Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Verwaltung

Bmo Vechta; Vechta; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Vergütung nach AV0 9a

Jahressonderzahlung/ Leistungsentgelt

Hansefit Gesundheitsmanagement

Dienstfahrradleasing

Bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr

Kirchliche Zusatzversorgungskasse (AG)

Fort- und Weiterbildungen

Strukturiertes Einarbeitungsprogramm/Ä

Job summary

Das Bischöflich Münstersches Offizialat sucht eine Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Verwaltung in Vollzeit. Die Anstellung ist unbefristet und soll zum nächstmöglichen Zeitpunkt beginnen.

Sie koordinieren Termine, übernehmen das Reisemanagement, bearbeiten Unterlagen zur Unterschrift und führen eigenständig Sitzungen durch. Wünschenswert sind eine kaufmännische Ausbildung, MS-Office-Kompetenz und eine diskrete, strukturierte Arbeitsweise.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung.

Responsibilities

• Koordination und Organisation von Terminen und Sitzungen
• Übernahme des Reisemanagements für die Abteilungsleitung
• Vorprüfung und Bearbeitung von Unterlagen zur Unterzeichnung
• Eigenständige Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen
• Umsetzung/Delegation von Besprechungsaufgaben und Überwachung der Erledigung
• Themenrecherche und Erstellung von Präsentationen/Auswertungen
• Verwaltung der Sekretariatsablage und digitaler Akten
• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (Telefon, Schrift- und Versand)

Skills

Teamfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Priorisierungsfähigkeit

Schnelle Auffassungsgabe

Diskretion

Education

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Verwaltung

Anstellungsverhältnis: unbefristet

Stundenumfang: Vollzeit

Einrichtung: Bischöflich Münstersches Offizialat

Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bewerbungsfrist: 23.10.2026

Das Bischöflich Münstersche Offizialat sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Abteilung Verwaltung eine Assistenz (m/w/d) für die Abteilungsleitung Verwaltung. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit zu besetzen.

Darauf dürfen Sie sich freuen:

• Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 9a der Arbeitsvertragsordnung für den kirchlichen Dienst (AVO), vergleichbar TVöD-VKA
• Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Hansefit, Dienstfahrradleasing
• Bis zu 30 Tage Erholungsurlaub jährlich
• Betriebliche Altersvorsorge durch die kirchliche Zusatzversorgungskasse mit starkem AG-Anteil
• Strukturierte Einarbeitungsphase und ein angenehmes Arbeitsklima
• Unterschiedliche Fort- und Weiterbildungen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung

Ihr Tätigkeitsbereich:

• Koordination und Organisation unterschiedlicher Termine und Sitzungen für die Abteilungsleitung
• Übernahme des Reisemanagements für die Abteilungsleitung
• Vorprüfung, Bearbeitung und ggf. abteilungsübergreifende Rücksprache bei eingereichten Unterlagen zur Unterzeichnung durch die Abteilungsleitung
• Eigenständige Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen
• Umsetzung oder ggf. Delegation der aus Besprechungen resultierenden Aufgaben und Überwachung der Aufgabenerledigung
• Abteilungsübergreifende Themenrecherche und Erstellung unterschiedlicher Präsentationen und Auswertungen für SitzungenVerwaltung der Sekretariatsablage und Führung digitaler Akten
• Übernahme allgemeiner Sekretariatstätigkeiten (Telefondienste, Schreib- und Versandarbeiten)

Darauf freuen wir uns:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/ zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Ausbildung
• Idealerweise einschlägige Berufserfahrungen im Sekretariatsbereich/ als Assistenz
• EDV-Affinität und sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten
• Strukturierte, verantwortungsbewusste Arbeitsweise und eine ausgeprägte Priorisierungsfähigkeit
• Schnelle Auffassungsgabe und ein stilsicheres Kommunikations- und Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit Informationen
• Souveränes, freundliches Auftreten und Teamfähigkeit
• Identifikation mit den Werten der katholischen Kirche

Christina Nordmann

Abteilung Verwaltung | Referat Personal

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Für weitergehende Fragen zur Stellenausschreibung wenden Sie sich gerne an uns.

Einsatzort

Kolpingstraße 14 49377 Vechta