Assistenz (m/w/d) der Direktionsleitung Stuttgart

STRABAG; Stuttgart; Vor Ort; EUR 38.000 - 52.000; Vollzeit

Zusammenfassung

STRABAG in Stuttgart sucht Sie als Assistenz der Direktion, um reibungslose Büroorganisation sicherzustellen: Termine, Reisen, Präsentationen, Protokolle und Berichte. Sie arbeiten eng mit Einkauf, Personal und Kalkulation zusammen und kommen täglich vor Ort zum Einsatz.

Sie begeistern sich für digitale Tools der Microsoft 365 Suite und beherrschen Outlook, PowerPoint, Teams, Forms und Planner sicher. Ein akademischer Abschluss oder kaufmännische Ausbildung ist erwünscht, Führerschein Klasse B

Qualifikationen

• Abschluss oder kaufmännische Ausbildung, ideal Erfahrung im Assistenzbereich.
• Digital affin; sicherer Umgang mit MS 365 Apps, Outlook, PowerPoint, Teams, Forms und Planner.
• Gern vor Ort arbeiten, kurze Abstimmungswege und persönliche Kommunikation.
• Führerschein Klasse B; Loyalität, Diskretion und Gestaltungswillen.

Aufgaben

• Koordination von Besprechungen und Terminen; Organisation von Reisen und Veranstaltungen.
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Protokollen; Dokumentenablage.
• Recherche, Sammlung und Aufbereitung von Informationen; Unterstützung der Fachbereiche.
• Begrüßung von Gästen; Repräsentation der Direktion; Zusammenarbeit mit Einkauf, Personal und Kalkulation.

Kenntnisse

Kommunikation

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Aufmerksamkeit fürs Detail

Ausbildung

Akademischer Abschluss

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Microsoft 365

Outlook

PowerPoint

Teams

Forms

Planner

Jobbeschreibung

Aufgaben

• Sie wissen, wie effizientes Büromanagement funktioniert: von reibungsloser Koordination diverser Besprechungen und Termine, Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen bis hin zur Erstellung von Präsentationen, Auswertungen oder der Protokollführung


• Die Verwendung diverser digitaler Tools beherrschen Sie ebenso mühelos und sicher wie auch Aufgaben für die Recherche, Sammlung und Aufbereitung von Informationen


• Dank Ihrer freundlichen und gewandten Betreuung repräsentieren Sie unsere Direktion vorbildlich und heißen Gäste ebenso herzlich willkommen wie auch neue Kolleg:innen


• Sie arbeiten mit den Fachbereichen Einkauf, Personal und Kalkulation zusammen und unterstützen diese situativ


• Eine ordentliche Dokumentenablage ist für Sie ebenso selbstverständlich wie auch die Übernahme weiterer Standort- und ggf. Sonder- oder Projektaufgaben

Qualifikationen

• Sie punkten mit einem akademischen Abschluss oder einer kaufmännischen Berufsausbildung sowie idealerweise mit Erfahrung im Assistenzbereich


• Am liebsten arbeiten Sie digital und begeistern sich für innovative, neue Lösungen; die Microsoft 365-Apps, v.a. Outlook und PowerPoint, verwenden Sie vollkommen sicher und beherrschen ebenso Teams, Forms und Planner


• Gleichzeitig schätzen Sie die Vorzüge der Arbeit in Präsenz, wie kurze Abstimmungswege und persönliche Kommunikation, und bringen die Bereitschaft mit, täglich vor Ort zu sein


• Ob mündlich oder schriftlich: als kommunikationsstarke Persönlichkeit bringen Sie es auf den Punkt und verstehen es, auf verschiedenen Ebenen stets den richtigen Ton zu treffen


• Idealerweise besitzen Sie die Führerscheinklasse B und begeistern sich für bautechnische Themen


• Abgerundet wird Ihr Profil durch ein hohes Maß an Loyalität, Diskretion und Gestaltungswillen