Assistenz oder Sekretärin/Personalsachbearbeiterin (m/w/d)

PQ Germany GmbH; Wurzen; Vor Ort; EUR 28.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

PQ Germany GmbH sucht eine engagierte Büroassistenz, die die Geschäftsleitung unterstützt und das Sekretariat eigenständig führt. Zu den Aufgaben gehören Post- und E-Mail-Bearbeitung, Terminplanung, Ablage, Dokumentenmanagement sowie die Erstellung von Präsentationen und Berichten.

Sie unterstützen zudem die HR-/Office-Managerin bei Personalaufgaben, Reporting und Planungen von Firmenevents; Reiseplanung und Dienstreisen werden koordiniert. SAP-gestützte Bestellprozesse runden das Profil ab.

Aufgaben

• Büroorganisation: Selbstständige Führung des Sekretariats, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Terminplanung
• Assistenz: Unterstützung der Geschäftsleitung und der vor Ort ansässigen Teams im Tagesgeschäft, Vorbereitung von Besprechungen
• Verwaltung: Ablage, Dokumentenmanagement, Erstellung von Präsentationen und Berichten
• Zeiterfassung: Korrektur von Abweichungen, Nachtragen diverser Fehlzeitengründe
• Unterstützende Tätigkeiten für die HR-/ Office Managerin, wie z.B. allgemeine Personalsachbearbeitertätigkeiten, Zuarbeiten zu Statistiken, Reportings, Unterstützung bei der Planung von Firmenevents, Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in deren Abwesenheit
• SAP: Anlegen und Verschicken von Bestellungen, Unterstützung des Teams bei Fragen/Problemen zu Bestellen
• Büromaterialverwaltung: Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien
• Kommunikation: Korrespondenz mit Kolleginnen und Kollegen, Gästen, Kunden, Lieferanten und Partnern, Weiterleitung von diversen Anfragen an die zuständigen Abteilungen
• Reiseplanung: Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen

Kenntnisse

Büroorganisation

Terminplanung

Assistenz der Geschäftsleitung

Teamunterstützung

Kunden- und Gästekorrespondenz

Tools

SAP

Jobbeschreibung

• Büroorganisation: Selbstständige Führung des Sekretariats, Post- und E-Mail-Bearbeitung, Terminplanung


• Assistenz: Unterstützung der Geschäftsleitung und der vor Ort ansässigen Teams im Tagesgeschäft, Vorbereitung von Besprechungen


• Verwaltung: Ablage, Dokumentenmanagement, Erstellung von Präsentationen und Berichten


• Zeiterfassung: Korrektur von Abweichungen, Nachtragen diverser Fehlzeitengründe


• Unterstützende Tätigkeiten für die HR-/ Office Managerin, wie z.B. allgemeine Personalsachbearbeitertätigkeiten, Zuarbeiten zu Statistiken, Reportings, Unterstützung bei der Planung von Firmenevents, Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in deren Abwesenheit


• SAP: Anlegen und Verschicken von Bestellungen, Unterstützung des Teams bei Fragen/Problemen zu Bestellen


• Büromaterialverwaltung: Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien


• Kommunikation: Korrespondenz mit Kolleginnen und Kollegen, Gästen, Kunden, Lieferanten und Partnern, Weiterleitung von diversen Anfragen an die zuständigen Abteilungen


• Reiseplanung: Organisation und Koordination von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen