Abteilungsassistenz / Teamassistenz (m/w/d)

expertum GmbH; Kassel; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

40-Stunden-Woche

Standort Kassel

Arbeitgeberüberlassung

Job summary

expertum GmbH sucht in Kassel eine erfahrene Abteilungsassistenz (m/w/d) im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung. Sie koordinieren Termine, unterstützen mehrere Entwicklungsabteilungen und arbeiten eng mit Führungskräften, Mitarbeitern und externen Dienstleistern zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Besprechungsorganisation, Reisemanagement, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch sowie die Unterstützung des Bestellwesens und Onboarding/Offboarding-Prozesse.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Langjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich und fundierte Kenntnisse betrieblicher Abläufe.
• Sehr gute SAP-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office.
• Kenntnisse in Confluence und Jira.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise sowie Sicherheit beim Setzen von Prioritäten.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten, auch bei Präsentationen.
• Diskretion, Loyalität und verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Informationen.
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

Responsibilities

• Termin- und Informationsmanagement mehrerer Abteilungen koordinieren und übergreifende Aufgaben abstimmen.
• Besprechungen organisieren, Raumplanung und Bewirtung koordinieren, Protokolle führen und Maßnahmen nachverfolgen.
• Nationale und internationale Dienstreisen planen und Reisekostenabrechnung übernehmen.
• Deutsch- und englischsprachige Korrespondenz bearbeiten, Besucher betreuen und mit internen/externen Ansprechpartnern kommunizieren.
• Bestellwesen unterstützen, Mitarbeiterausstattung sicherstellen, Onboarding/Offboarding organisatorisch begleiten.
• Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Lizenzen und Zugriffsrechten koordinieren; Inventuren unterstützen.
• Administrative Abläufe prüfen, Verbesserungen ableiten und umsetzen.
• Kennzahlen pflegen, Projekte unterstützen, sowie organisatorische Sonderaufgaben übernehmen.
• Vertrauliche Unterlagen bearbeiten, Ablage sichern und Informationsweitergabe sicherstellen

Skills

Organisationsstalent

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Vertraulichkeit

Education

Berufsausbildung

Tools

SAP

MS Office

Confluence

Jira

Job description

Die expertum Gruppe bietet technischen und kaufmännischen Fach- und Führungskräften attraktive Aufgaben und Karrierechancen in der Industrie. Für unsere Mitarbeiter sind wir ein zuverlässiger und fairer Partner - gehen Sie mit expertum den Weg zu neuen beruflichen Herausforderungen bei namhaften und wertschätzenden Kunden!

HIER WERDEN SIE ARBEITEN:

Kassel | 40 Stunden pro Woche | Tagschicht

Sie koordinieren Termine, setzen Prioritäten und behalten auch dann den Überblick, wenn mehrere Abteilungen Ihre Unterstützung benötigen? Für unseren Kunden, ein international tätiges Industrieunternehmen in Kassel, suchen wir ab sofort eine erfahrene Abteilungsassistenz (m/w/d) im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung.

Sie unterstützen mehrere Entwicklungsabteilungen und übernehmen eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben. Dabei arbeiten Sie eng mit Führungskräften, Mitarbeitern und externen Dienstleistern zusammen.

DIES SIND IHRE AUFGABEN:

• Sie koordinieren das Termin- und Informationsmanagement mehrerer Abteilungen und stimmen übergreifende Aufgaben eigenständig ab.
• Sie organisieren Besprechungen einschließlich Raumplanung und Bewirtung, führen Protokoll und verfolgen vereinbarte Maßnahmen nach.
• Sie planen nationale und internationale Dienstreisen und übernehmen die Reisekostenabrechnung.
• Sie bearbeiten die deutsch- und englischsprachige Korrespondenz, betreuen Besucher und kommunizieren mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Sie unterstützen das Bestellwesen, die Ausstattung von Mitarbeitern sowie organisatorische Aufgaben beim Onboarding und Offboarding.
• Sie koordinieren die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, Lizenzen und Zugriffsrechten für Mitarbeiter und Dienstleister und wirken bei Inventuren mit.
• Sie prüfen administrative Abläufe, erarbeiten Verbesserungsvorschläge und setzen abgestimmte Maßnahmen um.
• Sie pflegen und werten Kennzahlen aus und unterstützen Projekte sowie organisatorische Sonderaufgaben.
• Sie bearbeiten vertrauliche Unterlagen und Korrespondenzen und stellen eine sorgfältige Ablage und Informationsweitergabe sicher.

DAS BRINGEN SIE MIT:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Langjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich und fundierte Kenntnisse betrieblicher Abläufe
• Sehr gute SAP-Kenntnisse und einen routinierten Umgang mit MS Office
• Kenntnisse in Confluence und Jira
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise sowie Sicherheit beim Setzen von Prioritäten
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Kommunikationsstärke und ein souveränes Auftreten, auch bei Präsentationen
• Diskretion, Loyalität und einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Informationen
• Flexibilität, Teamfähigkeit und die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen zuverlässig und durchsetzungsstark zu handeln
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

WIR GARANTIEREN IHNEN:

• 40-Stunden-Woche in Tagschicht
• Einsatz am Standort Kassel
• Einstieg ab sofort
• Geplanter Projekteinsatz von bis zu 24 Monaten
• Beschäftigung im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung über expertum