer Relations Management inklusive der Pflege von Adressdatenbanken
• allgemeine Bürotätigkeiten
• erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder äquivalent) oder erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder Verwaltungsbereich
• nachgewiesene, mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der direkten administrativen Unterstützung einer Leitungsposition im Hochschulbereich oder in vergleichbarer Position
• nachgewiesene Projekt-, Veranstaltungs- und Büromanagementerfahrungen
• sehr gute kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift in deutscher und englischer Sprache
• sicheres und verbindliches Auftreten
• schnelle Auffassungsgabe
• strukturierte, effiziente und selbstständige Arbeitsweise
• umfassende Anwenderkenntnisse der MS-Office Produktlinie, SAP-Kenntnisse erwünscht
• ein hohes Maß an Loyalität und Integrität
• interessante Aufgaben in direktem Kontakt zur Hochschulleitung
• ein vielfältiges und chancengerechtes Arbeitsumfeld
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle
• ein umfangreiches Weiterbildungsangebot
• Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements

Die Universität zu Köln fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Bewerbungen von Frauen werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt. Wir begrüßen ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Die Stelle ist ab sofort in Teilzeit (19,92 Wochenstunden) zu besetzen. Sie ist bis 31.12.2027 befristet. Sofern die entsprechenden tariflichen und persönlichen Voraussetzungen vorliegen, richtet sich die Vergütung nach der Entgeltgruppe 11 TV-L.
Bitte bewerben Sie sich mit Ihren aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. beigefügten Nachweisen für die gesuchten Qualifikationen ohne Bewerbungsfoto online unter: https://jobportal.uni-koeln.de. Die Kennziffer ist TUV2601-12. Die Bewerbungsfrist endet am 18.02.2026.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Annelene Gäckle ([e-mail]) und schauen Sie in unsere FAQs.

Assistenz (w/m/d) / Büro des Rektors TUV2601-12 | Büro des Rektors | Universität zu Köln