Assistenz (m/w/d)

Goldschlägerei Wilh. Herbst GmbH; Bad Kreuznach; Vor Ort; EUR 40.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Goldschlägerei Wilh. Herbst GmbH sucht eine Assistenz (m/w/d) für die Hauptabteilungsleitung Technik zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit und unbefristet.

Sie unterstützen organisatorisch, administrativ und fachbereichsbezogen und koordinieren Termine, Besprechungen sowie Gremien. Zu den Aufgaben gehören die Erstellung von Präsentationen, Berichten und Kennzahlen, die Verwaltung von Verträgen und technischen Dokumentationen sowie die Unterstützung bei Projekten und Audits.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung bzw. vergleichbare Qualifikation.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Organisationsstrukturen.

Aufgaben

• Unterstützung des Hauptabteilungsleiters Technik bei organisatorischen, administrativen und fachbereichsbezogenen Aufgaben.
• Termin-, Besprechungs- und Gremienmanagement, Planung und Protokollführung.
• Koordination interner/externer Kommunikation und Informationsfluss innerhalb der Hauptabteilung Technik.
• Erstellung/Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen.
• Verwaltung administrativer und technischer Vorgänge (Unfälle, Rechnungen, Urlaubslisten, Verträge, Dokumentationen).
• Unterstützung bei Planung, Koordination und Nachverfolgung von Projekten und Audits.
• Recherche zu technischen, rechtlichen und organisatorischen Fragestellungen.

Kenntnisse

Kommunikationsgeschick

Organisationstalent

Projektmanagement-Fähigkeiten

Belastbarkeit

Diskretion

Empathie

Teamfähigkeit

Stressresistenz

Ausbildung

Kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Zur Verstärkung unseres Hauptabteilungsleiters Technik suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens zum 01.März 2027 in Vollzeit und unbefristet eine

Assistenz (m/w/d),

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung des Hauptabteilungsleiters Technik bei organisatorischen, administrativen und fachbereichsbezogenen Aufgaben sowie im operativen Tagesgeschäft
• Termin-, Besprechungs- und Gremienmanagement, einschließlich Planung, Koordination, Vor- und Nachbereitung sowie Protokollführung
• Koordination der internen und externen Kommunikation sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses innerhalb der Hauptabteilung Technik
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Statistiken, Kennzahlen und Entscheidungsgrundlagen für die Hauptabteilung sowie die Geschäftsleitung
• Verwaltung und Nachverfolgung administrativer und technischer Vorgänge, beispielsweise Unfallmeldungen, Rechnungen, Urlaubslisten, Dienstanweisungen, Verträge und technische Dokumentationen
• Unterstützung bei der Planung, Koordination und Nachverfolgung von Projekten, Prüfungen, Kontrolltätigkeiten und Audits
• Eigenständige Bearbeitung von Sonderaufgaben und Projektthemen sowie Recherche zu technischen, rechtlichen und organisatorischen Fragestellungen
• Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen sowie Koordination und Priorisierung von Maßnahmen und bereichsübergreifenden Themen
• abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Erfahrung
• Kommunikationsgeschick: Ihre hervorragenden schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten ermöglichen es Ihnen, klare und verständliche Briefe und E-Mails zu verfassen, um z. B. Beschwerdeführer, Partner oder Stakeholder angemessen zu informieren.
• Digitalisierung: Sehr sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie digitalen Organisations-, Kollaborations- und Ablagestrukturen
• Problemmanagement: Sie sind in der Lage, Probleme zu identifizieren, Lösungen zu entwickeln und sicherzustellen, dass Herausforderungen effektiv bearbeitet werden. Dabei sind Sie in der Lage, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und anfallende Aufgaben effektiv zu priorisieren.
• Organisationsgeschick: Sie können komplexe Informationen und Dokumente ordentlich und effizient aufbereiten und verwalten.
• Projektmanagement-Fähigkeiten: Sie haben Erfahrung in der Unterstützung von Projekten, inklusive der Organisation von Meetings
• Erfahrung im Umgang mit wichtigen Kunden, Partnern und Stakeholdern
• Diskretion, Empathie, Loyalität, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit

In Anwendung des Tarifvertrag Versorgungsbetriebe (TV-V) erfolgt die Eingruppierung in die Entgeltgruppe 6 bis 8, und richtet sich nach den individuellen Qualifikationen und Erfahrungen des/der erfolgreichen Bewerbers/Bewerberin.

Weitere Fragen beantwortet Ihnen gerne unser Personalleiter, Herr Kohn, Tel. [phone].