Vorstandsassistenz (m/w/d)

PBeak - Corinna Woltering; Stuttgart; Vor Ort; EUR 50.000 - 65.000; Vollzeit

Zusammenfassung

PBeak - Corinna Woltering in Stuttgart sucht eine erfahrene Vorstandsassistenz (m/w/d) in Vollzeit zur Unterstützung des Vorstandsteams. Sie koordinieren Termine, Reisen und Workshops, erstellen Berichte und Präsentationen und übernehmen HR-Abläufe. Proaktive Organisation, Diskretion und souveränes Auftreten runden das Profil ab.

Sie arbeiten eng mit internen Stakeholdern zusammen, gestalten Prozesse aktiv mit und sichern reibungslose Abläufe im dynamischen Umfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Vorstandsebene.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Diskretion, souveränes Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Aufgaben

• Unterstützung des Vorstandsteams durch eigenständige Büroorganisation.
• Planen, Koordinieren und Organisieren von Terminen und Reisen.
• Buchen von Hotels, Räumen, Technik und Ressourcen für Workshops und Events.
• Durchführung von Personaladministration wie Urlaubs- und Krankmeldungen.
• Vor- und Aufbereitung von Berichten und Präsentationen.
• Erste Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder.
• Mitgestaltung von Workshops und Koordinierung bereichsübergreifender Themen.

Kenntnisse

Organisationsgeschick

Diskretion

Kommunikation

Terminplanung

Multitasking

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Outlook

PowerPoint

Excel

Jobbeschreibung

Unterstützen Sie unser Vorstandsteam ab sofort in Stuttgart in Vollzeit als Vorstandsassistenz (m/w/d) - VGr. Vb Nr. 1a TV Ang-

Ihre Aufgaben

• Als Assistenz unterstützen Sie das Vorstandsteam (drei Personen) bei einem reibungslosen Tagesablauf durch eine eigenständige und vorausschauende Büroorganisation.
• Sie planen, koordinieren und organisieren Termine und Reisen.
• Sie buchen Hotels, Räume, Technik und weitere Ressourcen für Workshops und Team-Events des Management-Teams
• Sie übernehmen die Personaladministration: Urlaubs- und Krankmeldungen, Schreiben zu Jubiläen und Geburtstagen sowie allgemeine HR-Abläufe.
• Sie halten Informationsflüsse nach und unterstützen bei Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Workshops, Meetings und Entscheidungen.
• Sie agieren als erste Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder, kommunizieren serviceorientiert und vernetzen relevante Ansprechpartner/innen.
• Sie gestalten Workshops mit und übernehmen Verantwortung für eine gute Zusammenarbeit.
• In Ihrer Verantwortung liegt die eigenständige Vor- und Aufbereitung von Berichten und Präsentationen.
• Bedarfsbezogen übernehmen Sie eigenverantwortlich projektbezogenen Sonderaufgaben.

Ihr Profil

• Sie bringen idealerweise eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikationen im relevanten Bereich mit. Alternativ haben Sie sich durch praktische Erfahrung und spezifisches Wissen das notwendige Know-how angeeignet, um die Aufgaben dieser Position erfolgreich zu erfüllen.
• Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
• Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationsgeschick, eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative aus.
• Sie arbeiten souverän, diskret und zuverlässig und behalten auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick.
• Sie verfügen über ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten und bewegen sich sicher im Austausch mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner/innen.
• Sie bereiten komplexe Informationen adressatengerecht auf und erstellen aussagekräftige Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen.
• Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, und bringen eine hohe Affinität zu digitalen Arbeitsweisen mit.
• Sie haben Freude daran, bereichsübergreifende Themen zu koordinieren und Prozesse aktiv mitzugestalten.