Assistenz der Ersten Bürgermeisterin (m/w/d)

Stadt Schwetzingen; Schwetzingen; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Stadt Schwetzingen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet eine Assistenz der Ersten Bürgermeisterin (m/w/d) in Vollzeit. Zu Ihren Aufgaben gehören eigenverantwortliche Organisation des Büromanagements, Korrespondenz, Telefonservice, Aktenführung und die Pflege des Terminkalenders.

Sie arbeiten eng mit der Ersten Bürgermeisterin, der Verwaltung, politischen Gremien und externen Partnern zusammen. Voraussetzung ist eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r bzw.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation im Verwaltungsbereich.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit gängigen IT-Programmen und Teamarbeit.

Responsibilities

• Eigenständige Organisation des Büromanagements, Bearbeitung der Korrespondenz und Aktenführung.
• Telefonservice, Koordination von Terminen und Vorzimmerabläufen.
• Protokollführung, Erstellung von Schriftstücken, Vorlagen und Präsentationen.
• Vertretung der Leitung der Geschäftsstelle der Zweckverbände Bezirk Schwetzingen bzw. Unterer Leimbach.

Skills

Teamfähigkeit

Diskretion

Organisationstalent

Education

Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten

Tools

MS Office

IT-Grundkenntnisse

Job description

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet und in Vollzeit eine Assistenz der Ersten Bürgermeisterin (m/w/d).

Ihre neue Tätigkeit umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

• eigenverantwortliche Organisation und Durchführung des Büromanagements, insbesondere die Bearbeitung der gesamten Korrespondenz, den Telefonservice und die Aktenführung im Sekretariat der Ersten Bürgermeisterin
• Organisation der Abläufe im Vorzimmer sowie Bildung der Schnittstelle zwischen der Ersten Bürgermeisterin, Verwaltung, politischen Gremien und externen Partnern
• Koordination des Publikumsverkehrs sowie der Bürgerkontakte und die Pflege des Terminkalenders
• Vorbereitung von Reden und Grußworten sowie Recherche, Zusammenstellung und Vervollständigung von Unterlagen für die Erste Bürgermeisterin
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen sowie Protokollführung und Erstellung von Schriftstücken, Vorlagen und Präsentationen
• Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung verschiedener Veranstaltungen
• Selbstständige Bearbeitung und Koordination unterschiedlicher Verwaltungsvorgänge
• die Vertretung der Leitung der Geschäftsstelle der Zweckverbände Bezirk Schwetzingen sowie Unterer Leimbach

Die Übertragung weiterer Aufgaben bleibt ausdrücklich vorbehalten.

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder über eine vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung im öffentlichen Dienst oder in einer vergleichbaren Position ist von Vorteil. Sie haben ein ausgeprägtes kommunalpolitisches Interesse und ein Grundverständnis kommunaler Abläufe. Außerdem zeichnen Sie sich durch ein sicheres und freundliches Auftreten sowie Diskretion und Loyalität aus und verfügen über sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten. Sie arbeiten gerne im Team und verfügen über ein hohes Verantwortungsbewusstsein. Außerdem arbeiten Sie selbstständig, strukturiert sowie gewissenhaft und bringen eine hohe Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative mit. Darüber hinaus verfügen Sie über eine schnelle Auffassungsgabe, eine ausgeprägte Fähigkeit im Umgang mit wechselnden Aufgabenstellungen und haben einen sicheren Umgang mit den gängigen IT-Programmen.

Wir bieten Ihnen bei Vorliegen entsprechender Voraussetzungen eine Vergütung in Entgeltgruppe 8 TVöD. Die genaue Verdienstspanne der Stufe 1 bis Stufe 6 dieser Eingruppierung ergibt sich aus der Tabelle, die unter dem untenstehenden Link hinterlegt ist. Unser attraktives Jobangebot vervollständigen wir gerne mit zahlreichen Vorteilen, die nicht nur finanzielle Anreize bieten, sondern auch die Work-Life-Balance unterstützen und die berufliche Entwicklung fördern.

Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gerne die Erste Bürgermeisterin, Frau Schlüter, unter 06202/87-203; für weitere Fragen steht Ihnen das Team des Personalamtes unter 06202/87-101 zur Verfügung.