Assistenz / Office-Manager (m/w/d), Gauting

General Atomics AeroTec Systems GmbH; Gauting; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Tarifliche Vergütung

Flache Hierarchien

Weiterentwicklung

Modernes internationales Umfeld

Mittagsverpflegung Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Berufsunfähigkeitsvorsorge

Zusammenfassung

General Atomics AeroTec Systems GmbH in Gauting sucht eine engagierte Abteilungsassistenz, die eng mit der Abteilungsleitung zusammenarbeitet und operative sowie strategische Themen unterstützt.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminkoordination, Erstellung von Präsentationen, Management-Reports, KPI-Datenpflege und die Weiterentwicklung interner Abläufe. Sie organisieren Schulungen und Onboardings und tragen so zur Effizienz und Professionalität der Abteilung bei.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, idealerweise im industriellen/technischen Umfeld.
• Gutes Organisations- und Kommunikationsvermögen, proaktive Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Excel, PowerPoint, Outlook).

Aufgaben

• Organisatorische und administrative Unterstützung: Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Aufgaben und Gremien; eigenständiges Office-Management inklusive Korrespondenz und Dokumentenablage.
• Management Support: Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung bei Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Reports.
• Daten- und Prozessmanagement: Pflege von Kennzahlen, Auswertungen sowie Prüfung von Bestellungen und Rechnungen.
• Prozessoptimierung & Digitalisierung: Weiterentwicklung interner Abläufe, Tools und Handbücher.
• Recherchen & Analysen: Technische und betriebswirtschaftliche Analysen zur Vorbereitung strategischer Entscheidungen.
• Team- und Veranstaltungsorganisation: Organisation von Schulungen, Workshops und Onboardings.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikation

Selbstständigkeit

Englische Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische oder technische Berufsausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben:

Als Abteilungs Assistenz arbeiten Sie in enger Partnerschaft mit unseren Führungskräften und sind in operative wie auch strategische Themen eingebunden. Sie behalten den Überblick über Abläufe, unterstützen bei Entscheidungen und schaffen die organisatorische Basis für den Erfolg der gesamten Abteilung.

• Organisatorische und administrative Unterstützung: Planung, Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Aufgaben und Gremien; eigenständiges Office-Management inklusive Korrespondenz und Dokumentenablage
• Management Support: Enge Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung bei der Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Management-Reports
• Daten- und Prozessmanagement: Pflege von Kennzahlen und Auswertungen (KPIs, Quartalsabschlüsse), Dokumentenverwaltung sowie Prüfung von Bestellungen und Rechnungen
• Prozessoptimierung & Digitalisierung: Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Abläufe, Tools und Handbücher - mit Blick auf Effizienz, Qualität und Digitalisierung
• Recherchen & Analysen: Durchführung technischer und betriebswirtschaftlicher Analysen zur Vorbereitung strategischer Entscheidungen
• Team- und Veranstaltungsorganisation: Organisation von Schulungen, Workshops und Onboardings sowie Begleitung administrativer Prozesse im Mitarbeiterzyklus.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung - idealerweise mit Bezug zum industriellen oder technischen Umfeld
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Koordinationsfunktion, vorzugsweise im Engineering- oder Produktionsumfeld
• Ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent, mit dem Sie Abläufe strukturieren, Prioritäten setzen und Themen eigenständig vorantreiben
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook
• Zuverlässige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten Ihnen:

• Eine verantwortungsvolle Aufgabe mit einem hohen Maß an Selbstständigkeit, Verantwortung und Mitgestaltungsmöglichkeiten
• Eine tarifliche Vergütung, 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Ein modernes und internationales Arbeitsumfeld
• Finanzielle Förderung für die Mittagsverpflegung
• Unterstützung der betrieblichen Alters- und Berufsunfähigkeitsvorsorge

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!