Assistenz/Office Manager der Frauenbeauftragten an der Technischen Fakultät (m/w/d)

Department Artificial Intelligence in Biomedical Engineering - AIBE@FAU; Bayern; On-site; EUR 35,000 - 52,000; Full time

Job summary

Department Artificial Intelligence in Biomedical Engineering - AIBE@FAU sucht eine engagierte Verwaltungsunterstützung zur organisatorischen Begleitung der Frauenbeauftragten der Technischen Fakultät. Sie koordinieren Termine, Räume, Korrespondenz und Bestellwesen und unterstützen bei Vergabeverfahren.

Zu Ihren Aufgaben gehört zudem die Finanz- und Haushaltsverwaltung, Bearbeitung von Abrechnungen im HIS-FSV sowie die Vorbereitung von Personalangelegenheiten und Urlaubs-/Krankmeldungen.

Qualifications

• Administrative Unterstützung in Hochschulen oder Verwaltung
• Sichere Korrespondenz in Deutsch, ggf. Englisch
• Vertraulichkeit und Sorgfalt im Umgang mit Daten
• Gute Organisationstalent und Selbstständigkeit

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Frauenbeauftragten der Technischen Fakultät bei der Umsetzung der zwischen der Universitätsleitung und den Fakultäten vereinbarten Maßnahmen und Zielvereinbarungen
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Datenpflege, Gästebetreuung sowie Unterstützung bei Vergabeverfahren
• Finanz- und Haushaltsverwaltung, insbesondere Bewirtschaftung und Überwachung zugewiesener Haushaltsmittel, Bearbeitung von Abrechnungen sowie Durchführung und Dokumentation von Buchungen im Haushaltsmanagementsystem (HIS-FSV)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere Vorbereitung von Einstellungsanträgen für Beschäftigte und studentische Hilfskräfte sowie Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen
• Organisation und administrative Abwicklung von Dienstreisen sowie Pflege und Aktualisierung von Verteilern, Datenbanken und der Homepage der Beschäftigungsstelle

Skills

Korrespondenz

Termin- und Raumkoordination

Bestellwesen

Datenpflege

Gästebetreuung

Organisation

Verwaltung

Tools

HIS-FSV

Job description

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Frauenbeauftragten der Technischen Fakultät bei der Umsetzung der zwischen der Universitätsleitung und den Fakultäten vereinbarten Maßnahmen und Zielvereinbarungen
• Übernahme allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Korrespondenz, Termin- und Raumkoordination, Bestellwesen, Datenpflege, Gästebetreuung sowie Unterstützung bei Vergabeverfahren
• Finanz- und Haushaltsverwaltung, insbesondere Bewirtschaftung und Überwachung zugewiesener Haushaltsmittel, Bearbeitung von Abrechnungen sowie Durchführung und Dokumentation von Buchungen im Haushaltsmanagementsystem (HIS-FSV)
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere Vorbereitung von Einstellungsanträgen für Beschäftigte und studentische Hilfskräfte sowie Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen
• Organisation und administrative Abwicklung von Dienstreisen sowie Pflege und Aktualisierung von Verteilern, Datenbanken und der Homepage der Beschäftigungsstelle