Assistenz des Bürgermeisters (m/w/d)

Stadt Meersburg; Meersburg; Sur place; EUR 39 000 - 47 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Fahrradleasing

EGYM Wellpass

Corporate Benefits

Flexible Arbeitszeit

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Résumé du poste

Stadt Meersburg sucht eine Assistentin/ einen Assistenten des Bürgermeisters in Teilzeit (90%). Die Stelle koordiniert Termine, unterstützt bei interner und externer Kommunikation und bereitet Unterlagen für Fachbereiche vor.

Zudem erfolgt Unterstützung bei digitaler Öffentlichkeitsarbeit, der Organisation von Veranstaltungen sowie der Erstellung des Mitteilungsblattes. Erforderlich sind eine abgeschlossene Verwaltungs-Ausbildung, gute MS-Office-Kenntnisse und Diskretion.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbar.
• Freundliches, sicheres Auftreten und gute Ausdrucksfähigkeit.
• Fundierte EDV-Kenntnisse, insbesondere MS-Office-Programme.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen.

Responsabilités

• Koordination von Terminen und Kommunikation zwischen Bürgermeister, Fachbereichen und externen Ansprechpartnern.
• Zusammenstellung von Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen bei Projekten.
• Unterstützung bei digitaler Kommunikation, Social Media und Homepage.
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung digitaler Arbeitsabläufe und KI-Anwendungen.
• Organisation von Veranstaltungen und Empfang von Gästen.
• Rechnungssachbearbeitung im digitalen Workflow.
• Redaktionelle Vertretung beim Mitteilungsblatt.

Connaissances

Organisationstalent

Teamfähigkeit

MS Office

Formation

Verwaltungsfachangestellte/r oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Outils

MS Office

Description du poste

Die Stadt Meersburg (ca. 6.000 Einwohner) ist durch die malerische Lage am Nordufer des Bodensees und die hoch attraktive historische Altstadt als Tourismusdestination und Kulturstadt weithin bekannt.

Das Vorzimmer des Bürgermeisters ist eine zentrale Anlaufstelle für vielfältige organisatorische, kommunikative und repräsentative Belange der Stadt Meersburg. Als wichtige Schnittstelle unterstützt das Vorzimmer den Bürgermeister bei der Koordination des Tagesgeschäfts, in der internen und externen Kommunikation sowie bei der Vorbereitung von Terminen.

Für die Neubesetzung dieser Stelle suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit (90%) eine

Assistenz des Bürgermeisters (m/w/d)

Gründe, die für uns sprechen

• Eine unbefristete Position in Teilzeit (90%) mit einer Vergütung bis zu EG8 TVöD (monatliche Vergütung von3.486€ bis4.230€ brutto) inkl. der tariflichen Leistungen im öffentlichen Dienst wie Zusatzversorgung, Zuwendung und leistungsorientierte Vergütung
• Ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet nach einer strukturierten Einarbeitung
• Flexibilität durch gleitende Arbeitszeit sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
• Fahrradleasing, EGYM Wellpass und Mitarbeitervorteile über Corporate Benefits
• Die Weiterentwicklung digitaler Prozesse und KI-Einsatz wird bei uns forciert

Folgende Aufgaben warten auf Sie

• Koordination von Terminen und Kommunikation zwischen Bürgermeister, Fachbereichen, Einrichtungen sowie externen Ansprechpartner/innen
• Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Informationen und Entscheidungsgrundlagen bei fachbereichsübergreifenden Themen und Projekten
• Unterstützung bei digitaler Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Social Media und Homepage
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung digitaler Arbeitsabläufe und dem Einsatz KI-gestützter Anwendungen
• Organisation von Veranstaltungen, Jubiläen und Empfang von Gästen des Bürgermeisters
• Rechnungssachbearbeitung im digitalen Rechnungsworkflow
• Redaktionelle Vertretung bei der Bearbeitung des Mitteilungsblattes
• Sonstige allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Erkennen Sie sich wieder?

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Freundliches, sicheres Auftreten sowie sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit zeichnet Sie aus
• Fundierte EDV-Kenntnisse, insbesondere sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ein ausgeprägtes Gespür für vertrauliche Informationen und sensible Vorgänge
• Bereitschaft zur Begleitung von Terminen und Veranstaltungen außerhalb der üblichen Dienstzeiten
• Freude an Social Media und digitalen Medien sowie Interesse an der Produktion von Foto- und Videoformaten
• Offenheit für neue Technologien und KI-gestützte Anwendungen
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie hohe Sozialkompetenz und Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichen Gesprächssituationen

Wir fördern Chancengleichheit und Diversität. Wir ermutigen alle Menschen, unabhängig von Geschlecht, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexueller Identität, sich zu bewerben.

Bei weiteren Fragen steht Ihnen Frau Julia Wiesner, Leitung der Abteilung „Personal und Organisation“ (Tel. [phone] oder [e-mail]) oder Herr Fetzer, Leitung Fachbereich „Zentrale Verwaltung“ (Tel. [phone] oder [e-mail]) zur Verfügung.