Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Facility Management

TieTalent; Heidelberg; Vor Ort; EUR 80.000 - 100.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Institution in der Hochschulregion Heidelberg sucht eine Assistenz der Abteilungsleitung Facility Management in Vollzeit oder Teilzeit. Sie unterstützen die Abteilungsleitung aktiv in operativen und strategischen Aufgaben und sind die zentrale Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder. Ideale Kandidaten bringen mehrjährige Erfahrung in Assistenzfunktionen mit und zeichnen sich durch Organisationstalent und Kommunikationsstärke aus. Das Unternehmen bietet einen krisensicheren Arbeitsplatz mit zahlreichen Benefits und einem positiven Arbeitsklima.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Krisensicherer Arbeitsplatz

Betriebliche Altersversorgung

Günstige Versicherungstarife

Vergünstigungen in Mensen und Cafés

Qualifikationen

• Einschlägige und mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion.
• Strukturierte Denk- und Arbeitsweise sowie proaktives, selbstständiges Handeln.
• Ausgeprägte Kommunikationskompetenz, idealerweise auch in englischer Sprache.

Aufgaben

• Tatkräftige Unterstützung der Abteilungsleitung Facility Management.
• Office-Management von A bis Z.
• Zentrale Anlaufstelle der Abteilung für Stakeholder.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationskompetenz

Selbstbewusstsein

Proaktives Handeln

Strukturierte Denkweise

Tools

MS Office

Zeitwirtschaftssysteme

Jobbeschreibung

Sie suchen nicht nur einen Job, sondern eine herausfordernde Aufgabe, die sinnvoll ist? Sie arbeiten gerne inmitten eines lebendigen Unicampus? Dann sollten wir uns kennenlernen!

Wir bieten als öffentlich-rechtliches Dienstleistungsunternehmen mit rund 530 Beschäftigten professionellen Service und kompetente Beratung rund um das Studium. Ob bei der Wohnungssuche, der Studienfinanzierung, der Verpflegung, dem Studieren mit Kind oder der Psychosozialen Beratung – wir tragen an unseren verschiedenen Standorten in der Hochschulregion Heidelberg/Heilbronn dafür Sorge, dass rund 49.000 Studierende optimal beraten und betreut werden. Als moderner Arbeitgeber handeln wir erfolgsorientiert und verantwortungsvoll.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir am Standort Heidelberg in Vollzeit oder Teilzeit eine

Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Facility Management

Aufgaben

• Tatkräftige Unterstützung der Abteilungsleitung Facility Management bei den operativen, konzeptionellen sowie strategischen Aufgaben
• Office-Management von A bis Z, d. h. Termin-/Reisemanagement, Protokollierung von Meetings, Bearbeitung des postalischen und elektronischen Schriftverkehrs, Rechnungsprüfung etc.
• Zentrale Anlaufstelle der Abteilung für interne und externe Stakeholder
• Eigenständiges Erarbeiten von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Statistiken
• Unterstützung bei Personalorganisation und -betreuung, z. B. Erstellung von Einarbeitungsplänen, Vorauswahl von Bewerbungen
• Mitarbeit, Koordination, Dokumentation und Überwachung von Abteilungsprojekten

Qualifikationen

• Einschlägige und mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion
• Strukturierte Denk- und Arbeitsweise sowie proaktives, selbstständiges Handeln. Selbstbewusste Persönlichkeit, die sich durch Loyalität, offene Kommunikation, Teamgeist, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen auszeichnet
• Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Bälle zeitgleich in der Luft zu halten
• Ausgeprägte Kommunikationskompetenz, idealerweise auch in englischer Sprache
• Professionelle Anwenderkenntnisse in Büro-IT (MS Office) und Erfahrung im Umgang mit Zeitwirtschaftssystemen

Benefits

• Krisensicherer Arbeitsplatz mit 30 Tagen Urlaub und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• Vergütung nach dem Tarifvertrag (TV-L) bis EG 9a, inkl. Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersversorgung (VBL)
• Zahlreiche Benefits (wie z.B. günstige Versicherungstarife, Vergünstigungen in unseren Mensen und Cafés, vergünstigtes Job-Deutschlandticket, Firmenkleidung u.v.m.)
• Planbare Arbeitszeit
• Partnerschaftliche Unternehmenskultur, flache Hierarchien, familienbewusste Personalpolitik