Teamassistenz/Office Manager im Gebäudemanagement (m/w/d)

Department Artificial Intelligence in Biomedical Engineering - AIBE@FAU; Bayern; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Department Artificial Intelligence in Biomedical Engineering - AIBE@FAU sucht eine engagierte Unterstützung im Schlüssel- und Büromanagement. Sie betreuen die Schlüsselverwaltung, bearbeiten Bestellungen und Verluste, pflegen Bestände und dokumentieren diese Tätigkeiten zuverlässig.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Überprüfung von Schließanlagen, die Verwaltung der schließtechnischen Online-Formulare und die Pflege relevanter Daten im CAFM-System FAMOS.

Responsibilities

• Schlüsselverwaltung betreuen, Bestellungen bearbeiten und Schlüsselbestände pflegen.
• Schließanlagen prüfen und Online-Formulare verwalten, CAFM-Daten pflegen.
• Organisatorische Unterstützung der Arbeitsgruppen, Koordination von Wartungs- und Prüfterminen.
• Bestellvorgänge abwickeln und Bescheinigungen erstellen.
• Online-Auftritt des Referats pflegen, Formulare und Rundschreiben bereitstellen/aktualisieren.

Job description

• Betreuung der Schlüsselverwaltung der FAU einschließlich der Bearbeitung von Schlüsselbestellungen und -verlusten sowie der Pflege von Schlüsselbeständen und zugehörigen Dokumentationen
• Überprüfung von Schließanlagen sowie Verwaltung der schließtechnischen Online-Formulare und Pflege relevanter Daten im CAFM-System FAMOS
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsgruppen sowie der Referats- und Abteilungsleitung, insbesondere die Koordination von Wartungs- und Prüfterminen einschließlich der Mitwirkung bei der Erstellung von Wartungsverträgen
• Abwicklung von Bestellvorgängen sowie Erstellung von Bescheinigungen
• Unterstützung bei der Pflege des Online-Auftritts des Referats, insbesondere bei der Bereitstellung und Aktualisierung von Formularen und Rundschreiben