Assistenz (m/w/d) Seminar- und Trainingsorganisation in einem Rüstungskonzern

jobtimum GmbH defence

Kiel

On-site

EUR 36,000 - 42,000

Full time

14 days+

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Benefits offered by this job

Übertarifliche Bezahlung

Sonderzahlungen bis € 1.000 über Tarif

Branchenexpertise

Bis zu 30 Tage Urlaub

Job summary

Jobtimum GmbH sucht am Standort Kiel eine Assistenz (m/w/d) für Seminar- und Trainingsorganisation in einem weltweit führenden Technologiekonzern der Verteidigungs- und Sicherheitsbranche. Die Position bietet mobiles Arbeiten bis zu 50% pro Monat, eine 35-Stunden-Woche und ein internationales Umfeld.

Zu den Aufgaben gehören Koordination von Trainings, Terminplanung, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Vorbereitung von Schulungsunterlagen und Unterstützung interner/externer Schnittstellen.

Qualifications

Abgeschlossene Ausbildung im Büro-/Veranstaltungsbereich
Berufserfahrung in Seminarorganisation oder Trainingskoordination
Sichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Planungstools
Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und Zuverlässigkeit

Responsibilities

Sie koordinieren Trainings, Seminare und Meetings, planen Termine und verfolgen Abläufe.
Eigenständig bearbeiten Sie interne/externe Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
Sie organisieren Schulungsunterlagen, Präsentationen, E-Learnings und legen Dateien strukturiert ab.
Sie verwalten Datenbestände, pflegen Nutzerdaten und aktualisieren Trainingsinfos.
Sie empfangen Besucher, koordinieren Schnittstellen und übernehmen administrative Aufgaben.

Skills

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Strukturierte Arbeitsweise

Education

Ausbildung Büromanagement

Tools

Microsoft Office

Terminverwaltungssysteme

Job description

Assistenz (m/w/d) Seminar- und Trainingsorganisation in einem Rüstungskonzern

Für unseren Kunden, einen weltweit führenden Technologiekonzern der Verteidigungs- und Sicherheitsbranche, suchen wir am Standort Kiel eine Assistenz (m/w/d). Das international tätige Unternehmen entwickelt innovative U-Boot-Systeme sowie hochmoderne maritime Technologien, die weltweit in sicherheitsrelevanten Bereichen eingesetzt werden. Der Standort Kiel steht für modernste Fertigungsprozesse, technologische Innovationen und die Entwicklung komplexer Unterwasser- und Marinesysteme. Bewerbende erwartet ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld mit spannenden Projekten in einer international vernetzten Hightech Branche.

DAS WIRD SIE ÜBERZEUGEN

Mobiles Arbeiten (bis zu 50% pro Monat) sowie eine 35-Stunden-Woche
Internationales Umfeld
Abwechslungsreiches Aufgabenfeld in der technologiegeprägten Rüstungsindustrie
Gute Erreichbarkeit mit ÖPNV sowie Parkplätze für Mitarbeitende

DAS SIND IHRE AUFGABEN

In Ihrer Rolle als Assistenz (m/w/d) Seminar- und Trainingsorganisation koordinieren Sie Trainings, Seminare und Besprechungen, übernehmen die Terminplanung und sorgen für eine zuverlässige Nachverfolgung aller relevanten Abläufe
Eigenständig bearbeiten Sie die interne und externe Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und stehen Teilnehmenden, Trainern sowie weiteren Ansprechpartnern als zentrale Kontaktperson zur Verfügung
Darüber hinaus organisieren Sie Schulungsunterlagen, pflegen Präsentationen, E-Learnings und weitere Lernmedien und stellen deren strukturierte Ablage im Trainingsumfeld sicher
Mit einem guten Gespür für organisatorische Themen verwalten Sie Datenbestände, pflegen Nutzerdaten und unterstützen bei der kontinuierlichen Aktualisierung relevanter Informationen im Trainingsbereich
Als Assistenz (m/w/d) Seminar- und Trainingsorganisation empfangen und betreuen Sie Besucher, koordinieren die Zusammenarbeit mit internen und externen Schnittstellen und übernehmen vielseitige administrative Aufgaben im Tagesablauf

DAMIT KÖNNEN SIE PUNKTEN

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement / zum Kaufmann für Büromanagement, zur Veranstaltungskauffrau / zum Veranstaltungskaufmann oder zur Industriekauffrau / zum Industriekaufmann
Sie bringen Berufserfahrung in der Seminarorganisation, Trainingskoordination, Veranstaltungsplanung oder in einem vergleichbaren administrativen Umfeld mit
Sichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse ermöglichen Ihnen eine professionelle Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartnern im nationalen und internationalen Umfeld
Routiniert arbeiten Sie mit den Anwendungen von Microsoft Office und nutzen digitale Systeme zur Organisation von Terminen, Daten und Dokumenten, Kenntnisse im Umgang mit Anwendungen der Künstlichen Intelligenz sind von Vorteil
Als Assistenz (m/w/d) Seminar- und Trainingsorganisation am Standort Kiel überzeugen Sie durch Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke, Serviceorientierung sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise ohne häufige Anleitung durch andere Personen

Job Details