Teamassistent:in

Headmatch; Berlin; On-site; EUR 50,000 - 61,000; Full time

Benefits offered by this job

55k Gehalt (bis)

30 Std./Woche

30 Tage Urlaub

Unbefristete Festanstellung

Wirklicher Gestaltungsspielraum

Kurze Wege & direkte Kommunikation

Zentrale Lage Berlin

Job summary

Headmatch in Berlin sucht eine erfahrene Teamassistenz / Office Manager (m/w/d) für ca. 30 Std./Woche in einer unbefristeten Festanstellung. Sie steuern den Büroalltag, unterstützen Geschäftsführung und Team und bringen eigenständig Ideen zur Optimierung ein.

Die zentrale Lage am Kurfürstendamm bietet viel Gestaltungsspielraum. Sie arbeiten eigenverantwortlich, kommunizieren direkt und tragen aktiv dazu bei, Prozesse effizienter zu gestalten.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in Teamassistenz/Office Management.
• Sehr gutes Organisationsvermögen und Überblick
• Selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS-Office, Deutschkenntnisse
• Englischkenntnisse von Vorteil

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Büroalltags.
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams
• Termin- und Besprechungskoordination
• Vorbereitung von Meetings und Unterlagen
• Bearbeitung der Bürokommunikation und Korrespondenz
• Organisation von Büromaterial, Dienstleistern und Office-Themen
• Unterstützung bei Bestellungen, Rechnungen und Verwaltungsprozessen
• Pflege von Dokumenten und Akten
• Projekte und Sonderthemen organisatorisch begleiten
• Ideen zur Optimierung von Abläufen einbringen

Job description

Organisationstalent gesucht: Werden Sie die zentrale Schnittstelle in einem wachsenden Unternehmen

Berlin | ca. 30 Stunden/Woche | unbefristete Festanstellung | bis zu 55.000 € p.a. auf Vollzeitbasis | 30 Tage Urlaub

Sie sind jemand, der nicht darauf wartet, dass andere sagen, was zu tun ist?

Sie sehen, wenn im Büro etwas fehlt, ein Prozess besser laufen könnte oder ein Thema noch nicht zu Ende gedacht ist und kümmern sich einfach darum?

Dann könnte diese Position genau das Richtige für Sie sein.

Für ein wachsendes Unternehmen im Berliner Zentrum suchen wir eine erfahrene Teamassistenz / Office Manager (m/w/d), die organisatorisch den Überblick behält, gerne Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass im Tagesgeschäft alles rundläuft.

Dabei suchen wir ausdrücklich keine Person, die lediglich Aufgaben abarbeitet. Wir suchen jemanden mit Eigeninitiative, Persönlichkeit und eigenen Ideen.

Sie sind eine zentrale Anlaufstelle im Unternehmen und sorgen dafür, dass die organisatorischen Abläufe im Hintergrund funktionieren. Dabei bewegen Sie sich zwischen klassischer Teamassistenz, Office Management und allgemeiner Unternehmensorganisation. Sie erkennen, wo etwas getan werden muss, setzen Dinge eigenständig um und bringen Verbesserungsvorschläge ein. Kurz gesagt: Sie halten den Laden am Laufen.

Job Beschreibung

• Organisation und Koordination des Büroalltags
• Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei administrativen und organisatorischen Themen
• Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen
• Vorbereitung von Meetings und Unterlagen
• Bearbeitung und Koordination der laufenden Bürokommunikation
• Organisation von Büromaterial, Dienstleistern und allgemeinen Office-Themen
• Unterstützung bei Bestellungen, Rechnungen und administrativen Vorgängen
• Pflege und Strukturierung von Dokumenten und Unterlagen
• Unterstützung bei organisatorischen Projekten und Sonderthemen
• Optimierung bestehender Abläufe und Entwicklung eigener Ideen
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Übernahme weiterer Aufgaben, die im dynamischen Unternehmensalltag anfallen

Job Anforderungen

• Mehrjährige Berufserfahrung in der Teamassistenz, Assistenz, im Office Management oder einer vergleichbaren Funktion
• Sehr gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
• Eine selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Idealerweise gute Englischkenntnisse
• Sie arbeiten zuverlässig, pragmatisch und eigenverantwortlich
• Sie kommunizieren offen und direkt und haben keine Scheu, auch einmal Ihre Meinung zu sagen
• Sie bringen eigene Ideen ein, statt nur bestehende Prozesse abzuarbeiten
• Sie bleiben auch dann entspannt, wenn es einmal hektischer wird
• Sie haben Freude daran, in einem wachsenden Unternehmen Strukturen mit aufzubauen und weiterzuentwickeln

Arbeitsbedingungen

• Bis zu 55.000 € Jahresgehalt auf Vollzeitbasis
• Die Position ist auf ca. 30 Stunden pro Woche ausgelegt
• 30 Tage Urlaub
• Unbefristete Festanstellung
• Wirklicher Gestaltungsspielraum
• Kurze Wege & direkte Kommunikation
• Wachsendes Unternehmen Sie kommen zu einem Zeitpunkt dazu, an dem noch viel gestaltet und aufgebaut werden kann
• Zentrale Lage in Berlin Ihr Arbeitsplatz befindet sich im Herzen Berlins am Kurfürstendamm