Assistenz (m/w/d)

CENIS Consulting-Engineering-Service GmbH; München; Vor Ort; EUR 60.000 - 75.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die CENIS Consulting-Engineering-Service GmbH sucht eine engagierte Assistenz zur Unterstützung des Führungsteams. Sie koordinieren Kalender, organisieren Meetings, bereiten Termine international vor und übernehmen Travel-Management sowie Büroorganisation.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich und beherrschen MS-Office sicher.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich, idealerweise auf Geschäftsführungsebene.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und internationalen Stakeholdern.

Aufgaben

• Kalender-, Organisations- und Koordinationsmanagement für Führungskräfte.
• Vorbereitung, Abstimmung und Priorisierung von Terminen unter Berücksichtigung internationaler Zeitzonen.
• Organisation von Meetings, Workshops sowie Reisen national und international.
• Koordination von Standortbesuchen, Events und Meetings.
• Bestellwesen, Rechnungsprüfung und Assetmanagement der Abteilung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Strukturierte Arbeitsweise

Prioritätenmanagement

MS Office Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Serviceorientierung

Teamorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office Suite

Jobbeschreibung

Zur Unterstützung unseres Assistenzteams suchen wir eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit für die Assistenz.

Ihre Aufgaben

Kalender-, Organisations- und Koordinationsmanagement

• Organisation und Koordination der Kalender und Postfächer der Führungskräfte
• Vorbereitung, Abstimmung und Priorisierung von Terminen unter Berücksichtigung internationaler Zeitzonen
• Identifikation und Lösung von Terminkollisionen sowie selbstständige Bearbeitung eingehender Anfragen
• Enge Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern auf allen Ebenen

Organisation von Meetings, Sitzungen und Workshops

• Planung und Koordination von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
• Buchung von Besprechungsräumen, Technik und Catering (intern und extern)
• Versand von Terminanfragen und relevanten Informationen
• Abstimmung, Erstellung und Versand von Agenden und Unterlagen gemeinsam mit den Executive Assistants

Reiseorganisation und internationale Anforderungen

• Planung und Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen
• Buchung von Flügen, Hotels, Bahnreisen, Mietwagen und Parkmöglichkeiten
• Organisation von Visa sowie Erstellung von Entsendungsschreiben

Standort- und Eventkoordination

• Ansprechpartner (m/w/d) für die Koordination von Standortbesuchen
• Organisation und Abstimmung von Besuchen, Veranstaltungen und MeetingsRecherche und Auswahl von Hotels, Referenten, Trainern und weiteren Dienstleistern

Bestellwesen, Rechnungen und Assetmanagement

• Verwaltung des Bestellwesens für die Abteilung (z. B. Visitenkarten, Headsets, Tastaturen)
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen für interne und externe Dienstleistungen
• Verwaltung und Dokumentation von Unternehmens-Assets (Laptops, Mobiltelefone etc.)
• Unterstützung im Fahrzeugmanagement, einschließlich Koordination von Pool- und Firmenfahrzeugen, Werkstatt- und Serviceterminen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe sowie sicheres Prioritätenmanagement
• Professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen und internationalen Stakeholdern
• Sicherer Umgang mit MS Office (Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Service- und Teamorientierung sowie hohe Flexibilität

Rahmenbedingungen

• Präsenz im Büro an ca. 4 Tagen pro Woche
• 1 Tag Homeoffice pro Woche nach Absprache und abhängig von den betrieblichen Erfordernissen

Bei uns zählt die Qualifikation, unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung/Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen.