Assistenz (m/w/d) der Hauptabteilung

Tintschl AG; Kiel; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Die Tintschl AG sucht in Kiel eine engagierte Assistenz für Informationsmanagement und administrative Abläufe. Sie strukturieren Vorlagen, halten Informationsplattformen aktuell und erstellen Präsentationen sowie Checklisten.

Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor und unterstützen das Onboarding neuer Mitarbeitenden. Zu Ihren Aufgaben gehören Reporting, Kennzahlenaufbereitung und kaufmännische Administration.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und einschlägige Erfahrung in Assistenz oder Sachbearbeitung bzw. Büromanagement, idealerweise im industriellen Umfeld.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, Word und PowerPoint.
• SAP-Kenntnisse sowie Erfahrung mit digitalen Informations- und Kollaborationsplattformen sind von Vorteil.
• Fähigkeit, Informationen verständlich und übersichtlich aufzubereiten, sowie sicherer Umgang mit Zahlen, Daten und Listen.
• Selbstständige, vorausschauende und sorgfältige Arbeitsweise sowie Freude daran, Ordnung und verlässliche Abläufe zu schaffen.
• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und verbindliche Kommunikation; Fähigkeit, notwendige Zuarbeiten freundlich und konsequent einzufordern.
• Diskretion sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Informationsmanagement und administrative Abläufe strukturieren und aktuell halten.
• Termin- und Besprechungsorganisation: Termine koordinieren, Besprechungen und Workshops vorbereiten bzw. Unterlagen zusammenstellen; Ergebnisse dokumentieren und Rückmeldungen nachhalten.
• Mitarbeiterbezogene Organisation: Personallisten pflegen, Onboarding unterstützen.
• Reporting und Kennzahlen: Reports aktualisieren, Zuarbeiten einholen, Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen.
• Kaufmännische Administration bei Bedarf: Montageverträge erstellen, Bestellungen abwickeln, Rechnungen prüfen.
• Büro- und Reiseorganisation: Dienstreisen planen, buchen, abrechnen, Korrespondenz bearbeiten.

Skills

Organisationstalent

Selbstständiges Arbeiten

Zahlenverständnis

Kommunikationsfähigkeit

Verbindliche Kommunikation

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

MS Office

Excel

PowerPoint

Word

Job description

Aufgaben

• Informationsmanagement und administrative Abläufe: Interne Ablagen, Vorlagen und Informationsplattformen strukturieren und aktuell halten. Präsentationen, Checklisten und Aushänge erstellen und pflegen. Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben selbstständig übernehmen, Abläufe vereinheitlichen und praktische Verbesserungen umsetzen.


• Termin- und Besprechungsorganisation: Termine für den gesamten Bereich koordinieren, Besprechungen und Workshops vor- und nachbereiten sowie erforderliche Unterlagen zusammenstellen. Ergebnisse dokumentieren und vereinbarte Rückmeldungen und Fristen nachhalten.


• Mitarbeiterbezogene Organisation: Personallisten und weitere mitarbeiterbezogene Übersichten pflegen, Angaben mit den Verantwortlichen abstimmen und auf Aktualität und Vollständigkeit achten. Beim Onboarding und bei der Organisation von Schulungen unterstützen.


• Reporting und Kennzahlen: Bestehende Reports und Kennzahlenübersichten regelmäßig aktualisieren, erforderliche Zuarbeiten einholen und Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität prüfen. Unterlagen für Bereichs- und Projektbesprechungen aufbereiten.


• Kaufmännische Administration bei Bedarf: Montageverträge nach Vorgabe erstellen und bearbeiten, Bestellungen und Dienstleistungsbeauftragungen abwickeln sowie Rechnungen prüfen und zur weiteren Bearbeitung vorbereiten.


• Büro- und Reiseorganisation bei Bedarf: Dienstreisen planen, buchen und abrechnen, Korrespondenz bearbeiten und Gäste betreuen. Büroausstattung, Arbeitsmittel und IT-Berechtigungen mit den zuständigen Stellen koordinieren.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und einschlägige Erfahrung in Assistenz, Sachbearbeitung oder Büromanagement, idealerweise im industriellen Umfeld.


• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, Word und PowerPoint.


• SAP-Kenntnisse sowie Erfahrung mit digitalen Informations- und Kollaborationsplattformen sind von Vorteil.


• Fähigkeit, Informationen verständlich und übersichtlich aufzubereiten, sowie sicherer Umgang mit Zahlen, Daten und Listen.


• Selbstständige, vorausschauende und sorgfältige Arbeitsweise sowie Freude daran, Ordnung und verlässliche Abläufe zu schaffen.


• Organisationsgeschick, Eigeninitiative und verbindliche Kommunikation; Fähigkeit, notwendige Zuarbeiten freundlich und konsequent einzufordern.


• Diskretion sowie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.