Assistenz (m/w/d)

Aide GmbH Regensburg; Erlangen; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

35 Wochenstunden

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Weihnachts- und Urlaubsgeld

Volle soziale Absicherung

Job summary

Aide GmbH Regensburg sucht eine Assistenz (m/w/d) für den Leiter der Einheit Project Engineering Management in Erlangen. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und unterstützen bei Travel Planning, HR-Aufgaben und Dokumentenmanagement.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und gute MS-Office-Kenntnisse mit; SAP/Ariba/Concur-Vorkenntnisse sind wünschenswert. Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit/35 Wochenstunden zu besetzen.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung als Assistenz.
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit gutem Organisationstalent.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Grundkenntnisse in SAP/Ariba/Concur wünschenswert.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Gute Englischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings sowie Raum- und Arbeitsplatzbuchungen.
• Unterstützung des Project Engineering Managements bei administrativen, organisatorischen und operativen Aufgaben.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Kommunikationsunterlagen.
• Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen im In- und Ausland.
• Steuerung des Bestell- und Rechnungsprozesses sowie Einholung von Angeboten.
• Organisation und Betreuung von Veranstaltungen, Workshops und Meetings.
• Administrative Unterstützung im HR-Bereich, z. B. Fehlzeiten, Zeiterfassung, Recruiting und Onboarding.
• Koordination des Office-Managements (Arbeitsplatz, IT, Besucher).
• Pflege von Personal-, Kapazitäts- und Organisationsübersichten.
• Unterstützung bei Digitalisierung, Dokumentenverwaltung und SharePoint pflegen.
• Mitarbeit an Weiterentwicklung von Prozessen und Wissensmanagement im Team.

Skills

Organisationstalent

MS Office

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Ariba

Concur

SAP

Job description

Für unseren namhaften Auftraggeber in Erlangen suchen wir zum frühestmöglichen Eintrittstermin eine Assistenz (m/w/d) für den Leiter der Einheit Project Engineering Management.

Ihr Aufgabengebiet

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings sowie Raum- und Arbeitsplatzbuchungen
• Unterstützung des Project Engineering Managements bei administrativen, organisatorischen und operativen Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Auswertungen und Kommunikationsunterlagen
• Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen im In- und Ausland
• Steuerung des Bestell- und Rechnungsprozesses sowie Einholung von Angeboten
• Organisation und Betreuung von Veranstaltungen, Workshops und Meetings
• Administrative Unterstützung im HR-Bereich, z. B. bei Fehlzeiten, Zeiterfassung sowie Recruiting und Onboarding
• Koordination des laufenden Office-Managements, einschließlich Arbeitsplatz-, IT- und Besucherorganisation
• Pflege von Personal-, Kapazitäts- und Organisationsübersichten
• Unterstützung bei der Digitalisierung, Dokumentenverwaltung und Pflege von SharePoint-Inhalten
• Mitarbeit an der Weiterentwicklung von Prozessen und Wissensmanagementstrukturen im Team

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung in einer Sekratariats- oder Assistenzfunktion, idealerweise in einem dynamischen Umfeld
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Organisationstalent sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Erfahrung mit Ariba, Concur und SAP wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse wünschenswert

Wir bieten

• Attraktive branchenorientierte Vergütung
• Volle soziale Absicherung
• 35 Wochenstunden
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Persönliche Beratung und Betreuung