Assistenz / Sekretariat (m/w/d) des Bürgermeisters

Fredersdorf-Vogelsdorf; Fredersdorf-Vogelsdorf; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Die Gemeindeverwaltung Fredersdorf-Vogelsdorf sucht eine Assistenz/Sekretariat (m/w/d) des Bürgermeisters in Vollzeit (39 h/Woche) zur unbefristeten Anstellung.

Sie koordinieren Korrespondenz, Terminplanung, Protokollführung und unterstützen den Bürgermeister bei wechselnden Aufgaben. Selbstständiges Arbeiten, Loyalität und Vertraulichkeit sind uns wichtig.

Responsibilities

• Abwicklung interner und externer Korrespondenz, Postbearbeitung und Telefonbetreuung im Bürgermeisterbüro
• Koordination, Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Terminen des Bürgermeisters inklusive Reiseplanung
• Fristen- und Terminüberwachung sowie Vorprüfung von Vorlagen der Verwaltung für den Bürgermeister auf formale Vollständigkeit sowie – falls nötig – auf Rechtschreibung und Grammatik
• digitales Dokumentenmanagement inklusive Wiedervorlage und Ablage
• Erstellen und Aufbereiten von Besprechungsunterlagen
• Protokollführung
• Koordination der redaktionellen Zulieferungen der Verwaltung an den Herausgeber des Ortsblattes der Gemeinde sowie Abwicklung aller Fragen rund um das Ortsblatt
• Verwalten der Kostenstellen des Bürgermeisterbüros
• Eine Anpassung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.

Job description

In der Gemeindeverwaltung Fredersdorf-Vogelsdorf ist die Stelle als Assistenz/ Sekretariat (m/w/d) des Bürgermeisters zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit (39h/Woche) zu besetzen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• Abwicklung interner und externer Korrespondenz, Postbearbeitung und Telefonbetreuung im Bürgermeisterbüro
• Koordination, Vereinbarung, Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Terminen des Bürgermeisters inklusive Reiseplanung
• Fristen- und Terminüberwachung sowie Vorprüfung von Vorlagen der Verwaltung für den Bürgermeister auf formale Vollständigkeit sowie – falls nötig – auf Rechtschreibung und Grammatik
• digitales Dokumentenmanagement inklusive Wiedervorlage und Ablage
• Erstellen und Aufbereiten von Besprechungsunterlagen
• Protokollführung
• Koordination der redaktionellen Zulieferungen der Verwaltung an den Herausgeber des Ortsblattes der Gemeinde sowie Abwicklung aller Fragen rund um das Ortsblatt
• Verwalten der Kostenstellen des Bürgermeisterbüros

Eine Anpassung des Aufgabengebietes bleibt vorbehalten.

Sie arbeiten unmittelbar und vertrauensvoll mit dem Bürgermeister zusammen. Der Bürgermeister ist eine Persönlichkeit mit sehr hohen Ansprüchen an sich und die Mitarbeiter. Ihre Aufgabe ist es, ihn täglich bei seinen vielfältigen und umfangreichen Aufgaben zu unterstützen.

Sie organisieren die wechselnden Aufgaben des Bürgermeisterbüros weitgehend selbstständig und stimmen sich bei Bedarf unmittelbar mit dem Bürgermeister ab. Dabei behalten Sie sowohl Termine als auch offene Vorgänge von Ihnen selbst wie die des Bürgermeisters zuverlässig im Blick. Mit Ihrer schnellen Auffassungsgabe erfassen Sie Zusammenhänge und erkennen rasch die Anliegen des Bürgermeisters, der Kolleginnen und Kollegen sowie der Bürgerinnen und Bürger. Auch gegenüber kritischen Bürgerinnen und Bürgern behalten Sie stets Ihr sicheres, freundliches und dienstleistungsorientiertes Auftreten.

Die Tätigkeit erfordert ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Sorgfalt, Verantwortungsbewusstsein, Verlässlichkeit und Organisationsfähigkeit. Auch bei hoher Arbeitsbelastung bewahren Sie Ruhe und Überblick und setzen zuverlässig Prioritäten. Aufgrund der unmittelbaren Zusammenarbeit mit dem Bürgermeister ist ein besonders hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Vorgängen notwendig.