Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Verwaltung

Bischöflich Münstersches Offizialat; Vechta; Vor Ort; EUR 43.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Vergütung nach AV0 9a (TVöD-VKA)

Jahressonderzahlung

Hansefit & Dienstfahrradleasing

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Fort- und Weiterbildungen

Strukturierte Einarbeitung

Zusammenfassung

Das Bischöflich Münstersche Offizialat sucht eine Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Verwaltung in Vollzeit. Sie koordinieren Termine, organisieren Sitzungen und übernehmen das Reisemanagement der Abteilungsleitung.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation mit, arbeiten sicher mit MS-Office, handeln diskret und teamorientiert. Die Stelle bietet gute Vergütung, Zusatzleistungen und Entwicklungsmöglichkeiten in einem kirchlichen Umfeld;

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/ zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung.
• Berufserfahrung im Sekretariatsbereich/als Assistenz vorteilhaft.
• EDV-Affinität und sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten.

Aufgaben

• Koordination und Organisation von Terminen und Sitzungen für die Abteilungsleitung
• Übernahme des Reisemanagements für die Abteilungsleitung
• Prüfung, Bearbeitung und Weiterleitung eingereichter Unterlagen zur Unterzeichnung
• Eigenständige Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen
• Umsetzung oder Delegation von Aufgaben aus Besprechungen und Überwachung der Erledigung
• Erstellung von Präsentationen und Auswertungen für Sitzungen
• Verwaltung der Sekretariatsablage und digitale Aktenführung
• Allgemeine Sekretariatstätigkeiten (Telefon, Schreib- und Versandarbeiten)

Kenntnisse

Organisation

Terminmanagement

Protokollierung

MS Office

Diskretion

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmann/-frau für Büromanagement

oder vergleichbare Ausbildung

Tools

MS Office-Suite

Digitale Aktenführung

Jobbeschreibung

Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Verwaltung

• Anstellungsverhältnis: unbefristet
• Stundenumfang: Vollzeit
• Einrichtung: Bischöflich Münstersches Offizialat
• Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
• Bewerbungsfrist: 23.10.2026

Das Bischöflich Münstersche Offizialat sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Abteilung Verwaltung eine Assistenz (m/w/d) für die Abteilungsleitung Verwaltung. Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit zu besetzen.

Darauf dürfen Sie sich freuen:

• Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 9a der Arbeitsvertragsordnung für den kirchlichen Dienst (AVO), vergleichbar TVöD-VKA
• Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Hansefit, Dienstfahrradleasing
• Bis zu 30 Tage Erholungsurlaub jährlich
• Betriebliche Altersvorsorge durch die kirchliche Zusatzversorgungskasse mit starkem AG-Anteil
• Strukturierte Einarbeitungsphase und ein angenehmes Arbeitsklima
• Unterschiedliche Fort- und Weiterbildungen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung

Ihr Tätigkeitsbereich:

• Koordination und Organisation unterschiedlicher Termine und Sitzungen für die Abteilungsleitung
• Übernahme des Reisemanagements für die Abteilungsleitung
• Vorprüfung, Bearbeitung und ggf. abteilungsübergreifende Rücksprache bei eingereichten Unterlagen zur Unterzeichnung durch die Abteilungsleitung
• Eigenständige Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen
• Umsetzung oder ggf. Delegation der aus Besprechungen resultierenden Aufgaben und Überwachung der Aufgabenerledigung
• Abteilungsübergreifende Themenrecherche und Erstellung unterschiedlicher Präsentationen und Auswertungen für Sitzungen
• Verwaltung der Sekretariatsablage und Führung digitaler Akten
• Übernahme allgemeiner Sekretariatstätigkeiten (Telefondienste, Schreib- und Versandarbeiten)

Darauf freuen wir uns:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/ zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Ausbildung
• Idealerweise einschlägige Berufserfahrungen im Sekretariatsbereich/ als Assistenz
• EDV-Affinität und sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten
• Strukturierte, verantwortungsbewusste Arbeitsweise und eine ausgeprägte Priorisierungsfähigkeit
• Schnelle Auffassungsgabe und ein stilsicheres Kommunikations- und Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Diskretion und ein vertrauensvoller Umgang mit Informationen
• Souveränes, freundliches Auftreten und Teamfähigkeit
• Identifikation mit den Werten der katholischen Kirche

Christina Nordmann

Abteilung Verwaltung | Referat Personal

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Für weitergehende Fragen zur Stellenausschreibung wenden Sie sich gerne an uns.

Einsatzort:

Kolpingstraße 14, 49377 Vechta